2017年08月10日(木) 更新

内定のお礼状の書き方と例文3つ|マナーを守った失敗しない封筒の入れ方のポイント5つもご紹介

内定承諾書・入社承諾書とは?

そもそも内定承諾書や入社承諾書はどういったもので、なんのために取り扱う書類なのでしょうか。就職承諾書とも呼ばれるこれらの書類ですが、役割を知らずに取り扱うのは、誤りにもつながりかねません。きちんと、役割や意味について確認しておきましょう。

内定承諾書とは意思確認のための誓約書

内定承諾書は内定誓約書とも言い、書面において内定を承諾することを確認するために用いる書類です。 企業側にとっては、応募者に内定を出しても、本当に入社してくれるかどうかは瞬時には分かりません。そこで、応募者本人が内定に対して納得しているかどうかを判断するために、書面上で誓約書を交わし、捺印させたうえで内定を出すという手順を踏んでいるのです。したがって、内々定→内定承諾書→内定といった流れでおさえておくのもいいでしょう。

入社承諾書もほとんど同じ役割の書類

名称こそ違いますが、入社承諾書も内定承諾書とほとんど同じ意味を持った書類です。そのため、「特別な理由がない限りは予定通り入社します」という約束をするための書類ということになるのです。一方で、入社承諾書や内定承諾書には法的な効力がないともいわれています。そのため、これらは、意思確認の主旨が強い書類といえるでしょう。ただし、法的な効力がないからといって、いい加減に取り扱うのはNGです。きちんとマナーを持って取り扱いましょう。

内定承諾書・入社承諾書を受け取ったら?

就活を終え、無事内定をもらって一安心。そうなると内定承諾書(入社承諾書)あるいは、内定誓約書(入社誓約書)を会社から受け取ります。内定式などで直接受領する場合もありますが、遠方の場合は内定承諾書が郵送で送られてくることもあります。内定承諾書・入社承諾書、あるいは就職承諾書を受け取ったらどうすればいいのでしょうか?

返信用封筒に入れて返信する

内定承諾書(入社承諾書)に、署名、捺印をして会社に提出します。内定承諾書が送られてくる際、返信用封筒も同封されていることが多いです。その場合には、郵送で署名捺印済みの内定承諾書を返送する必要があります。ただし、家族や友達に送る封書の感覚で返送すればいいというわけではありません。そこには、返信する際のマナーがあります。郵送で返信する際のマナーも身につけましょう。

返信用封筒で返送する際の注意点

内定承諾書の返送は、事務手続きとはいえ、ビジネスマナーが問われる場面でもあります。返信用封筒の表と裏や記入事項に関して、マナーを踏まえた上で返送しましょう。返信用封筒で返送する際のマナーについて、くわしく紹介していきます。

封筒の宛名は正しい名称に修正する

返信用封筒には、会社名等が記載されていることが多くあります。そういった場合、封筒表書きの「宛名・宛先」に対して修正を加えます。宛先が部署名なら、「宛」もしくは「行き」と書いてあるはずなので、それを二重線で消して『御中』と修正します。担当者などの個人名の場 合は、同じく修正をして『様』と記入します。返信用封筒に記載する宛名は、絶対にミスのないようにしましょう。

封筒の裏の左下には自分の名前を記入する

内定承諾書を返送する際は、封筒の裏面左下に自分の名前と住所を記載することを徹底しましょう。書き手は裏にあまり意識がいかないかもしれませんが、受け取り側は自然な流れで裏も確認しますよね。封筒の裏に、送り主である自分の情報を記載するのも大切なことです。表面の宛先がバッチリでも、裏面が無記入だと印象はよくありません。返信用封筒を送る際は、裏面にもしっかり気を配りましょう。

返信用封筒にはお礼状・添え状を必ず入れる

内定承諾書を返信用封筒に入れて返送する際には注意点があります。ただ内定承諾書を入れて、通常の郵送と同じように返送すればいいというものではありません。お礼状や添え状を入れて、社会人としてのマナーに則った行動を心がけましょう。

お礼状や添え状の同封は一般的な礼儀

お礼状や添え状は、書類を郵送したりFAXを送ったりする際、書類の概要を分かりやすく示すと同時に、その内容に漏れが無いことを防ぐ役割も果たしています。企業間では、書類を送る場合には重ねてお礼状を入れるのが礼儀として一般的です。したがって、内定承諾書や入社承諾書でも同様に、お礼状や添え状を同封するのが礼儀になります。お礼状もビジネスの一環ですので、しっかりとした書き方を心掛けたいですね。

書き方や返信のマナーを正しく守る

お礼状には、入社承諾書を送る旨、今回のお礼などを簡潔に記載するようにします。内定承諾書は、これからその会社で働くにあたってとても重要な書類です。そのため内容をしっかり書き上げるのはもちろん、書き方や返信のマナーについても正しく守って提出しなければなりません。

内定承諾書・入社承諾書でミスをすると恥をかく

お礼状や添え状がなかったり、封筒や書き方のマナーが間違っていたりすると社会人として恥ずかしい思いをするので要注意です。以下で内定承諾書・入社承諾書に添えるお礼状・送付状の例文を紹介するので、社会人としてのマナーを見直すとともに、是非参考にしてみてください。

