選考辞退を手紙・メールで送る際の書き方と例文

就活生が選考辞退を伝える時に意識しているマナーは様々

キャリアパーク会員の就活生を対象に「選考辞退を手紙やメールで伝える際のマナーは何だと思いますか？」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月6日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「選考辞退を手紙やメールで伝える際のマナーは何だと思いますか？」

就活生の多くは、選考辞退を企業に伝える際、様々な点に注意しているようです。例えば独自に調査したアンケートによると、伝える時期や時間帯や姿勢などが上がりました。 もちろん、選考辞退をするのであれば、早めに、謙虚な姿勢でというのは大切ですが、そのうえで、「どのように伝えたらいいのか」という点についても、きになるところではないでしょうか。詳しく見ていきましょう。

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選考辞退はメールや手紙で伝えるのが基本

就活を進めていく上で選考辞退を考える時もあるでしょう。一次面接、二次面接などは手紙ではなく、メールで選考辞退を行うのがおすすめです。すでに日程を組んであるうえでの選考辞退は、当日までに一週間以上余裕があればメールや手紙で問題ありません。メールを送る際は営業時間内にします。就活の繁忙期には選考辞退は珍しくありませんので、マナーを守れば非常識だとは思われないでしょう。

面接当日や役員・最終面接なら電話で伝える

もし選考辞退するのが当日や3日以内であれば、手紙などではなく必ず電話にしましょう。メールや手紙の場合、見ていない、もしくは届いていないといった可能性もあります。そして何より、企業は面接に来るのを待っているでしょう。ただし当日に選考辞退する場合は、相手に迷惑がかかるのでなるべく余裕を持って選考辞退の意志を伝えるのが大事です。また、最終面接や役員面接まで進んだ場合もメールや手紙でなく電話で知らせるようにしましょう。

メールによる選考辞退の書き方・例文

選考辞退を伝えるメールの例文や書き方を見ていきましょう。まずは宛先を書き件名に「選考辞退のお願い」と大学名と氏名を書きます。本文に会社名と採用担当者の名前を記し、面接の予定日と時間、大学、学部、氏名を分かりやすくかきましょう。そして選考辞退の文章に入ります。例文を参考にしましょう。また、最後に大学名、氏名、連絡先を記載するのも大切です。例文は以下の通りです。

選考辞退の理由は「一身上の都合」でも問題ない

選考辞退する際、辞退する理由を書く必要はあるかどうかは相手によりますが、ここは内定でなく選考の時点なので「諸般の事情」や「一身上の都合」と書いても問題はないでしょう。例文を挙げると

「この度、諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。」

といったものがあります。もし理由を聞かれたときは正直に答えると良いでしょう。その際の例文としては以下の通りです。

「他社での内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました。」

選考辞退を手紙で伝える場合の書き方・例文

選考辞退を手紙で伝える際の例文を見ていきましょう。誤字脱字があってはいけませんので、例文を参考に丁寧に書くのがポイントです。例文は以下のようなものがあります。

【例文】
拝啓　時下、貴社ますますご隆盛のことと存じます。
○○大学××学部△△学科の氏名
この度は次回面接のご通知をいただきまして、誠に有難うございます。しかし誠に勝手ながら一身上の都合により面接を辞退させていただきたいと考えております。
お手数をおかけして選考していただいているにも関わらず、誠に申し訳ありません。
末筆ながら貴社の益々のご発展ならびに皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます
敬具

就活のマナーを身につけておこう

就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。言葉遣いの他にも、身だしなみやメール・電話のマナーなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

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先にメールを出して手紙を書くのがおすすめ

手紙を書く際は、届くまでに数日かかることを考慮しましょう。特に1週間や数日と迫っている時に手紙を送ると先方はすでに準備段階に入っていますので、ぎりぎりの辞退と捉えられてしまいます。手紙は丁寧なように見えますが時期を考えると、注意が必要です。もし手紙で書く場合は、メールで先にお知らせし、改めて謝罪の気持ちを書くのがおすすめです。

選考辞退する際は早めに例文を確認して手紙やメールを作成しよう

選考辞退において最も大切なことは先方に早く伝えること、マナーを守ることです。まずは例文を参照してもいいので、マナーを守ったメールや手紙にて一報をいれましょう。更に電話で辞退することの謝罪とメールや手紙を送ったことも伝えておくと、丁寧さが伝わります。もし不在であれば、採用担当者まで伝言をお願いしましょう。失礼のないように例文を確認して、選考辞退を伝えるのがおすすめです。