2021年09月24日(金) 更新

【例文アリ】入社意思を伝えるメールで好印象を与えるための書き方|注意しておきたいビジネスマナー3つ

内定を貰った就活生は入社意思を伝えるメールを送る

就活生にとっての内定通知は、「自分を必要としてくれた証」です。そのため、将来を考えた上で長く働きたいと感じた企業から内定通知を貰えるのは、嬉しいことですよね。これから社会人になることを想像するだけで、わくわくしてくる人も多いでしょう。 しかし、内定通知を貰った後には、企業に対して入社する意思があるのかどうか、返事をしなければいけません。そこで本ページでは、入社意思を伝えるメールについて見ていきましょう。

承諾か辞退かを示すために入社意思を伝えるメールは必要

入社意思があるのかどうかという返事は、内定後必ずしておくべきことです。何も返事をしなければ、採用担当者はあなたが内定を承諾するのか辞退するのか、判断に困ってしまうでしょう。就活中、幸いにも複数の企業から採用通知をもらった場合でも、入社できるのは1社のみになります。そのため、その場合にはどこの企業へ入社するか、絞っていかなくてはいけません。 きちんと入社する企業を決めて、入社意思を伝えるメールを送る必要があるのです。

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メールを送る際にはビジネスマナーを意識しておく

「入社意思のメールではイエスかノーさえ伝えれば良い」なんていう考えでは、社会人としてNGです。入社意思を伝えるメールで大切なのは、きちんとビジネスマナーを守ることです。ビジネスマナーを守った失礼の無いメールを送ることで、入社前に良い印象を与えておくことができるでしょう。それでは、特に気を付けておくべきビジネスマナーを、以下で3つご紹介いたします。

ビジネスマナー①:最初に大学名や名前を伝える

1つ目が、最初に自分の大学名や名前を伝えることです。本文において用件が先に書いてあると、誰からのメールなのかをすぐに判断することができません。 そういった事態を避けるための基本的なビジネスマナーとして、一番初めに名乗ることは大切なのです。名乗る際には「大学名・学部名・学年・名前」を伝えると、相手はすぐに理解できるでしょう。

ビジネスマナー②:長々とした文章にならないよう注意

2つ目は、長々とした文章にならないように気を付けることです。ビジネスメールでは、用件を簡潔にまとめて改行などを駆使しつつ、読みやすい文章を作成するのがマナーです。そのため、何が言いたいのか分からないだらだらとした文章を送ると、相手は不快に感じてしまうでしょう。また、忙しい時に長文のメールが送られてくると、読むのに時間がかかってしまいます。結果、相手に迷惑をかけてしまうのです。

ビジネスマナー③:最後に長すぎない程度の署名をつける

3つ目として、最後に長すぎない署名をつけるのもビジネスマナーとなります。大学名や名前だけでなくメールアドレスや電話番号を書いておけば、採用担当者側からの連絡も取りやすくなるでしょう。学生が送るメールの署名は、社会人にとって名刺のような役割を果たしているのです。これも基本的なマナーですので、忘れないようにしてください。

入社意思を伝えるメールでは簡潔でわかりやすい件名にする

入社意思を伝えるメールを送る際には、件名も意識しておきましょう。原則としてメールの件名では、簡潔で内容のわかりやすいものを心がけてください。大学名と名前をいれておくと、相手が誰なのかを見るだけで把握できるので、採用担当者側は優先順位をつけやすくなります。「ありがとうございます」などの文言は、長々とした件名になってしまうのでNGです。

内定通知がメールで来ている場合は返信ボタンだけでも良い

採用担当者によっては、内定通知がメールでくることも珍しくないでしょう。その場合には、返信ボタンを押して「Re:」とつけた状態で返す方法でも、マナーとしては問題ありません。「Re:」とつけて返すことによって元の件名が残り、どんなメールだったかを採用担当者が思い出しやすくなるからです。ただし、そこからやり取りが続いて「Re:」が多くなる場合には、いくつか消しておきましょう。