お礼状の書き方のポイント5つ

内定承諾書にお礼状を添える場合は、書き方をきちんとおさえて企業の担当者に失礼のない内容にする必要があります。内定承諾書のお礼状のマナーを守るには、どのような書き方をすればいいのでしょうか。詳しくみていきましょう。

①:早めに返信する

お礼状を送る場合は、内定承諾書とともにできるだけ早く返信しましょう。素早い行動は、相手に誠実な印象を与えます。内定承諾書が届いたら、長い間手元に置かずにお礼状を添えてスムーズに郵送することが大切です。

②:手書きで書く

お礼状を書く場合は、手書きのほうがあたたかみがあり気持ちが伝わります。手書きの場合は、字を丁寧に書かないと相手に失礼です。丁寧に書くということは、それだけ時間をかけて書く必要があるということになります。字の上手い下手ではなく、丁寧に気持ちを込めて書くようにしましょう

③:感謝の気持ちと今後の抱負を書く

お礼状には、感謝の気持ちと今後の抱負を書きましょう。上記で手書きで気持ちを込めるといいましたが、そのためには感謝の気持ちが欠かせません。これまでの面接などを思い返して、企業や人事の担当者に対する感謝を伝えましょう。また、今後の抱負として企業に貢献する意欲も示すことも大切です。

④:お礼状を書いた日付を書く

お礼状には、書いた日付を忘れずに記載しましょう。日付が書いてあれば、入社後に思い返してもらうことができます。とくにお礼状は、感謝の気持ちが込められているので読み返したときに懐かしい気持ちになります。丁寧なお礼状を作成するという意味でも、日付は書いておきましょう。

⑤:ミスをしたら書き直す

お礼状を書いている途中でミスをしたら、書き直すようにしましょう。修正液などで訂正するのは、相手に送る書類として失礼にあたります。誤字脱字などをしたら、文字をごまかそうとせずに最初から書き直すことが大切です。

お礼状・添え状の例文をご紹介

入社承諾書・内定承諾書にお礼状や添え状が必要なことを確認しましたので、実際の例文を見ていきましょう。ここでは基本的な書き方をご紹介するので、その場に合わせて臨機応変に変化させて作ってみてください。ただし、お礼状はただ書けばいいというものではありません。何も考えずに丸写しするのではなく、自分の言葉に責任を持って書けるとなおいいですね。

お礼状・添え状の例文①

例文①


  • 拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
    この度は、内定のご連絡を頂戴し、本当に嬉しく存じます。
    つきましては、「入社承諾書」署名の上、同封申し上げます。
    ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
    また、今後ともご指導ご教示くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
    敬具

お礼状・添え状の例文②

例文②


  • 拝啓
    ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    この度は内定を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。
    4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
    まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導、ご教示の程お願い申し上げます。
    敬具

お礼状・添え状の例文③

例文③


  • 拝啓
    ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、誠に感謝申し上げます。
    つきましては、ご指示頂きました書類を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
    末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
    敬具

お礼状・添え状の封筒の入れ方のポイント4つ

お礼状や添え状を封筒に入れる際にも、気を付けたいことがあります。封筒を受け取った人に失礼のないようにするためにも、相手を思いやった工夫をすることが大切です。ここからは、お礼状や添え状を封筒に入れる際のポイントについてみていきます。

①:封筒にすべて同じ向きで入れる

お礼状や添え状に限らず、封筒に書類を入れる場合はすべて同じ向きになるように注意しましょう。封筒の宛名を書く面を上にして、中に入れる書類もそれに合わせる必要があります。封をする前に、書類が裏になっていないか・逆さになっていないかを確かめましょう。

②:クリアファイルに入れると親切

お礼状などの書類は、クリアファイルに入れると親切です。クリアファイルに入れておくと、万が一封筒が雨に濡れても中の書類を守ることができます。また、封筒の中の書類をクリアファイルごと取り出せるため、担当者の管理が楽になるのです。

③:封を閉めたら「〆」を書く

封筒の封を閉めたら、「〆」を書きましょう。〆には、「たしかに封をしました」という意味があります。大切な書類であるため、略さずにきちんと書くことが大切です。「×」と間違える人が多いですが、「〆」の正しい意味を理解して書きましょう。

④:封筒は郵便局に直接持ち込む

封筒を郵送する際は、ポストに投函せずに直接郵便局に持ち込みましょう。郵送料は重さによって変わるので、金額が不足していた場合は郵送できなくなります。早く郵送が完了するためにも、郵便局の窓口に直接持ち込む必要があります。

内定のお礼状は感謝を伝える書き方をして中身を確認してから封筒に入れよう

内定承諾書にお礼状を同封する場合は、感謝の気持ちが伝わる書き方をすることが大切です。また、封筒への入れ方にも気を付けると丁寧で思いやりのある気持ちが相手に伝わるでしょう。内定先の企業でこれからお世話になるという気持ちを込めて、内定承諾書やお礼状を記入することが大切です。

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