企業からの留守電に掛け直す際の就活マナー

企業への電話連絡について「言葉遣い」や「声の大きさ」に気を配る就活生が多い

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「企業に電話をかける際はどのようなポイントに注意すべきだと思いますか？」

企業への電話を掛ける際、なるべく好印象を持たれるような対応を取りたいところですよね。キャリアパークがおこなった調査でも、その傾向が強く感じられ、「言葉遣い」や「声の大きさ」に気を配っていることがわかりました。この対応は留守番電話での対応の際にも共通する部分がありますので、そんな時にでも対応できるようにするための方法について考えてみましょう。

企業からの留守電に掛け直す場合のマナー：相手の手を煩わせない！

担当者を煩わせないことは留守電を掛け直すときの最低限マナー

就活をしていても授業やゼミがあったり、あるいは他の企業の選考で電話に出られない時は大いにあります。そして企業からの留守電が残っていたとき、掛け直す際のマナーとして、まず覚えて欲しいのが、企業の担当者を煩わせないという事です。たとえば、電話を掛け直して、「田中です」と自分の名字だけ名乗ったら、どちらの田中さんなのか、電話に出た人は本人に聞くか、社内に電話した人がいないか確認する手間が生まれます。
また、就活で企業からの留守電が残っていれば、メモをとる必要がある内容の可能性が高いのに、準備しないで掛け直すと、電話をつないだまま、「ちょっと待ってください…ゴソゴソ、あれ、出てこない…」と担当者に無駄な時間をとらせてしまいます。
こんな状況にならないようにするのが、企業からの留守電に掛け直す場合の最低限のマナーです。

企業担当者に留守電を掛け直すときのポイント

では、上記のマナーに関する内容をもと、に企業担当者に留守電を掛け直すときのポイントをみていきましょう。なお、企業に電話を掛け直す時に、出るのが本人とは限らないので、必ず「○○さんいらっしゃいますか？」と聞くようにしてくださいね。

企業担当者に電話を掛け直したら留守電になったときのマナー

企業担当者は会社の固定電話から電話をしてくるとは限りません。
携帯から電話をかけてきた場合、担当者が電話にでられない状況であれば、留守電に切り替わります。自分の携帯に留守電が残っていたから、掛け直したのに、相手も留守電だとタイミングが悪くて、なんだかこの企業とは縁がないのかな…なんて思ってしまうかもしれませんが、そんな事はありません。

マナーを守った留守電を入れて、就活を成功に導きましょう。それには、用件を整理して話すのが重要です。

企業担当者の留守電にメッセージを残すとき伝える内容

就活生だと、最初の頃は企業担当者の形態に留守電を残すのにとても緊張してしまうと思います。
でも必要な内容は多くないので安心してください。就活でメッセージを残すときのマナーとして必須事項のものは以下の通りです。

ビジネスの世界では電話を掛け直してほしいのか、自分から掛け直すのかを伝えますが、就活では、自分から掛け直すとかならず伝えるようにしてください。

留守電は聞き取りやすいようはっきり話す

留守電では相手がいないためなかなか話しにくいですが、堂々として話しましょう。この時に相手が聞きやすいようにできるだけ、はっきりとメッセージを話すことも必要なマナーです。留守電にメッセージを入れる際に、大切なのは必要な要件を正確に伝える事だからです。特に留守電のメッセージは時間が限られているので大学名と名前と用件はマナーとして必ず入れるようにして下さい。

留守電メッセージの文例

それでは最後に企業から留守電があり掛け直すときの文例をみていきましょう。話す内容をまとめ、メモや筆記用具の準備ができたら、電話をかけ、冒頭にこの言葉で言えば、掛け直しのマナーは完璧です。

企業の留守電に掛け直す場合の例文

企業担当者の留守電にメッセージを入れる場合の例文

「○○大学の山田太郎です。こちら、○○様のお電話でよろしいでしょうか？先ほどは2次選考の日程調整に関するお電話をいただき、ありがとうございました。授業中のため電話にでることができませんでした。申し訳ございません。改めてこちらからご連絡いたします。失礼いたします」

あなたのマナー力はどのくらい？

今の時点で、あなたのマナー力はどのくらいでしょうか？それを知るために活用したいのが「マナー力診断」です。「身だしなみ」「電話・メール」「エントリーシート・履歴書」などのマナーがどの程度身についているのかを試してみましょう。質問に答えることで、どのスキルが足りていないのかが一目でわかります。無料でダウンロードできるので、力試しとしてもおすすめです

企業からの留守電はマナーを守って掛け直す！それが就活成功の近道

今回は、企業からの留守電に掛け直す際の就活マナーについて紹介してきましたが、就活で大事なマナーだという事を覚えておきましょう。就活では企業とのやり取りが頻繁に発生します。中には、企業担当者から留守電にメッセージがはいっている場合があります。留守電のメッセージや掛け直した電話などの対応で自分の印象が左右される場合もありますし、慎重に対処したほうがいいでしょう。留守電に掛け直すことはマナーの基本です。マナーを意識し、日頃から丁寧な電話を心がけましょう。