入社意思を伝えるメールには抱負もいれておくと◎

入社意思を伝えるメールでは、内容に抱負をいれておくと良い印象を与えられます。入社意思とお礼を伝えた後に、「入社までどう頑張るか」や「入社後の目標」などを、簡潔に述べてください。「○○の資格を取得します」「△△のスキルを身に付けます」など、少し具体的に書くと伝わりやすいでしょう。

必要書類に関する質問などもしておくと高評価が得られる

もし必要な書類や手続き方法など、内定を貰えたことで発生した質問があれば、入社意思を伝えるメールに書いておきましょう。しかし、内容が違うからといってメールを2つに分けて送ると、お互いに手間がかかります。そのため、同じメールにまとめておいた方が、採用担当者としては読みやすいのです。また、分からないことについてきちんと質問をすれば、積極性がアピールできるでしょう。

例文:入社意思を伝えるメール

以下では、入社意思を伝えるメールの例文をご紹介します。いまいち作成方法が分からないという人は、以下の例文を参考にしてみてください。

例文:入社意思を伝えるメール

件名:採用内定のお礼【○○大学△△ △△】

株式会社XX 人事部 ○○ XX様

お世話になっております。○○大学の△△です。
先日はお忙しいところお時間頂き、誠にありがとうございました。

この度は、内定のご連絡を頂き大変嬉しく思っております。
残された入社までの期間は貴社に貢献するため、XXのスキルを高められるよう精進してまいります。

まだまだ至らない点もありますが、気を緩めず日々努力する所存でございますので、今後もより一層、ご指導ご鞭撻お願い申し上げます。

まずは取り急ぎ、書中をもちましてお礼を申し上げます。

----------------以下署名--------------------

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内定を辞退する場合にはきちんとメールを送るべき

「内定通知を貰ったが辞退する」という場合にも、きちんとしたメールは必要です。関わることがないと思って雑なメールを送れば、最後の最後でお世話になった採用担当者に不快な思いをさせてしまうでしょう。内定辞退は、採用担当者にとって残念な知らせです。辞退する際には、そういった気持ちをきちんと汲み取ってから謝罪のメールを送りましょう。

相手の気持ちを考えて事情を説明することが大切

企業側は、新入社員が入社することを想定して、事前に様々な準備を進めています。その状態で内定を辞退することは、企業側にとってデメリットでしかありません。そのため、きちんと誠意を持って、相手の立場や気持ちを考えながらメールを作成してください。特に事情の説明は、企業側が最も気になる部分です。しっかりと事情を説明したうえで、謝罪の気持ちを伝えましょう。

例文:内定辞退を伝えるメール

では、内定を辞退する場合のメールの例文をご紹介します。失礼のないメールを作成するためにも、参考にしてください。

例文:内定辞退を伝えるメール

件名:内定辞退のご連絡【○○大学△△ △△】
株式会社XX 人事部 ○○ XX様

お世話になっております。○○大学の△△です。
このたびは、内定のご通知を頂戴し、誠に有難うございました。

今回、内定通知という結果をいただき誠に光栄なのですが、御社への入社を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

就職活動中に自分自身のことを見つめ直したところ、別の会社とのご縁を感じましたので、大変申し訳ございませんが内定を辞退させていただきたく存じます。
お時間を割いてくださいましたのに、このようなお返事となってしまったこと、深くお詫び申し上げます。

本来ならばお伺いして直接お詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となったこと、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
この就職活動で、XX様をはじめ、多くの方々に本当にお世話になりました。ただただ感謝に堪えません。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

-----------------以下署名--------------------

入社意思を伝えるメールを送る際にはビジネスマナーを守って抱負も内容にいれておこう

本ページでは、入社意思を伝えるメールの書き方とビジネスマナーをご紹介いたしました。内定を獲得した際には、承諾なのか辞退なのかを伝えるメールを、採用担当者へ送らなければいけません。その際には、内定を貰えたからと油断するのではなく、きちんとビジネスマナーを守ることが大切です。くれぐれも入社前から印象を悪くしてしまうことがないよう、気を付けてください。例文もご紹介しましたので参考にして、失礼のない入社意思を伝えるメールを作成しましょう。

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