内定辞退における電話連絡の理由の伝え方と詳しい例文〜メールよりも電話の方が良い理由とお詫び状の例文付き

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定辞退を電話連絡でする際にはその場で理由を伝えるべき？

電話で内定辞退の連絡をすると、企業の採用担当社から内定辞退の理由を聞かれるケースが多くあります。内定辞退の理由を問われたとき、どのように理由を伝えるのが正解なのでしょうか？内定辞退をする就活生の理由の多くは、「強く志望していた企業から内定を貰えた」などがほとんどでしょう。しかし、それを正直に伝えるべきなのか、まずはそこの疑問から解いていきましょう。

内定辞退の理由は「聞かれたら」答える

内定辞退の理由は、相手に聞かれない限りこちらから言う必要はありません。新卒の採用担当者にとって、就活時期の内定辞退の電話はよくある出来事です。
もちろん内定辞退の理由を聞いてくる可能性もありますが、就活と内定辞退はセットのようなものですから、聞かれずにそのまま承諾されるケースも少なくはないのです。であるならば、こちらから内定辞退の理由を告げる必要はありません。『聞かれたら答える』くらいの認識で問題ないでしょう。

内定辞退の理由を聞かれたら「正直に」答えよう

内定辞退の理由を聞かれた場合は、嘘をつかずに誠意を持って理由を答えましょう。「他社からも内定をもらい、熟考の末こうした結論に至りました」と真摯に理由を答えるべきです。嘘の内定辞退の理由を伝えると、面接官からの質問に答えられずに混乱してしまう可能性が高いです。「イイコト」ばかりを言うのが就活における正義とは限りません。

どうすれば円滑に内定辞退を行える？

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自分は内定先で活躍できるタイプなのか、適性を診断してみよう

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内定辞退の電話連絡は毅然とした態度で〜スキをみせたら負ける〜

就活で内定辞退の連絡を電話で入れると、まれに企業から質問攻めに合う事があります。採用担当者によっては、『脅し』に近いケースもあると言われています。「どこの会社に行くのか」「なぜこの会社がダメなのか」などの質問が多いと言われていますが、そんなときでも毅然とした態度で内定辞退が揺るがない姿勢を声に含ませましょう。

内定辞退は揺るがない旨を声に含ませる

一部の企業は電話で内定辞退の理由を問いただす中で、就活生に「内定辞退をするのは法律違反だ！」「お前の学校の後輩はもう採用しない！」などといった言葉を、電話上で言ってくるケースもあります。しかし、内定辞退は法律違反ではありません。就活には致し方のないものなので、そこで企業の主張に折れる必要なんてないのです。「採用を断る意識」を揺るがず持っておきましょう。

内定辞退の理由を話すのは義務ではない

内定辞退の理由を伝えたくない場合には、誠実に辞退する旨を伝えれば問題ありません。内定辞退の理由を話すのは義務でも何でもありません。内定辞退に関して行き過ぎた質問をされた場合、「これ以上の回答は控えさせていただきます」とはっきり断ることも大切です。

内定先を伝えるのも義務ではない

内定辞退を伝える企業によっては、どこの会社に行くのか聞かれる場合があります。
こちらも理由と同様に答える義務はありません。企業の担当者と信頼関係が築けていて、「この人には就職先を伝えてもいい」と思う場合は伝えてもいいでしょう。しかし、特別親しくない場合は伝えなくても問題ありません。

内定辞退をメールだけでなく電話でする理由とは

企業は、採用期間中たくさんの就活生の対応に追われています。内定辞退の内容をメールで送ることで、採用担当者の手間を取らせず時間があるときにチェックが可能です。しかし、企業にとって重要なことである内定辞退を、メールだけで簡潔に済ませるのは誠実な対応とは言えません。内定辞退を電話でも行うべき理由について見てみましょう。

