2020年07月31日(金) 更新

採用担当宛に書類を送る時のマナー~就活生が間違えやすい封筒の宛名書きもこれで完璧~

就活生は採用担当宛に書類を送る時のマナーを知っている?

タイトル

キャリアパーク会員の就活生を対象に「採用担当者宛に書類を送る際は、どのような点に注意すべきだと思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 宛先は、略さず株式会社〇〇御中と書く
  • 汚れがないようにする
  • 綺麗な字
  • 切手の値段は合っているか
  • 誤字脱字

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月8日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「採用担当者宛に書類を送る際は、どのような点に注意すべきだと思いますか?」

就活生の多くは、採用担当者宛に書類を送る際は細かなところまで気を配っているようです。基本的なルールはもちろんですが、「切手の値段は合っているか」や「誤字脱字」にまで配慮して書類を送付しているとの回答がありました。
本ページでは、採用担当宛に書類を送る時のマナーについて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

採用担当宛の書類の送り方で人柄を判断される

就活をしていると、就職を希望する企業の採用担当宛に書類を送る機会が何度もあります。採用担当宛の書類送付は事務手続きではありますが、送る書類の中身だけでなく、宛名の書き方もチェック対象になっていると考えておきましょう。
単に書類を一枚送るだけであっても、郵便物は企業と就職希望者が間接的に接触する機会である点は間違いありません。郵便物ひとつで、人柄を判断されますから、担当者に失礼の無いように採用担当宛の書類を送る必要があります。

汚れ・破れ・書き損じは厳禁!綺麗な状態で送ろう

採用担当宛の書類は、きれいに書くのが基本です。採用担当宛の書類が汚れたり、破れたりしていたら印象は悪くなってしまい、書類選考の時点で落選してしまいます。
もし、採用担当宛で送る書類を書いている途中で、汚れたり破れたりしてしまったら、書類は新しく書き直しましょう。書き損じの修正も印象が良くありませんから、書類は必ず書き直しの無い、きれいな状態の書類を送るようにして下さい。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るには、自己分析による自己理解が必須です。自己分析を疎かにしていると、説得力のある回答ができません。

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送る書類の宛名は住所や会社名を省略せずに書くのがマナー

就活中、採用担当宛に書類を送る際の宛名は、省略せずきちんと書くのが基本です。
郵便物の宛名は郵便番号さえ正しければ、都道府県名や市町村名を省略できますが、採用担当宛に送る場合は住所を省略せず、きちんと都道府県名から書くのがマナーです。

番地などもハイフンを省略せずに書類の宛名は丁寧に書く

番地に関してもハイフンでつなぐ「×-×-×」といった形式ではなく「×丁目×番×号」としてください。数字は漢数字を使用し、住所が長くなりそうなときはきりの良い所で二行に分けてください。

会社名も正式に記入するのが正しい宛名の書き方です。「株式会社△△」という会社を「(株)△△」というように宛名を省略して書いてしまうのは、失礼に当たります。
書類が採用担当宛に届けばいいといっても、宛名一つ正しくかけないような人物では採用に値しないと考えられても仕方がありません。手を抜かず丁寧に宛名を書いて、失礼のないように書類を送付してください。

履歴書の書き方は作成マニュアルを参考にしよう

履歴書を作成するのが初めてという就活生は多く、どのような点に気を付ければいいのか把握できていない人も多いのではないでしょうか。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

書類を送る際の宛名の書き方

就活で企業に書類を送る際の宛名は、採用担当宛になるのが基本です。「株式会社○○採用担当」にあてて書類を送る事になりますが、そのままの宛名で送ってしまうのは失礼に当たります。
宛名は会社名、部署名、個人名の順に書くのがマナーです。住所同様に、宛名も長くなる時はきりがよい部分で二行に分けても問題はありません。

会社や担当部署など団体宛の場合は「御中」を使う

採用担当の部門宛に送る場合は「株式会社○○採用担当 御中」と「御中」をつけるのがマナーです。
「御中」は団体や組織宛に送る際に宛名につけるものなので、会社の採用担当部門に送る際に用いるのは正しい使い方です。
書き方は以下のようになります。

■株式会社××× 御中
■株式会社×× 人事部 御中

特定の採用担当宛に送る場合は「様」を使う

採用担当宛といっても採用担当の部門ではなく、特定の採用担当宛に送付する場合は「採用担当者 御中」ではなく「採用担当者様」とするのがマナーです。
宛名が個人かつ役職がついている場合は、役職、名前、様の順で書きます。
「御中」が組織や団体にあてた郵便物で用いられるのに対し、個人にあてる場合は「様」を用いるのが正解です。
書き方は以下のようになります。

■株式会社××× 人事部 採用ご担当者様
■株式会社××× 人事部 ○○様
■株式会社××× 人事部 部長 ○○様
■株式会社××× 人事部 ○○様 □□様

「御中」と「様」の併用はマナー違反

「御中」と「様」は併用すべきではないので「株式会社××× 採用担当者様」としてください。会社名の後に「御中」を付けたうえに「様」も使うのはマナー違反になります。

採用担当宛に送る書類は書き損じなく丁寧に作成する!「御中」「様」の使い方に注意

採用担当宛に書類を送る際のマナーと宛名の書き方を説明しました。
採用担当宛に送る書類は企業と就職希望者とを結ぶ重要なものです。宛名の書き方ひとつで印象が大きく変わってしまいますし、おかしな宛名で書類を送ればそれだけでふるいにかけられ落とされてしまいます。
たかが書類一枚と馬鹿にしていると、足元をすくわれてしまいます。採用担当宛に書類を送るところから選考は始まっているのですから、焦らず丁寧に作業をして、正しい書き方とマナーで書類を送ってください。

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