内定辞退におけるメール・電話のマナーと最低限覚えておくべき方法

「内定辞退は電話で連絡するのがマナー」が7割を占める

就活生の7割は、内定辞退を電話で伝えるのがマナーと考えているようです。
メールよりも電話の方が早く、スムーズにいくと考えられます。
内定辞退は、当然企業側に迷惑をかけるので、まず早めに電話を入れるのがマナーと言えるでしょう。

内定辞退の電話での伝え方マナー①　伝言は頼まない

内定辞退の電話をかけて、担当者がいないからといって伝言を頼まないようにしましょう。とりあえず、電話をかけた旨を伝えてもらうのは構いませんが、再度改めてかけ直し、担当者に直接きちんと内定辞退について伝えるのがマナーです。

内定辞退の電話での伝え方マナー②　学校名、名前、要件をはっきり述べる

内定をもらっている時点で、人事担当者はあなたのことをわかっているとは思いますが、やはりビジネスシーンではきちんとマナーを守った対応が必要です。
電話をかけたら、学校名、名前、要件をはっきりと述べるようにしましょう。また、内定辞退に対する謝罪も忘れないように。

電話で不在が続く場合にはメールで内定辞退の連絡をする

内定辞退はなるべく早く伝えるべきです。
電話では採用担当も面接続きで席を外している事が多く、つながりにくいかもしれません。複数回、不在が続く場合にはメールで要件を連絡したほうが良いでしょう。
また、最近はメールも重要事項を連絡する時に活用するものですので、電話ではどうしても伝えづらいならメールで内定辞退を伝えるのも問題ありません。

内定辞退のメールの送り方マナー①　直接担当者のアドレスに送る

企業にもよりますが、内定に至っている時点でこれまで何度か担当者とメールのやり取りをしているはずです。ですので、内定辞退のメールも直接担当者に送るようにしましょう。
間違っても、アドレスがわからなくなって問い合わせ窓口などにメールしないようにしてください。

内定辞退のメールの送り方マナー②　件名で要件がわかるようにする

メールの中身も大切ですが、何より重要なのがメールの件名です。忙しい相手を思いやって、件名だけでも要件がわかるようにするのがマナーです。
例えば、「内定辞退のご連絡（大学名・氏名）」などです。
メールの内容は、宛名と自分の名前、内定に対する感謝、内定辞退の報告と謝罪、といったところを入れておけばOKです。
誠意を込めた内容であれば、きちんと相手にも伝わります。

内定辞退は違法ではないが、マナーを守って誠実に対応すべき

内定承諾書にサインをしていても、内定辞退をすることは可能ですし違法でもありません。
しかし、「契約」であることには変わりありませんので、それ相応の行為をしているという自覚は必要ですし、採用活動がミッションである企業採用担当には誠実な対応が必要です。
電話にしろ、メールにしろ、マナーを守って誠実に対応しなければなりません。

内定辞退を決めたら何よりもまず早く連絡する

内定辞退を決めたのに、後回しにして内定式の直前に連絡するなど言語道断です。内定辞退を決意した時点で早急に企業に連絡するのがマナーです。
企業もあなたが入社するのを前提にいろいろ準備を進めていますので、そういった面も配慮するようにしてください。

内定辞退の理由は嘘をつかずに正直に伝える

内定辞退の理由で嘘をつく必要ありません。他社に行きたいならその旨を正直に伝えましょう。家の事情で就職できなくなったならそのように述べて問題ないのです。
もしかしたら、将来どこかでその会社と関わりを持つことになったときに、嘘がばれると信頼関係が損なわれてしまいます。

電話やメールでのマナーを確認しよう

電話では表情が見えない分、きちんとした受け答えができていないと例え辞退の連絡とはいえ、マイナスの印象を与えてしまいかねません。その際に失礼が無いように参考にしたいのが「就活マナーマニュアル」です。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

内定辞退の連絡はメールでも電話でも、できるだけ早く伝えるのが重要なマナー

内定辞退をメールまたは電話で伝える際のマナーについて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
内定辞退というものは無事就職活動を終えようとする時にお互いが通る道です。
これから長い社会人生活においてもこういった難しい選択を迫られる時はあるでしょう。そんな時に大事にしてほしいことは「誠実な対応」です。そして、できるだけ早い連絡が双方にとって重要となります。