2018年12月18日(火) 更新

内定通知のお礼状やお礼メールの書き方と例文|封筒のサイズや投函日など必ず役立つマナーもピックアップ

内定後はお礼状・お礼メールを届けるのが望ましい

就職活動によって内定を得た際は、志望先企業に対してお礼状やお礼メールを届けるのが望ましいとされています。お礼メールを送るときは、採用に対する感謝だけでなく、今後の抱負も取り入れるといいでしょう。「企業に貢献するために仕事を頑張る」など、これから精一杯頑張るという意思をアピールするのがおすすめです。お礼状は、新卒者だけでなく、転職活動者も送る機会があるでしょう。

内定後のお礼メールを送る時は感謝の気持ちを全面に出す

就職や転職で内定を出してくれた企業にお礼のメールを送る時は、当然ながら内定を出してくれたことに対しての感謝の気持ちを伝えなければいけません。このお礼のメールやお礼状に関しては、当然ながら友達に送るお礼のメールやはがきとは訳が違います。内定後の採用承諾とお礼をメールやお礼状で送る時には、どういった部分に気を付ければいいでしょうか。

企業の形態などによってメールか書面にするかを変える

内定後の採用のお礼メール・お礼状は基本的にどちらで送ってもかまいません。なにより早く送り、お礼の気持ちと、高い入社への意欲を伝えるのが重要だからです。 ただし、面接の時点で「うちの会社は良くも悪くも昭和な会社だけど大丈夫?」といった質問をされていたなら、メールではなく、紙の書類の比重が高いと読み取れます。それならお礼メールとお礼状、どちらを送ればよいかわかりますよね。企業によってお礼メールとお礼状を使い分けましょう。

お礼メール・お礼状は誤字や脱字に要注意

お礼状やお礼メールにおいて最も気をつけなければならないのが、誤字脱字です。ビジネス文書やビジネスメールをこれから作成する際、送り先の会社名や名前、文章表現を間違えるとあなただけでなく、会社全体の信用を落とす結果につながりかねません。お礼状に関してもそうで、採用担当者の名前や役職、本文中の誤字脱字があると、入社前か「セルフチェックが甘い」「行動にスキがある」と思われかねません。誤字脱字のないよう、作成後は必ず推敲を繰り返しましょう。

お礼状・お礼メールを受け取る採用担当者のホンネ

では、お礼状やお礼メールを受け取る採用担当者は、これらを読んでどんな印象を感じるのでしょうか。現役で採用担当者を勤めている方の意見を伺ったところ、以下の回答をいただきました。

現役採用担当者の声

採用選考というのは会社が数ある学生の中から選ぶのと同時に、学生が数ある会社の中から選んでいく機会でもあります。そんな中で私たち採用担当は、(実際に入社するかは別として)自分の会社を選んでくれたことに嬉しさと誇りを感じるものなのです。そのため、お礼の文面の中にも、なぜその会社の選考を進もうと思ったのか、そして内定を得ることができた今の率直な気持ちを書いてあると、とても嬉しいというのが本音ですね。

ちなみに、これはエントリー時の志望動機とは違い、選考の過程でどう印象が変わっていったのかを書いて頂けるとありがたいです。採用担当としては、いかに会社の魅力を伝えられるかも重要な仕事ですから、自分関わることによりどのように志望度に影響があったのかを知ることができれば、より嬉しさを感じるものなのです。

具体性のある目標や意思の表明で入社前から評価アップにつながる

上記のインタビューにもあるように、お礼状やお礼メールを記入する際に一番重視しておいたほうが良い部分が、具体性のある目標や意思を書き記しておくことです。内定通知から就職までにはある程度の時間があります。そこで、以下の内容を記入してみましょう。

お礼状で企業側に示すべき内容

  • 卒業に至るまでにどのような心掛けや準備をするのか
  • 面接で指摘された部分をどう改善する努力するのか

これらをはっきりと意思表示しておくと、入社前の段階から一目置かれ、評価をアップさせるきっかけにつながるでしょう。

メールや電話のマナーを見直そう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。内定のお礼をする場合も、選考が終わったからと気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

内定通知のお礼状のポイント

内定のお礼状を手紙で送る場合気を付けておかなければならないことはなんでしょうか。採用承諾後の内定のお礼状において気をつけるべきポイントを6つ紹介します。書き方や投函日など、ポイントを押さえたうえでお礼状を作成しましょう。

ポイント①:お礼状はなるべく当日中に記入する

お礼状は内定通知書が届いた当日中に記入して投函するのが最初のポイントです。「すぐにでも貴社で頑張りたい」との意思を示すアピールにつながります。もちろん通知が届く時期によってはすぐに書き記すことはできませんので、数日遅くなる分には問題ありません。ただし、通知が来てから1週間以内に先方へ届くよう、お届け日数には注意しましょう。

