入社承諾書に同封するお礼状の書き方と文例

就活生のほとんどは入社承諾書の存在を知らない

キャリアパーク会員の就活生を対象に「入社承諾書を知っていますか？」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「入社承諾書を知っていますか？」

アンケートによると、就活生のほとんどは入社承諾書を知らないということがわかりました。内定承諾書と共に交わす入社承諾書は、就職するにあたって大切となる書類のうちの1つです。遠方の場合、この入社承諾書などの書類は、郵送となるケースが多いでしょう。そしてその場合、入社承諾書に添えてお礼状も書くのがマナーとなります。そこで本記事では、入社承諾書に同封するお礼状の書き方と文例を見ていきましょう。

内定承諾書と入社承諾書を交わすことで入社に合意したことになる

内定が決まったら、会社からは内定承諾書が渡されます。それに対して入社承諾書を会社に提出します。これで、入社に関して双方が合意したことになります。

内定承諾書と入社承諾書はまとめて郵送されるのが一般的

この入社承諾書ですが、会社で内定承諾書を手渡しされて、その場で入社承諾書も提出をする場合もあります。内定承諾書と入社承諾書を郵送し、内定者には入社承諾書を返送してもらうという形の企業も多いです。特に内定者が遠方の場合、内定承諾書や入社承諾書は郵送になります。

内定承諾書と入社承諾書はまとめて郵送されるのが一般的です。
そして、入社承諾書を企業に送り返すときに、お礼状を同封するのです。

入社承諾書を返送するときはお礼状を同封しよう

入社承諾書を返送する時に、多くの方が送り返し方に戸惑うと思います。入社承諾書を返送するときは、入社承諾書だけを返信用封筒に入れて事務的に返送するのではなく、お礼状を同封するのがベターです。

お礼状は手書きがおすすめ！

お礼状は手書きでもパソコン打ちでも、どちらでも構いません。ですが、丁寧に手書きで書いたお礼状の方が、企業に気持ちが伝わり、好印象です。お礼状は手書きで書くことをおすすめします。

お礼状の内容は、内定のお礼と今後の決意や、入社後に頑張りたいことなどを簡潔に書きましょう。お礼状は長々と書くのは好ましくありません。簡潔にまとめることを心がけてください。

入社承諾書に同封するお礼状の書き方と文例

次に、入社承諾書に同封するお礼状の書き方と文例をご紹介しましょう。
お礼状を書いたことがない人はとても多いかと思います。これを機に、お礼状の書き方を覚えましょう。

お礼状はビジネス文書のような書き方で書く

入社承諾書に同封するお礼状の書き方ですが、文例を参考にしつつ、ビジネス文書を意識した堅い書き方で作成しましょう。入社承諾書に同封するものですから、お礼状はビジネス文書と同様の扱いになります。
また、お礼状は縦書きでも横書きでも構いません。

入社承諾書に同封するお礼状の文例

【文例】

拝啓

○○の候貴社ますますご清祥のこととお慶び申しあげます。
このたびは内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
御社への入社が叶いましたことは、私にとってこの上ない喜びです。
今後は残り僅かとなった学生生活を有意義に過ごし、御社への入社に備えていこうと思っております。
さて、本日は同封頂きました入社の承諾書を送付申し上げますので、
ご査収の程お願い申し上げます。
最後に、貴社のますますのご繁栄と皆々様のご健勝をご祈念申し上げます。

敬具

ビジネスマナーをおさえよう

企業にメールや電話をかける際にはビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

入社承諾書とお礼状を送る際に注意すること

内定承諾書と入社承諾書が企業から送られてきた時、切手が貼られた返信用の封筒が同封されていることがあります。これは企業によって異なり、切手代のみ内定者側が負担したり、返信用の封筒と切手を内定者が用意することもあります。

さて、入社承諾書とお礼状を送る際に注意することは何でしょう？

入社承諾書とお礼状を送るときは切手の代金に気をつける

返送用の封筒に切手が貼ってあったとしても、お礼状を同封した際、料金が上がってしまう可能性もあります。切手の料金不足とならないよう、きちんと切手の過不足も確認してから、入社承諾書とお礼状を投函するように注意しておきましょう。

切手の代金が不足した場合、郵送先である企業に不足分の代金が請求されてしまいます。入社承諾書を返送する時は、切手の代金をよく確認してください。郵便局の窓口に直接持って行くのが、一番安心かと思います。

入社承諾書に同封するお礼状は文例を参考にしてビジネス文書のように書く

このように、内定を頂いた後にはお礼状を会社に出すことで、感謝の気持ちを伝えることができます。入社が決まって嬉しい気持ちを素直に伝えるとよいでしょう。また、もし手渡しで承諾書を出してしまった場合でも、追ってお礼状のみ郵送するのも決して失礼ではありません。お礼状は、送った人の勝ちとなるのです。