内定者懇親会の失礼なき欠席マナーと例文【電話・メール編】

内定者懇親会をする意図とは？

内定者懇親会はなぜ行うのでしょうか。入社したときに歓迎会があるので、内定者懇親会はいらないのではないかと考える人もいると思います。ですが、この内定者懇親会には、企業側の意図があるのです。どういった理由があって、内定者懇親会をするのか、まずは、欠席のポイントを知る前に、内定者懇親会をする意図について知っておくべきです。では、内定者懇親会をする意図は何なのか、企業側の意図について紹介していきます。

内定者懇親会をする企業側の意図①：親睦を深めるため

内定者懇談会という名の会ですから、当然ですが内定者同士の親睦を深めてもらうのが、企業の意図でしょう。内定者同士というのは、言い方を変えれば同期社員になりますから、ライバルや仕事仲間になるわけです。そういった存在が働くうえで、良い相乗効果を生むと企業は分かっていますし、大切だと思っているのでしょう。

内定者懇親会をする企業側の意図②：内定辞退のリスク回避ため

内定者懇親会をする意図についてですが、それは企業が内定辞退のリスクを回避しようとしているからです。企業は、優秀な人材を自社に雇い入れしたいと考えています。もしも、内定者が複数内定をもらっている場合に企業は、内定辞退のリスクを考えます。
ですから、このような内定者懇親会を行い、入社する意思を固めさせ、内定辞退リスクの軽減を図っているわけです。

内定者懇親会をする企業側の意図③：入社後の働きやすい環境づくり

企業が内定者懇親会行う意図は、上記のような”内定者の囲い”だけではないのです。
内定者懇親会には会社の社長や役員、そして先輩社員など様々な役職、そして配属の人達が集まったりします。そこで飲み会や立食パーティーなどが開かれ、アットホームにコミュニケーションを取る事が出来るのです。つまり入社前に懇親会を開いて、入社後の働きやすい環境づくりをする意図が、企業にはあるのでしょう。

内定者懇親会を欠席する際のマナー

■調査方法：メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日：2017/1/26～1/29
■投票数：438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「内定者懇親会は欠席したいですか？」という質問に対して、14.2%の人がYes、85..8%の人がNoと答えました。（2017年1月時点、キャリアパーク調べ） 内定者懇親会を欠席したいと考えている就活生は少ないようでしたが、それでも予定が入ってしまったり、急に体調を崩してしまう可能性もあります。その時のために、欠席する際のマナーも知っておきたいところです。

今までは内定者懇親会を行う意図について紹介していきましたので、内定者懇親会をする意図の重要性について理解できたと思います。次は、内定者懇親会を欠席するマナーについて紹介していきますので、ぜひポイントをきっちりおさえて失礼のないようにしましょう。

内定者懇親会を欠席する際はすぐに連絡を入れる

内定者懇親会を辞退するのは、あまり社会人として好まれないです。会社の行事に参加するのは、社会人として一般的なマナーだというい点は覚えておきましょう。
とはいえ、内定者懇親会をどうしても欠席しなければいけない場合もあるでしょう。行事などを欠席するときには、マナーがしっかりあります。それは辞退する旨を早い段階で人事に伝えることです。
内定者懇親会を欠席するのが、わかった時点ですぐに連絡するように徹底してください。人事担当者や会社はその予定を見越して仕事をしているわけですし、飲み会などがあれば、お店の予約などもしているのです。あなたが懇親会を欠席するだけで、予定が狂ってきますので、そう言った点を加味して配慮するのが大事です。できるだけ早く伝えるようにしましょう。

内定者懇親会の欠席の電話やメールは前日までに済ませよう

内定者懇親会には、よほどの理由がない限り欠席するべきではないですが、やむを得なく欠席する場合は、欠席が分かった段階ですぐにメールや電話で連絡を入れましょう。
企業によっては、内定者懇親会を無断で欠席すれば、内定辞退と受け取ってしまう場合もあるのです。内定者懇親会を欠席するための電話やメールは、絶対に前日までにはしておきましょう。

電話やメールでのマナーは身につけておく

内定者懇親会を欠席するということは、ネガティブなことです。ネガティブな内容を伝える時は普段以上にマナーに気をつける必要があります。あらかじめマナーを知った上で企業の担当者に連絡を入れましょう。

マナーに自信がない人は就活マナーマニュアルを確認してから欠席の電話やメールを送ることをおすすめします。

内定者懇親会を欠席する旨を伝えるメール・電話の例文

内定者懇親会を欠席する際には、必ず連絡を入れる理由について上記で紹介していきました。次に、内定者懇親会を欠席する旨を伝える電話やメールの例文を紹介していきます。

内定者懇親会を欠席する際のメール例文①

標題：内定者懇親会の欠席につきまして

株式会社XX

人事部採用担当者XXXX様

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、内定者懇親会へのご案内誠にありがとうございました。
大変残念なのですが、大学のXXXと日程が被ってしまうため、参加が出来ません。
次回参加する機会がございましたら、よろしくお願いいたします。
お手数をおかけして申し訳ございません。お手配のほど、よろしくお願いいたします。

XX大学XX学部
XXXXXX

電話で内定者懇親会の欠席を伝える例①

私○○大学の○○でございます。
本日の内定者懇親会に出席させていただく予定でしたが、急遽○○のため、出席できなくなってしまいました。内定者懇親会に出られず残念です。
急な予定変更で申し訳ございません。

電話で内定者懇親会の欠席を伝える例②

内定者懇親会の件、お誘いいただき大変うれしい限りなのですが、実はその日が○○[用事]がありまして、どうしても参加できなくなってしまいました。誠に申し訳ありません。

内定者懇親会を欠席する際に各種書類提出を求められた際は「添え状」が必要

内定者懇親会を欠席する際には、内定者懇親会の際に提出すべき書類などがあった際には、その書類郵送などを依頼される可能性もあるでしょう。その場合は添え状を付けて郵送しましょう。ここでは、添え状の例文を紹介します。

内定者懇親会欠席の際の書類送付の添え状の例文

「このたびはXXXXの勝手な都合で内定者懇親会を欠席させていただきますこと、重ねてお詫び申し上げます。
内定懇親会を欠席した件は、ご了承して頂きありがとうございます。ご了承いただいた分、入社後は、向上心をもって業務に取り組みたいと思いますのでよろしくお願致します。
どうか今後とも、不肖のXXXXに温かいXXXXXXを賜りますことをよろしくお願い申し上げ、取り急ぎの御詫びと御礼に代えさせていただきます。
敬具」

内定者懇親会を欠席するならなるべく早いうちに電話やメールで連絡をしよう！

内定者懇親会を欠席する際の連絡のポイントとメール・電話・書類を郵送する際の添え状の例文についてみてきましたが、いかがでしたか。
内定者懇親会はできるだけ調整して欠席しないほうが良いのですが、やむを得ず欠席する事になってしまった場合には、しっかりとマナーを守って、メールや電話で早めに欠席の連絡を行いましょう。手紙はトラブルの可能性が高いので、避けてください。例文を参考にして、失礼のない対応を心がけましょう。