ポイント②:封筒はA4用紙を3つ折りして入るサイズで白色がおすすめ

お礼状を入れる封筒のサイズは、A4用紙を3つ折りまたは4つ折りして入るものを選びましょう。色は茶色でも問題ありませんが、なるべく白色の無地を選ぶのがおすすめです。また、封筒、閉じる箇所がも通常の一重ではなく二重になっているものにしてください。

ポイント③:手書きで作成すれば縦書きでも横書きでもよい

そんなお礼状ですが、手書きで作成するのが基本です。パソコンで作成するの非常に効率的なのですが、事務的に作られたように感じ、印象が悪くなる恐れがあるでしょう。また、便せんは縦書きでも横書きでも構いませんが、なるべく縦書きで記入するのをおすすめします。

ポイント④:ボールペンで記入し間違えた場合はやり直す

お礼状を記入する際のポイントとして、筆記用具にも気を遣う必要があります。文字がにじんだりかすれたりして、せっかく書いたお礼状を汚してしまっては本末転倒です。そこで、にじむ危険性の少ない油性のボールペンや万年筆を用いて記入しましょう。もし字を間違えてしまった際は修正液などは用いず、初めからやり直してください。

ポイント⑤:時候の挨拶を必ず取り入れる

お礼状を書く際に忘れてならないのが、文章の最初に時候の挨拶を取り入れることです。 ビジネス文書を書く際にも時候の挨拶が必ず必要になります。実際の業務で用いる際の練習にもつながりますので、専門書やマナー本などを参考に、その時期に合わせた時候の挨拶を記入しましょう。

ポイント⑥:お礼状と添え状を一緒にするケースもある

内定通知書が届く際、入社承諾書など企業側に提出する必要のある書類が一緒に届くケースがあります。その際、添え状に内定通知のお礼を記入しようとする人もいるでしょう。採用担当者の手間を省かせるために添え状の内容をお礼状にするのは問題ありませんが、より丁寧な対応としては添え状には提出書類を記入し、お礼状を別途用意するのがおすすめです。

内定通知のお礼メールのポイント

では上記の内定のお礼メールの書き方をもとに、採用承諾のお礼メールの例文を確認していきましょう。ぜひ参考にしてみてください。

ポイント①:速達性を考えて件名や内容はシンプルに

内定通知のお礼メールは、作成するとすぐに送信できるのがメリットです。お礼状だと数日かかるものも、作成時間が早ければ当日中に送付できるので、意欲を示すには効果的でしょう。ただし、内容が長いと読まれない可能性も考えられるので、なるべく以下の内容にまとめるよう心掛けてください。

お礼状をメールで送る際の主な内容

  • 内定に対するお礼
  • 今後の抱負(必要あれば入社までに取り組むことも)

ポイント②:署名欄・採用担当者名の入力は必須

内定通知のお礼メールは、署名欄や採用担当者名の入力が必須です。署名欄を記入しなければいったい誰が送信したのかがわからなくなるので、必ず学校名、名前、電話番号、メールアドレスなどは忘れず記載してください。仕事を始めてからもビジネスメールを送信する際には署名は必須なので忘れないようにしましょう。

内定のお礼状を手紙で出す場合の例文を紹介

次は内定のお礼を書面で伝える際の例文を見ていきましょう。書面でお礼を伝える時は手紙のスールに則って書かなければいけません。

内定後のお礼状の例文①

内定後のお礼状の例文②

内定後に送るお礼メールの例文を紹介

続いては内定後に送るお礼メールの例文をいくつかピックアップして紹介します。上記で紹介したお礼メールの書き方や注意すべきポイントもとにしていますので、ぜひ参考にして作成してみましょう。

使える内定のお礼メール例文①

使える内定のお礼メール例文②

内定通知のお礼状・お礼メールは感謝や目標を書いて通知が来た当日中に投函・送信して評価アップにつなげよう

内定通知のお礼メール・お礼状を送る際の例文と書き方をみてきました。就職や転職の採用試験に合格し内定を承諾するなら、内定後にお礼や感謝の気持ちをしっかりとメールやお礼状で伝えましょう。

これから一緒に働く人達に向けて、初めにきちんとした対応を取っておくと、相手にも好印象を与えられます。そして、入社後のコミュニケーションもスムーズに進むでしょう。就職・転職活動の締めくくりとなる内定後のお礼メールやお礼状のマナーはしっかり押さえておいてくださいね。

イマ就活生に大人気のサービス5選!!

0e5a66ef8b248b25

国内最大級のキャリア情報プラットフォーム、キャリアパークの公式アプリが登場!

就活生必見のお役立ち情報が満載!

関連コラム

このコラムに近いイベント

おすすめの就活イベント