【内定先へのメール返信例をケース別に大公開】採用通知・研修案内・内定式の連絡をもらった時の適切な返し方とは

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定先からメールをもらう機会は多くある

内定をもらった企業から、内定式や研修の案内などメールをもらう機会は多くあります。メールをもらったら「返信は不要です」とない限り、必ず返信するのがマナーです。そこで、正しいメールの返信マナーを身につけておかなくては、入社前にあなたの印象を下げかねません。正しいメールの返信マナーを見ていきましょう。

内定先からメールがあった時の返信マナー①：挨拶はしっかりする

最初にご紹介するメールの返信マナー1つ目が、導入に挨拶文を入れるということです。「おはようございます」や「こんにちは」、「お世話になります」など、必ず挨拶をして名前を名乗ってから本題に入るようにしてください。

いきなり要件から入らないようにする

いきなり要件から入ってしまうと、「マナーのない人だ」と思われかねません。メールでなく、実際に会う場合も、挨拶から入るでしょう。新規メールも返信で送るメールも同様なのです。まずは挨拶から始め、本題に触れていくようにしましょう。

内定連絡のメールが届いたら、すぐに企業に返信するのがビジネスマナーです。人数調整による今後のスケジュールが目白押しです。就活生も就活が大変ですが、企業も同様です。それだけ採用には時間と労力がかかります。そのためにも内定を貰えた企業に入りたいなら、ぜひ働きたい！という意気込みを全力で表現して返信し、辞退ならその旨も書いてきちんを返信しましょう。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

小さな対応も採用担当者は見ています！

「即レス」するということは、あらゆる仕事の中でも基本的ながらも、意外とちゃんとできている人が少ないため、周りと差別化しやすいポイントと言えるでしょう。

メールを送るタイミングは営業時間

そして、気になるメールを送る時間ですが、できるかぎり営業時間内に電話をしましょう。極端な話、内定先からのメールに気づいたのが遅いのであれば、次の日を待ってください。就活と学業、そしてアルバイトもしている人が多いため、メールが企業の就業時間中に返せないことを採用担当者も理解しています。そのため、時間帯を気にすることはありませんが、何より気づいたら早く返信することが大切です。

あなたが受けない方がいい職業を確認してください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。

そんな時は、「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか診断してみましょう。

内定先からメールがあった時の返信マナー③：件名を変えない

返信する際は件名を消したり、変えたりしてはいけません。企業は多くの出欠確認に関わるメールを確認するので、件名を変更すると確認しづらいからです。メールが届いてまず見るのが「件名」です。自分から送るメールの件名に書くものは、「内定式出席について」と一見して用件が分かるものにするのが、ビジネスマナーとして適切です。件名には内定者の名前を書く必要はありません。

Re:を消してはいけない

件名の変更とあわせて覚えておくべきことが、メールのやり取りで増えていく「Re:」も消さないということです。「Re:」が付いていることで、企業側は自分必要で送ったメールの返信というのが一目で分かります。新規のメールと区別するためにも「Re:」は消さずに返信したほうがいいでしょう。

内定先からメールがあった時の返信マナー④：署名の誤字脱字

4つめに紹介するのが、署名のマナーです。署名は送信者の名刺代わりとなるものですので、誤字や脱字があってはいけません。住所が間違っている場合には、別のところに入社準備書類が届く可能性もあるのです。間違いのない、正しい内容でテンプレを作成しておくといいでしょう。

内定先への返信メールに適した締めの言葉

次に、内定先への返信メールに適した締めの言葉を見ていきましょう。これは、内定先企業から送られてくるメールの内容にもよりますが、多くのケースで使えるのが、「以上、よろしくお願いいたします。」という締めの文章でしょう。

内定先へ質問メールを送る時の注意点

では今度は、内定先へ質問メールを送る際の注意点をご紹介します。内定をもらった企業から入社準備に関わる資料が送られてきたときや、研修の日程に関して疑問がある場合など、質問メールを送るケースがある場合の参考にしてください。

要件は簡潔に

まず注意点のひとつ目が、要件を簡潔にまとめることです。どういった背景から何について分からないので質問しているのか明確にすると、担当者も回答しやすくなります。ダラダラと書き連ねて「いったい何について知りたいのか？」と疑問を持たせないようにしましょう。

質問メールを送る時の締めの言葉

質問メールをこちらから送る場合、いつまでに回答が欲しいのか提示することも大事です。しかし、相手は他の業務も担当している場合が多いので、配慮する言葉も一言締めの言葉として付け加えるようにしなくてはいけません。「ご多忙のところ申し訳ございませんが、○月○日までにご返答頂けたらと思います。」や、「お手数おかけしますが、お返事お待ちしております。」といった締めの言葉を加えるといいでしょう。

内定先への返信メール参考例

では、内定先からメールが届いた場合の返信メールの参考例を2パターンご紹介します。就活中であれば、どちらのパターンのメールも届く可能性があります。スムーズに返信できるように、返信例を把握し、今後活用できるようにしておきましょう。

内定連絡をもらった時の返信例

内定者研修の連絡をもらった時の返信例

内定式の案内メールは参加・欠席・保留であっても返信する

上記で紹介した、内定者研修同様、内定式の案内メールも、参加、欠席、保留のいずれの場合も返信メールは必ず送るのがマナーとなります。欠席するから返信メールを送らなくてもいいと考える人もいますが、その場合届いていないのかとも捉えられます。

保留の場合も1度メールを返信する

内定式に参加できるか、欠席となるか、現時点では分からない場合もあるでしょう。そういった保留としたい場合も、返信メールをすぐに送らなくてはいけません。「○月○日までに正確な返信をするので、その日まで待ってほしい」という内容の返信メールを送るようにしましょう。

内定式へ出席する場合の返信メール作成ポイント

内定式へ出席する場合の返信メールは、ご紹介した挨拶を入れる、返信は素早く、件名を変えない、署名は正しく、締めの言葉を忘れないというポイントを押さえたうえで作成してください。下記に2パターン例をご紹介します。

返信メール例①

返信メール例②

メールのマナーを見直そう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。内定先へ返信するさいも、選考が終わったからと気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

内定式を欠席する場合の返信メール作成ポイント

では、最後に内定式を辞退する場合の返信メールについて紹介します。内定式は、内定者全員の出席が暗黙の了解となっています。そのため、よほどの理由がない限りは出席をおすすめしますが、事情により欠席する場合には、丁寧かつ慎重に言葉を選んでメールを送るようにしましょう。

返信メール例①

内定先からメールをもらった際はいかなる返事であれすぐにマナーを押さえた返信をすることが大事

内定先からメールをもらった時の返信について見てきました。内定通知や内定者研修や内定式の案内など、現在ではメールを使う企業が増えています。そのため、ご紹介した返信マナーを身に付けることが大事です。また、返信マナーは社会人になっても活かせるものですので、ぜひ社会人の準備としても把握しておきましょう。