お礼状をメールで送る際のマナーを徹底解説～説明会・面接・内定・インターンシップの例文～

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

説明会や面接のお礼状はメールでいいのか

説明会や面接のお礼状は、基本的にメールでおこなうことが良いマナーとされています。以前は手紙で送ることが丁寧であるため、主流となっていたこともありました。しかし、手紙の場合、手紙を書き送付する、そしてその後企業に到着するまでに２〜3日かかる場合があるため、時間がかかりすぎてしまい、お礼状の意味が半減してしまいます。

また担当者は、採用担当以外の業務も兼務していることが多いため、多忙な業務の中で、封筒を見落としてしまうこともあります。お礼はすぐに相手に伝わらなければ意味がないため、メールが適切とされています。メールや手紙以外の方法としては電話でのお礼もありますが、こちらは担当者の手をこちらの都合で止めてしまうということから、あまりおすすめはできません。

就活ではお礼のメールが好印象を与える

就活では、志望度が高い企業であればあるほど、会社説明会や企業説明会にはお礼のメールを送った方がよいです。お礼のメールを送ると、採用担当者へ好印象を与えることができます。就活生が考えている以上に、企業の採用担当者は学生を見ているのです。より内定の可能性を上げたいなら、就活ではお礼のメールを出すようにしましょう。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

具体的な内容のお礼メールは採用担当者にとって嬉しいもの

採用担当者は毎日大量の事務的なメールやテンプレート書類を貰って、飽きてきています。それに「あの説明でわかってもらえただろうか？」「うちの会社はどんな印象を持たれたのかな？」と説明会の度に気にしています。そこに具体的な言葉がかかれたお礼メールやお礼状がくると、純粋にとても嬉しい気持ちになりますね。内容が熱心であればあるほど、学生の名前は覚えると思います。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

お礼メールは掘り下げた内容だと企業の参考になる

説明会の時に配るアンケートは、時間が短いので書けることが限られています。特に、掘り下げた質問はすぐに書けないと思うので、あっさりしたものが多いです。後からお礼メールやお礼状を送ってくれる人は、時間をおいて掘り下げた内容を送ってくれますし、真剣に聴いてくれているので、とても参考になります。

お礼状メールを送る人は少ないので印象に残る

説明会や面接の後にメールでお礼状を送る人は少ないので、人事担当者や面接官などに良い印象を与え、印象に残る可能性があります。説明会は1度のみの参加という人が多いかもしれませんが、面接は基本的に1度ではなく、1次面接、2次面接、最終面接など、複数回面接をおこなう企業がほとんどとされています。

1次面接だけ送るべきなのか、最終面接だけ送るべきなのか、全ておくるべきなのかを迷ってしまう人もいるかもしれませんが、面接後にその都度、お礼状メールを送るのがマナー的に良いでしょう。同じくらいの合否ラインに複数名経っていた時に、お礼状を丁寧に送る人と、全く送らない人では、採用担当者の気持ちひとつで合格ラインに立てる可能性も無きにしも非ずといったことにもなるでしょう。

お礼状をメールで送るのがおすすめ

お礼状をメールで送ると担当者の手間が省ける

封書のお礼状だと、届いた封筒を開けて読むといった手間がかかりますが、メールだとクリックだけですぐに確認できます。ペーパーレスな企業だとお礼状の保管に困る場合があるため、メールで送った方が気遣いを示せるでしょう。また、お礼状をメールで送ることでパソコンのスキルをアピールできます。

メールで送る場合は就活用のアドレスを使用する

お礼状をメールで送る場合は、就活用に作成したアドレスを使用しましょう。プライベートのメールアドレスでお礼状を送ると、企業側が誰からきたのかをすぐに判別できません。就活中に使用していたメールアドレスを引き続き使用し、失礼のない文章を作成してください。

お礼メール以外の就活マナーに自信はありますか？

就活マナーにはお礼メール以外にも覚えなくてはならない作法が数多く存在します。対策できてないという方には、このマナー講師監修の就活マナー集がおすすめ。これを読めば一通りの就活マナーは難なく対応できるようになります。

お礼状メールの内容でアピールに繋げる

お礼状メールは相手に好印象を与えることができます。ただ単に時間をとっていただいたこと、面接の貴重な機会をいただけたことにお礼を述べるのもひとつですが、他の人と差をつけることも頭に置いていたほうが良いでしょう。内容によってはお礼状ひとつで、意欲や志望していることについてのアピールに繋げることも可能になってくるからです。こちらではお礼状のアピールの仕方やポイントについて詳しく見ていきましょう。

志望度の高さをアピールできる

お礼状を書く時に、どのように書いていいかわからず、ネットでの記事をコピーアンドペーストしたり、本から参考文章をそのまま引用する人もいます。しかし、これでは相手に気持ちが伝わりにくいこともあり、簡単にコピーして貼っただけの文章、媚びを売るために書いただけと捉えられてしまうこともありますので、かえってマイナス面に出てしまう可能性もあります。

お礼状を出すのであれば、志望度の高さをアピールしたいところですので、自分の言葉で考えることを基本とするようにしておくことを忘れないようにしましょう。お礼状を書く時間は割けば割くほど、志望度が高いと感じてもらえることも多いので、就職したい企業であるならば、なおさら時間をかけることを惜しまないようにしてください。

印象に残った部分を具体的に記載して感謝を伝える

お礼状を自分の言葉で書き表すといっても、どのように書くと相手の心に響くことができるのかが、わからないという人もいるかもしれません。そんな時にポイントになるのが、説明会や面接で印象に残った部分を具体的に記載して、感謝を伝えるということです。誰でも書くことのできる文章は読み手にとっても、ありきたりな良くある文章です。

採用担当者ならなおさら、お礼状メールは何度も見たことがあるので、大体文章が似通っているときは、せっかくお礼状を出しても、あまりインパクトに残らないということもあるかもしれません。印象に残った部分を書くことで、話を真剣に聞いていたことや、その企業に就職したいという熱意を伝えることができ、それと同時に感謝の気持ちを述べることでより相手に気持ちが伝わりやすい文章になるでしょう。

お礼メールのマナー

お礼状をメールで送るとき、どのようなマナーに気をつける必要があるのでしょうか。マナーなどの細かいところまで気をつけることで、さらによい印象を与えられます。ここでは、お礼状をメールで送る場合に気をつけたいマナーを5つ紹介します。

お礼メールの例文一覧

説明会のお礼メール例文

面接のお礼メール例文

内定のお礼メール例文

マナーを守ったお礼状のメールを送ろう！

お世話になった担当者にメールを送ると、好印象を与えることができます。感謝の気持ちを持っているだけでは相手に伝わらないので、メールを使って自分の気持ちを示す必要があるのです。丁寧にメールを作成すると、誠実な人柄をアピールすることもできます。きちんとマナーを守り、読み手である企業の担当者に不快な思いをさせないようにしましょう。