内定承諾書を持参して直接手渡しする際のマナー【訪問準備・封筒の書き方・提出時の注意】

内定承諾書は速やかに提出しよう

企業から内々定、あるいは内定をもらったとき、多くの場合に内定承諾書という書類を提出するよう求められます。これは、内定に対する意思確認のため交わされる書類ですが、なるべく早く提出するのがビジネスマナーとして大切です。直接持参、手渡しするケースが多いようですね。

内定式までには出した方が良い

遅くとも、内定式までには出した方が良いでしょう。内定式は内定者に対して行うしきですよね。そのため、内定を承諾していないのに内定式に出席するのは、少し違和感を覚えると思います。企業によっては、内定式の場で一斉に内定承諾書の提出を求めるところもあるかもしれません。そうでない場合は、やはり内定式を一つの区切りとしてとらえて、内定式を終えた時点で社員としての自覚・当事者意識を持てるようにしましょう。

入社承諾書も同様！早めに提出する

内定承諾書のかわりに入社承諾書という場合もありますが、その意味合いはほとんど同じです。入社承諾書にしても内定承諾書と同様で、速やかに提出できるようにしましょう。なお、内定承諾書と入社承諾書はほとんど同じ意味合いを持つ書類なので、今回は便宜上、内定承諾書・入社承諾書として、包括的にご紹介します。それでは、内定承諾書・入社承諾書を直接持参・手渡しする際のポイントを見ていきましょう。

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内定承諾書を持参する前に…

内定の通知後、「指定期限までに内定承諾書を直接ご持参下さい」という指示があったら、どうしますか？期限に間に合えば良いと考えて、ある日ふらりと会社に出向き、受付に手渡して帰りますか？それはお勧め出来ません、なぜなら持参には持参のマナーがあるからです。

まずは、企業を訪れる際のマナーをおさえておきましょう。必ず訪問のアポイントメントを取りましょう。「アポイントメント不要につき、受付に提出して下さい」と注記されていたり、内定式当日に受付で提出、という指定があるのなら話は別ですが、そうでない以上、相手の都合を尋ねるのが、ビジネスマナーの一つです。直接手渡しするにもマナーが必要なんですね。

訪問の事前連絡をきっちりとしておく

課題やレポートの提出とは訳が違うのだ、と認識し、社会人として訪問の事前連絡をしましょう。内定承諾書の提出先である、採用もしくは人事の担当部署にメールか電話で問い合わせ、〈いつ・誰が・どのような書類を持参する〉か、アポを取ります。

自分の採用担当者に直接持参・手渡しをしたいなら、その個人にアポを取っても良いでしょう。「いつでもよろしいですよ」と言われた場合でも「では、○月○日○時に伺います」と、予定を伝えるようにしましょう。

持参のマナーとはどういうものか？

では、事前連絡後、内定承諾書を持参し、直接、手渡しする際のマナーです。書類に関してですが、裸のまま直接手渡しをする事は失礼ですので、必ず封筒に入れます。

さらに万全を期すなら、まず透明のクリアファイルに入れておいても良いでしょう。折れたり汚れたり、という事故を防げます。そして封筒ですが、書類を折り畳むのは避け、そのまま入れられる大きさの物を選びます。

「角形2号」で白い無地の封筒に入れるのが◎

内定承諾書は、ビジネス文書の一般的サイズ、A4である事が多い筈ですから、これに対応する「角形2号」で、白い無地の封筒が無難でしょう。なお、持参の場合、糊付けして封をする必要はありません。理由としては、開封の際、手間となるからです。郵便物では無いので、宛先住所も不要です。

ただ、宛名と、差出人の住所氏名は、郵送の時と同様に、記しておきましょう。
また、表に「内定承諾書在中」と、何の書類であるか明記する事もお勧めします。

封筒に入れて持参する場合は「表の宛名とのり付け」は不要

内定承諾書・入社承諾書を封筒に入れて持参する場合のマナーを確認しましょう。まず、内定承諾書・入社承諾書を持参する場合、封筒の表に宛名を書く必要はありません。そして、封筒の表左下あたりに赤色のペンで「書類在中」(応募書類が内定承諾書の場合は「内定承諾書在中」)と書いて、四角い枠で囲むだけで囲めばばっちりです。

