2019年01月30日(水) 更新

【履歴書をメールで送る際のマナー5つ】フォーマットの作り方やアドレスの注意点など大公開~送信する時に使える例文あり~

履歴書をメールで送信する際は添付漏れや内容の不備を意識する就活生が多い

キャリアパーク会員の就活生を対象に「履歴書をメールに添付する際に注意している点を教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • きちんと添付されているか確認
  • 写真のファイルを間違えていないか再度確認する
  • 添付している旨を書き、ファイル名は大学名と名前にする
  • 履歴書がちゃんとしているか最終確認すること、添付したことをつたえること
  • 特にない

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「履歴書をメールに添付する際に注意している点を教えてください!」

就活生の皆さんから届いた回答をみると、写真などの添付ファイルに漏れがないかも意識していることがわかりました。また、履歴書の内容に不備がないかが気になるとの回答も得られていることから、どのようなフォーマットや方法を用いて作成したほうが良いのか、ミスをなくすための工夫はあるかなどを知っておく必要があるようです。それでは、実際に作成する際のポイントについて考えていきましょう。

履歴書をメールで送る際のフォーマットの作り方

「履歴書をメールで送ってください」と指示されるケースというのが、近年増えてきています。しかし、履歴書自体を手書きにすればよいのか、それともWordやExcelなどで作成して送ればよいのか迷ってしまいますよね。そこでまずは手書きの履歴書をメールで送る際の、フォーマットの作り方を見ていきましょう。その上で、WordやExcelでの履歴書の作り方を見ていきたいと思います。

履歴書は手書きにしてスキャンしたあとPDFで送付する

一般的に、「履歴書をメールで送付してください」と言われたら手書きの履歴書を作成し、PDFで見られるようにしてから送信します。手書きの方が熱意が伝わりやすいですし、読みやすく丁寧な履歴書は好印象を与えられるはずです。手書きにした履歴書は、スキャンしてパソコンに取り込みましょう。

コンビニエンスストアならいつでも書類をPDF化できる

データをスキャンして取り込む、というと機械をわざわざ買う必要があるのか?と疑問を抱く方もいるでしょう。しかし、今は機械をわざわざ買わずとも、コンビニエンスストアで気軽にスキャンしてPDF化できます。読み取る機械がない方がほとんどでしょうから、コンビニエンスストアでPDF化してパソコンに取り込んでみてください。

印鑑は押さなくても大丈夫

印鑑は、メールで送信する履歴書には押さなくても大丈夫です。印鑑は、もともと「この書類は私のものです」という証明のために押すものとなっています。履歴書には自分の名前が記入されていますので、わざわざ印鑑を押す必要はないでしょう。だた、企業から印鑑を押すように、と指示があった場合は忘れずに押すようにしてください。

WordやExcelで作る場合はテンプレートをダウンロードしよう

企業によっては、手書きの履歴書ではなくWordやExcel、web履歴書などを使って作成し、メールで送るように指示をする場合もあります。その場合は、手書きではなくWordやExcelなどを利用して作成しましょう。テンプレートを無料配布しているサイトも数多くありますので、ダウンロードしてみてください。その際、保存名は「履歴書(田中太郎)日付.docx」などとしておきましょう。

メールのマナーを押さえよう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、無料でダウンロードしておきましょう。

送付する履歴書に顔写真を求められたら?

メールで履歴書などを送付するとき、顔写真も求められた場合はどんな送り方をすればいいのでしょうか。普通の履歴書なら、写真館やスピード写真などで撮った写真を糊付けすればOKですが、メールで送付する場合はそうはいきませんよね。

メールで送る履歴書の顔写真も写真館で撮ろう

顔写真をメールで送る場合は、写真館で撮影してデータとしてもらうのをおすすめします。基本的に、履歴書に使用する顔写真は写真館で撮ってもらうようにしましょう。写真館で撮ってもらえばスピード写真よりも断然きれいに写りますし、スーツのヨレや乱れも的確に直してくれるはずです。 また、写真館で撮ればデータとしてくれますので、使いまわしができます。顔写真は面接官に「会ってみたい」と思わせる大事なものですので、お金をかけてでも綺麗な写真を用意しましょう。

写真館でもらった写真を加工して履歴書に貼る

写真館で撮ってもらったら、データを加工して作成した履歴書に貼りましょう。アクセサリにあるペイントを使って、必要な大きさにする必要があります。 詳しいやり方は下記のページに明記されてありますので、参考にしてください。

送付する際のメールアドレスはGmailが◎

次は、履歴書を送付する際のメールアドレスについて見ていきたいと思います。履歴書を送付する場合のメールアドレスは、Gmailが最適です。Googleが提供しているサービスで、広く知られているため、就活用のメールアドレスとしておすすめといえるでしょう。また、Yahoo!が提供しているメールアドレスを使用するのもおすすめです。

@の前は名前などシンプルなものにする

ただ、フリーのメールアドレスを使用する場合、注意点があります。それは、「@マークの前は名前などシンプルなものにする」という点です。「○○love@~」など恋人の名前が入っているものや、企業の人事が見て不快な思いをしてしまうようなメールアドレスは避けてください。自分の名前などのシンプルなものを使いましょう。