内定準備が進んでしまうため

就活でも仕事上でも、断る方法としては電話連絡をするべきです。理由はふたつ。
企業は、内定通知を送った時点で学生を正式に採用をする準備に入ります。つまり、書類や支給品などの準備を進めていく、という事です。そのため、内定辞退の連絡は早ければ早い方がいいのです。

社会人としての謝意・誠意を見せるため

またもうひとつの理由として、「誠意を伝える」という点です。最も簡潔な連絡手段であるメールを使うのは、会ったり電話したりするよりも誠意が伝わりにくいといえます。内定辞退における謝罪の気持ちと、迎え入れようとしてくださった企業に感謝を伝えるためにも、メールではなく電話で連絡をすることが大切です。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

今後もお世話になるという可能性も考えた方がいい

「もう内定辞退する会社なんだからそんなに気を使わなくても……」と考える人もいるかもしれませんが、社会は広いようで狭いのです。
丁寧に対応するのを怠ってしまった会社やその採用担当者と、今後絶対に関わりが生まれないとは限りませんから。
特に、業界や業種を絞って選考を受けていた場合は、内定辞退した会社がその先協力関係になったり、取引相手になったりする可能性があります。就活生の皆さんには、「またご縁があったときに悪い印象を与えないように」と、選考の最後まで誠意をもって対応して頂きたいですね。

内定辞退の電話連絡では謝意を声に含むこと

内定辞退の連絡を電話で入れるのは、就活生にとっては初めての事でしょう。電話で連絡を入れる前に、何を話したらいいのかをチェックしておきましょう。その為に、就活で内定辞退の連絡を入れる際の例をご紹介しますので参考にしてみてください。ただし、例はあくまで例。自分の言葉で内定辞退の連絡をいれましょう。そして内定辞退の電話は、き然とした声のトーンで正直に内定辞退の理由を話すのが大切です。

内定辞退って何を言えばいいんだろう.....

内定辞退を行う際は、何かとトラブルがつきものです。内定辞退を連絡しようと思っても、なんと言えばいいかわからず、困ってしまいますよね。内定辞退を円滑に進めて次の転職活動に備えたい場合は、転職エージェントを利用しましょう！

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内定辞退の電話連絡後にお詫び状を送ろう

就活で内定辞退を電話で連絡した後は、それで終わりとするのではなく、最後にお詫び状を送るのがマナーです。就活で使える内定辞退のお詫び状の書き方を見てみましょう。内定辞退は電話だけでなく、お詫び状を送ることでより誠意を見せることができます。内定辞退のお詫び状は、できるだけ早いタイミングで送付するのがマナーです。内定辞退の連絡を電話で入れたら、できればその日のうちに内定辞退のお詫び状を書いて投函しましょう。

内定後も油断禁物！あなたのマナーは大丈夫？

内定後でも、就活の細かいマナーは守るべきです。マナー違反をすると、入社する以前から、評価を下げられてしまうでしょう。

そこで活用したいのが、「マナー力診断」です。

マナー力診断を使えば、24の質問に回答するだけで、「身だしなみ」「電話・メール」「書類の書き方・送り方」など、自分の弱点をグラフで見える化できます。

ぜひ活用して、内定後の不安を無くしましょう。

内定辞退をするならリスクヘッジを忘れずに

最後にひとつだけ注意しておかなければならないことをお伝えします。
内定辞退をするということは、それなりにリスクも伴います。
決断を早まる前に、しっかりご自身でリスクヘッジができているかを考えてみましょう。

まとめ：内定辞退の電話連絡では無理に理由を応える必要はないので決定事項として伝えよう

内定辞退の電話連絡での理由の伝え方についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。内定辞退の理由を相手から聞かれない限りは、無理に答えなくても構いません。内定辞退の理由を答える場合は、嘘をつかずに誠意を持って伝えるのがマナーです。
内定辞退を電話で伝えた後は、お詫び状をできるだけ早いタイミングで送るのも忘れないようにしましょう。