こう記す事で、人事担当者が内定承諾書・入社承諾書をその場で確認せずに後で見るとき、封筒の中身が内定承諾書・入社承諾書であると一目でわかります。そのため、親切な印象を与える事が出来ます。ただし、封筒の裏面には自分の住所と氏名を書くのをお忘れなく。

直接手渡しする時は、のり付けがあると手間になる

また、人事担当者がその場で内容を確認するケースもあるので、その点からも封筒ののり付けは避けるのがマナーと言えます。封筒を閉じてしまうと、開封の手間をかけさせてしまうだけでなく「書類を持参するときのマナーも知らないのか」と、悪印象を与えてしまう可能性がありますから、注意してみましょう。

書類を入れる方向にも気を配る必要がある

封筒に内定承諾書・入社承諾書などの書類を入れる際は、入れる方向にも気を配りましょう。このとき、「書類が逆さまになっていないか」だけでなく、「裏返しになっていないか」にも注意しなければいけません。内定承諾書・入社承諾書などの重要書類を封筒に入れるときには、封筒の表と中身の表を同じ向きにして入れるのがマナーです。

折れや汚れがないようクリアファイルに入れよう

内定承諾書・入社承諾書を持参する場合は、最新の注意を払い書類が折曲がったり、汚れたりしないようにクリアファイルに入れましょう。ただ封筒に入れて人事担当者に直接手渡しするだけがマナーなのではなく、自分の大切な書類を守るのもビジネスマナーとして守るべき重要な意識なのです。

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手渡しの際のマナーとは？

ところで、封筒に入れて持参する訳ですが、直接手渡しをする際には、それごと渡さないよう注意して下さい。まず自分で封筒から書類を取り出し、向きを相手に合わせ、
「内定承諾書を持参致しました。どうぞよろしくお願い致します」と、一礼をしてから手渡しましょう。重ねる順番は、

上から、
■内定承諾書
■クリアファイル
■封筒

以上です。相手が書類のみを受取り、封筒やファイルを返されたら、そのまま持ち帰って構いません。なお、提出書類が複数ある場合もあるでしょう。持参ですので、郵送の際に同封する送付書は基本的に必要ありません。その代り、必ず口頭で「○○の書類を持参致しました」と伝えて下さい。

すぐに手渡しできるようにスタンバイしておこう

すぐに取り出してさっと渡せるように、カバンの中の取り出しやすい場所に内定承諾書・入社承諾書が入った封筒をスタンバイしておきましょう。直接 手渡しする際にもたもたしてしまうと、よくない印象を与えるだけでなく、相手の時間まで奪ってしまいます。

はじめから提出する事が分かっているなら、促されてようやくカバンをごそごそ探るのはスマートさに欠けますよね。そういった部分でも、よりよい対応ができるようにしておきましょう。

手渡しをする際は、目を見て挨拶をしながら

人事担当者に内定承諾書・入社承諾書を直接手渡しする際には、目の前で封筒から書類を取り出して「よろしくお願いいたします」と明るく言いながら目を見て渡すのがベストです。

きちんとした仕草で手渡しすれば、丁寧な印象になるだけでなく、自分にとって内定承諾書・入社承諾書がどれだけ大切で、しっかりと扱っているかという点も伝わります。ですからビジネスマナーをわきまえている事もアピール出来ます。社会人として適切な態度を心がけ、くれぐれもおざなりな対応にならないように気をつけましょう。書類を正しく手渡しする方法を終えることで、ようやくマナーが完成するのです。

直接会って、改めて内定へのお礼も述べると好印象

また、せっかく手渡しをするのですから、その際に、改めて、内定へのお礼も述べましょう。内定のお礼は、電話やお礼状等で、なるべく早く伝えるものです。なので、そういった事は既に済んでいるでしょうが、やはり対面した機会をとらえ、直接お礼を伝えましょう。

内定承諾書や入社承諾書を直接持参・手渡しするなら、アポを取って封筒のまま丁寧に渡す！

内定承諾書や入社承諾書といった書類を直接持参・手渡しする際の注意点について見てきましたが、いかがでしたか？書類一つを持って行くのにも、それなりのマナーがあります。例えば、封筒のサイズ、封筒への入れ方が大切ですよね。もう内定を貰ったから、と安心してしまわず、社会人として、相応しい振舞いが出来るよう、気を付けましょう。内定式の前後だけだなく、内定後から入社まで、きちんと自覚を持ちたいものです。なお、会社が忙しそうな曜日や時間帯を避けるなどして、気遣いを示す事も大切ですね。