【例文あり】二次面接の案内メールにはどのように返信するべきなのか｜日程調整と作成のポイントをご紹介

二次面接の案内メールとは

一次面接通過者に送られる日程調整メール

一次面接の通過を知らせるメールには、二次面接の案内と日程調整のお願いについて記載されていることがあります。このときお願いされる日程調整の案内は、「企業側があらかじめ日時を複数提示している場合」と「通過者が都合のいい時間を2、3個希望する場合」の2パターンが多いです。

案内メールには基本返信をする

二次面接の案内に日程調整に関する内容が記載されていた場合には、忘れずに返信しましょう。採用活動期間中、試験に携わる採用担当者はスケジュールがシビアです。担当者が採用活動に支障をきたさないためにも、日程調整の返信を忘れないようにしなければなりません。ただし、「返信不要」とある場合は返信しなくても問題ないです。

二次面接のメールを返信する際のマナー

日程調整の話題だけでなくお礼も伝える

二次面接の案内は、一次面接通過を知らせるメールに記載されていることが多いです。そのため日程調整に関する内容に入る前に、一次面接の通過に対するお礼を記載しておきましょう。
お礼の内容は「このたびは一次面接を通過させていただき、誠にありがとうございました。」など、シンプルなもので問題ありません。

届いてから24時間以内に返信する

お礼や二次面接の日程調整に関するメールを返信する際は、届いてから24時間以内に対応しましょう。ただし、20時以降の夜間に返信するのはなるべく避けてください。もし24時間以上たってしまった場合は、「返信が遅れまして、誠に申し訳ございません。」といった、返信の遅れに対するお詫びをすることをおすすめします。

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返信メールに入れておきたい項目

①件名

二次面接の日程調整に限らず、返信メールには「件名」を入れましょう。その際、「Re:一次面接通過のご案内と二次面接日程調整のお願い」など、もともとのメールに掲載されていた件名を使用していればOKです。基本的に、相手からきた件名を変えずに返信するのがビジネスマナーなので、新たに件名を書き直すのはNGとなります。
ただし、「Re:Re:Re:」と返信が続いてしまう場合は、タイミングを見計らって再度「Re:」とひとつに集約しても問題ありません。

②宛先

返信メールは、「宛先」の記入も忘れてはなりません。メールアドレス欄と本文中は以下のように記入しましょう。

このように、宛先には正式な社名や部署名、人名を記入しなくてはいけません。なお、メールアドレス欄には、「To」「Cc」「Bcc」の3種類がありますが、基本的には「To」に宛先を入力しましょう。宛先が複数ある場合は、メールの送信者に「To」、その他必要な送信先は「Cc」にメールアドレスを入力すればOKです。

本文

宛先を記入した後、本文の記入に入ります。作成例は以下の通りです。

まずは挨拶をしてから、学校名と自分の名前を名乗ります。 次に、一次面接の通過に対するお礼を述べた後で、日程調整に関する連絡を入れてください。なお、返信前のメール本文は削除せずそのままにしましょう。文章を全部削除されると、受け取った採用担当者が、どのメールに対する返信だったのか把握できなくなるためです。

シチュエーション別返信メールの書き方5つ

①【複数日程から選択する場合】「日付・曜日・時間」を提示

ここからは、シチュエーション別の返信メールの書き方についてご紹介します。二次面接の案内メールは、いくつかの状況によって返信の書き方が異なるのです。まず、企業側から提示された複数の日程の中から選ぶ場合をみていきましょう。
このとき、提示された中のひとつを選ぶ場合と、複数選ぶ場合があります。どちらの場合でも、「日付・曜日・時間」の3項目を提示しておきましょう。複数候補を出す場合は「日時をご指定いただけると幸いです」など、企業側に判断を委ねてください。

②【指定日での参加が難しい場合】複数の日時を提案する

企業側が提示した日程では参加できない場合はどうすればいいのでしょうか。以下の作成例のように参加ができない旨を伝えつつ、いつ参加が可能なのか、複数の日時を提示しておきましょう。そうすることで、採用担当者側が再度日程調整をしやすくなるのです。最後にお詫びも添えておくと、より好印象を持ってもらえるでしょう。

③【就活生が日時を提案する場合】再調整できる旨を伝える

二次面接の日程調整では、企業側から「●月●日(月)～●月●日(金)の間で都合の良い日時を3つほどご提示ください」と、就活生側に日時を提示してもらうことがあります。この場合は、上記の②と似たような構成で日程調整の依頼を記載しましょう。
最後に「難しい場合は再度日程調整します」など、再調整できるとのメッセージを添えておくといいです。

④【辞退する場合】事前連絡したうえでお詫びのメールを送る

第一志望の企業から内定を受けるなどの理由で、二次面接を辞退をすることを決めた場合はどのように作成するのでしょうか。辞退する場合は、先に電話などで連絡を入れてください。
そのうえで、日程調整の返信ではなく、新規作成で「面接辞退のご連絡とお詫び」といった件名で辞退に対するお詫びメールを送りましょう。

⑤【いつでも参加可能な場合】企業側に判断を委ねてもらう

企業側が提示した面接の日程や期間がすべて参加可能な場合は、特に日時の指定などのメッセージを入れる必要はありません。
「ご提示いただいた日時すべての参加が可能です。」や「ご提案いただきました期間であれば、いつでも参加が可能です。」などと、「いつでも参加できる」旨を伝え、企業側に判断を仰いでもらいましょう。

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日程調整メールの例文

日程調整メールの返信例文を上記の内容を参考に紹介します。

内容は、一次面接の合格通知をもらえたことに対してのお礼と、二次面接の日程等に分けて考えなければいけません。ここでは、就活生側が開催日時を提案する場合の作成例をご紹介します。

二次面接の日程調整メールは「日付・曜日・時間」に注意しよう

二次面接の案内メールは、一次面接の通過を知らせる内容の中に記載されていることが多いです。その際、案内メールには日程調整をお願いをされることがあります。日程調整に関する返信をおこなう際、件名は書き換えず、「Re:」と返信だと分かるようにしてください。また、宛先を入れる際、1人の場合は「To」、複数いる場合は送信者に「To」他の宛先は「Cc」に入れましょう。本文中は一次面接通過のお礼を加えつつ「日付・曜日・時間」をはっきり提示して、採用担当者に伝わるような記載にしてください。