履歴書に書くメールアドレスと同じアドレスで送る

また、送付する際は履歴書に記入したアドレスと同じもので送りましょう。人事の方の混乱を防ぐためです。また、使われているメールアドレスだと証明するためにも、違うアドレスで送ってしまわないよう注意してください。

履歴書をメールする際はマナーに気をつける

履歴書をメールする際は、ビジネスマナーも意識しておかなければなりません。就活生とはいえ、就職すれば社会人としてビジネスメールを扱うようになるわけですから、就活の時点で意識しておけば、人事からの印象も悪くはならないはずです。

件名は分かりやすくして送る

履歴書をメールに添付して送付する送り方をするなら、面接官が絶対に見落とす事のないように、分かりやすい件名をつけるようにしてください。一目見て、履歴書が添付されていると分かるような簡潔な件名にしてください。「履歴書のご送付」「中途採用応募の件」などで十分です。なお、WordやExcelで履歴書などの応募書類を作成した際のファイル名も、履歴書+氏名などシンプルでわかりやすいものにしましょう。

企業名は省略しない

履歴書をネット上やメールで送る際は、基本的に省略語を使ってはいけません。株式会社を(株)、有限会社を(有)など略して表現しないように気をつけましょう。ネットやメールでなら、長い言葉でもスペースの問題がないので打ち込めるはずです。

メールは営業時間内に送る

多くの就活生が迷う部分ともいえる、履歴書を送信する時間について見ていきましょう。履歴書をメールを送信する場合は、営業時間内が好ましいです。理由は、真夜中に送ったとしても会社のパソコンを見るのは翌日や翌営業日だからです。

履歴書には必ずパスワードを設定する

これが一番重要なマナーですが、履歴書をメールで送信する場合は必ずパスワードを設定しておきましょう。履歴書には、自分の名前や住所、電話番号やメールアドレスなど個人情報が満載です。万が一メールの宛先を間違えてしまった場合、全く知らない人に個人情報が漏れてしまい、何らかの被害にあってしまう可能性は否めません。履歴書をメールで送る場合は必ずパスワードを設定しておいてください。

設定したパスワードは別のメールで送る

また、設定したパスワードは別途、メールで送るようにしてください。これは万が一履歴書を送付した宛先が間違えていた場合、履歴書を添付したメールにパスワードを記載してしまうと、設定した意味がなくなってしまうからです。 本来、設定したパスワードは電話で知らせるのがベストです。しかし就活中、企業の人事は膨大な量の履歴書のチェックや通常業務をおこなっています。ですから個人情報を守るためにもパスワードを設定し、別途メールで送るのがマナーだといえるでしょう。その際は、宛先に間違いがないかしっかり確認して送信するようにしてください。

メールを送る際の例文

ではメールで履歴書送付をするポイントと、署名写真を履歴書に貼り付けた送り方をみたところで、次はメールで履歴書送付をする際の文例をご紹介します。見ていきましょう。履歴書などの応募書類の前に採用担当者が見るわけですから、例を参考にしっかり書き上げてくださいね。

新卒の就活で履歴書を送付する場合の例文

送信する前に宛先が間違っていないかしっかりチェック!

メールで履歴書を添付して送付する前に、確認しておきたいことがあります。メールを作成するときは宛先のメールアドレスの入力は最後にして、誤送信しないようにしつつ、これらの内容をチェックしてみてください。

履歴書の添付忘れや誤字脱字などがないかも確認する

これは履歴書に限らず、メールで添付ファイルをつける送り方に共通することですが、メールの文面を書き上げ、安堵してそのまま送付してしまい、あとから気がつき、謝罪とともにもう一度応募書類を添付しメールを送付するという流れはよくあります。これはメールの送り方として重大なマナー違反です。メールで履歴書送付をするときは、送信前にもう一度応募書類が添付されているか、文面に誤字脱字がないかなど、確認するようにしましょう。

企業からメールが来たら返信しなくてもOK

履歴書をメールで送信して、企業から「確認しました」など軽い返事が来たとしても、それに対して返信はしなくてもよいでしょう。大手企業になればなるほど、人事担当者は通常業務に加えて膨大な量の履歴書やメールを見ているはずです。メールの見落としなどを防ぐためにも、返信はしなくてもよいといえます。

内容によっては返信する必要がある

ただ、中には履歴書に不備があるため修正してください、などメールの内容によっては返信した方がいいケースもあります。企業からメールが来た際は内容をしっかり確認して、返信する・しないの判断を間違えないようにしましょう。

メールで送る履歴書も手書きがベスト!パスワードを設定するなどマナーを守って送ろう

ネットの普及に伴い、就活のスタイルも大きく変わってきて履歴書も手書きから、電子化へと移り変わってきています。履歴書や職務経歴書を添付してメールで送るよう求められることも多くなっています。応募書類を正しい送り方で送付することが面接につながる第一歩です。 また、正しい送り方をするのに加え、履歴書などの応募書類の前にみるメール本文も大事です。文例をもとにシンプルかつ失礼のない文章になるよう心がけましょう。

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