宛名が「係」のときの敬称の付け方｜文書の返信方法についても紹介

就活中もビジネス文書の書き方を把握すべき

企業によっては、履歴書やエントリーシートの送付がメールではなく、郵送指定の場合があります。その場合、宛名の敬称はどのように書いたら良いか、悩む学生も多いです。

就活のシーンにおいても、ビジネス文書のマナーを身に着けておく必要があります。今まで同級生や家族宛に手紙を書くことはあっても、企業の社員に宛てた手紙を書く機会は少ないのではないでしょうか。

企業に郵便物を送る際の宛名書きには、決まったルールがあります。間違った書き方をすると、相手に失礼になるだけでなく、印象まで下げられる可能性があります。

ここでは、企業に郵便物を郵送する際の宛名の書き方について、説明します。ビジネス文書のマナーを理解して、正しく宛名を書きましょう。

宛名が「係」のときの敬称は「御中」

履歴書やエントリーシートを郵送する際に、企業から「人事部採用担当係」というような宛先へ送るように指定されることがあります。

宛名に「係」がついている場合は、「御中」という敬称をつけて書きましょう。「係」に「様」をつけてはいけませんので、注意してください。

宛名に敬称を加筆することは、ビジネス文書の基本です。自己PRや志望動機の内容を一生懸命考えて、丁寧に書いた履歴書やエントリーシートでも、宛名の敬称がないことで台無しになってしまう恐れがあります。

「御中」を付け忘れただけで、「この学生は非常識だ」「入社後もこのようなミスをしてしまうのでは」などと思われてしまうかもしれません。このような事態を避けるためにも、宛名書きは慎重に書くようにしましょう。

宛名が個人のときは「様」・団体宛は「御中」

エントリーシートを人事の採用担当に封筒を送る際には、宛名には「様」と「御中」のどちらかをつけたらいいのか悩む人もいるでしょう。

宛名を間違えたからといって、即座に落とされることはありませんが、面接前から「子の就活生は大丈夫か？」と不安視されます。

宛名は個人宛ての場合は「様」、団体宛は「御中」を使うのが基本です。人事部様と書かないようにしましょう。

例：「A株式会社人事部 就職担当の金子」宛てなら「様」

例えば送付先が「A株式会社人事部就職担当の金子」であれば「様」を使います。

「A株式会社人事部採用担当係」に送付するのであれば「御中」を使いましょう。

もしも送付先が「人事部 金子高田」のように、個人が複数いる場合には、「人事部 金子様 高田様」といったように、一人一人に「様」をつけて、宛名を書くと良いでしょう。

金子・高田 「御中」とは書かないようにしましょう。

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文書を返信するときも宛名には注意が必要

企業の選考を通過した学生には、内定通知書が送付されます。内定通知書には、内定承諾書と、学生が内定承諾書を返送するための返信用封筒が同封されています。内定を受諾する学生は、内定承諾書に署名をして、返信用封筒に入れて返送します。

企業が用意した返信用封筒の宛名に関しても、注意が必要です。次の項目では、宛名と自分の名前の書き方について気を付けたいポイントを説明していきます。これから返信用封筒を使って書類を送る予定の学生は、一度目を通しておきましょう。

返信用封筒の「行」「宛」は二重線で消す

返信用封用の宛先には、あらかじめ「人事部採用担当係行」もしくは「人事部採用担当係宛」と記載されている場合が多いです。

この時、宛先が書かれているからといって、宛先に何も付け足さずにそのまま郵送してはいけません。「係行」と書かれていたら「行」を、「係宛」と印字されていたら「宛」を消し、その後ろに「御中」を付け加えるのが正解です。

「行」や「宛」を消す時は、定規を使って二重線で丁寧に消します。フリーハンドで消すと見栄えが悪くなりますので、避けましょう。「行」もしくは「宛」を消す線は、宛名が縦書きの時は縦の二重線を引き、横書きの場合は横の二重線で消します。この際、「係」まで一緒に消してしまわないように注意してください。

自分の名前の「様」も二重線で消す

返信用封筒の裏書に、差出人として「様」をつけた学生の名前が印字されていることがあります。これは、企業側が学生に対して敬意をはらってつけられた敬称です。この封筒を使用して返送する時、何も手を加えず、このまま郵送しないように気を付けてください。

郵便物を送る際に「様」をつけるのは相手の名前であり、自分の名前にはつけませんよね。ビジネス文書においても、自分の名前に「様」をつけたままで郵送することはNGです。返信用封筒の自分の名前に「様」がつけられていたら、丁寧に二重線で消してください。

この場合の「様」の消し方は、先述した「行」および「宛」の消し方と同様です。裏書は返信用封筒のなかでも見落としがちな箇所ですので、郵送する前に必ず確認しましょう。

返送する際は宛名の係は消して「様」「御中」を使用する

内定承諾書は、内定を承諾し、会社に入社する意思を伝える大切な書類です。内定承諾書を丁寧に書いたのに、返信用封筒の宛名書きで失敗してはいけません。

まずは、宛名の縦書きもしくは横書きに適した方法で「行」や「宛」を二重線で消し、それから敬称を付け加えてください。宛名が「係」の場合は「御中」を、個人宛に送る時は「様」を加筆します。また、表書きの宛名だけでなく、自分の名前につけられた「様」も、忘れずに消しておきましょう。

返送用封筒における宛名の加筆をしないままで書類を郵送してしまっては、マナーのない学生だと捉えられてしまう恐れがあります。これから入社する企業に宛てて送るものですから、中身だけでなく、封筒の宛名にも十分に注意を払って送るようにしましょう。