2019年10月07日(月) 更新

【営業事務の仕事内容】気になるその業務の詳細と一般事務・OA事務との違いを徹底分析

営業事務の仕事内容はあまり知られていない!

■調査方法:twitterを使用して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/16
■投票数:97 本

記事で、まずみなさまにご紹介したいのが、キャリアパーク編集部で独自に行った、就活に関する意識調査の結果です。Twitterを利用しフォロワーである学生に「営業事務の仕事内容を知っていますか?」というアンケートを実施しました。 結論、「事務員との違いがわからん!」と回答した学生が全体の37%となりました。続いて「はじめてきいた!」が31%、「なんとなくわかる!」が22%、「知ってる!」が10%という結果になっています。 営業事務と一般事務の違いはあまり知られていません。医療事務などとの比較であればイメージが沸く方も少なくないかと思いますが、営業事務はわかりづらいです。この記事では営業事務の仕事内容について説明していきます。

事務職の業務はいくつかに分類される

「事務職」と聞いて皆さんは何を思い浮かべますか?会社の業務の中でも最もポピュラーな職種のひとつである事務職ですが、その業務内容はさまざまで、いくつか分類されるでしょう。これから就職や転職で事務職を目指す方は、自分自身のイメージしていた業務内容と実際の業務とのギャップに悩まないよう、この機会に分類を覚えましょう。

営業事務や一般事務・経理事務などが存在する

事務職にはどのような種類があるのでしょうか、主なものだと以下の通りです。

さまざまなジャンルの事務職

・営業事務
・一般事務
・OA事務
・経理事務
・人事事務
・総務事務
・医療事務
・貿易事務
・学校事務

上記の通り、事務職とひとくくりにされているものも、細かく分けるとかなり多くの種類があるとわかります。医療や貿易、学校など、それぞれ専門的な場所で需要に合わせた事務が行われているため、ただ「事務職を目指す」と考えるだけでなく、あらかじめ早い段階からどの分野の事務にチャレンジするかを見定めたほうが良いでしょう。

営業事務の仕事内容

営業事務の仕事内容や役割を紹介します。営業事務の仕事内容として、見積書・請求書作成、商品の受発注、顧客・スケジュール管理、在庫・納期・出入金管理、伝票の作成、データ入力など、営業活動に関わる事務全般を指します。

具体的な営業事務の仕事(不動産)

では、具体的な営業事務の業務内容を確かめてみましょう。ここでは、特に営業事務の存在が大きい不動産業の場合でクローズアップします。

・不動産物件の管理操作
・お客様・他社からの問い合わせ対応
・お客様への対応、営業担当への引継ぎ
・物件写真や情報の確認・更新
・(営業不在時)代理として電話応対
・経費類の処理

営業のアシスタントとしての役割を果たす

営業事務は、経理をはじめとする他部門との調整も多いため、サービスに関する知識や流れを把握しておくことが重要です。他にも、顧客や取引先への対応も重要で、アドリブ力や判断力も必要になってきます。これらをみると、営業事務は一般的な事務職以上に、営業職のアシスタントとしての役割を果たしているといってもいいでしょう。

営業事務で得られるパソコンと対人スキル

営業事務の仕事は外回りで働く営業と一心同体で動くため、通常の事務職よりもより多くのスキルを得ることができるでしょう。表計算ソフトやパワーポイントなど、パソコンスキルはもちろん、お客様や取引先など、より多くの人たちと対応するために対人スキルがしっかりと身につきます。業務を通してのスキルが身につけば、他業種へのキャリアチェンジもしやすくなるでしょう。

専門性の高い事務職へのキャリアアップも図れる

営業事務の仕事を活かし、より専門性の高い事務職への転身を図ることもできます。伝票や見積書などの作成スキルを活かした経理事務、英語力を身につけられれば貿易事務や英文事務を目指せるでしょう。また、秘書技能検定を取得して秘書として活動するなど、その職種はさまざまです。また、前述で紹介した対人スキルを活かして営業担当や販売職に転身するなど、キャリアアップを目指したい方にぴったりの職種でしょう。

一般事務の仕事内容は企業によって仕事内容は大きく異なる

先ほどは営業事務について紹介してきました。続いては、一般事務について紹介します。紹介する営業事務と一般事務の仕事内容を見比べ、違いをおさえておきましょう。一般事務の仕事は皆さんがイメージする事務職と最も合致する分野に当たります。ただ、企業の規模によっては業務が大きく異なる可能性もあるため、しっかりと見極める必要があります。では、具体的にどのような仕事内容なのでしょうか。詳しく見てみましょう。

電話や来客応対・経理がメインとなりやすい

一般事務が行う仕事内容としては、ファイリング・来客応対・電話応対・物品発注・会議資料の作成・福利厚生などを担当する場合が多いとされています。規模の小さい企業になると、人事や経理などの事務業務を兼ねることがあるため、会社としてはなくてはならない存在となるのです。

OA事務の仕事内容はパソコンなどOA機器の操作が仕事の中心

OA事務の「OA」とは、「Office Automation」の略で、業務の進行をパソコンやFAXなどを活用してより効率的に図ることを指します。そのため、OA事務の仕事内容はパソコンを使ったデータ入力や文書の作成、パワーポイント用の資料作成が中心となります。かなり使い慣れている人であれば、OAオペレーターと呼ばれるパソコン業務のプロフェッショナルとして専任されることも少なくありません。

一般事務と同様の業務をするケースもある

ただ、上記でも紹介した通り、OA事務と一般事務を混同して使っている企業もあります。そのような場合、パソコンによる業務が中心ではあるものの、一般事務と同様に来客や電話応対を任されるケースもあります。電話や来客応対が苦手で、パソコン業務に専念したい方はOA事務の中でも、OAオペレーターとして活躍できるかどうかを調べる必要があるでしょう。

営業事務と一般事務・OA事務との違いとは

ここまでそれぞれの仕事内容について紹介してきましたが、これら3つの事務の違いがまだはっきりわからない方もいるでしょう。つづいては、営業事務と一般事務、そしてOA事務の仕事内容から見る違いを紹介します。

営業事務は臨機応変な対応を求められやすい

営業事務は、顧客からの電話対応やクレーム処理、商品説明など事務職でありながら営業活動のサポートをする役割であることがほとんどです。多くの人と接することになるため、その場に応じた臨機応変な対応ができるだけではなく、営業チームの補佐役として協調性とコミュニケーション能力が求められます。

一般事務はルーティンワークが重要

一般事務は、保有資格や語学の有無により若干仕事内容に異なる点があります。しかしながら所属部門に関係なく、部署で発生する事務作業に関するファイリングや電話・来客応対などルーティンワークが重要になるでしょう。同じ作業の繰り返しではあるものの、ミスをすると多大な迷惑をかけることになるため、計画性をもって仕事に取りくむ必要があります。

OA事務はパソコンの操作を確実にこなさなければならない

OA事務は上記でも紹介した通り、電子機器を利用した業務が中心となり、一般事務や営業事務よりも単独で黙々と作業をするケースが少なくありません。専門的な知識まで知り得る必要があるので、他の業務以上にパソコンに関する技術を身につける必要があるでしょう。

営業事務・一般・OA事務に共通する必要スキルがある

営業事務に限らず、事務職の仕事をする上で、Excelのパソコンスキルは必須です。AccessやPowerPointなどが使えることでなお有利になります。貿易事務や経理事務などの専門的な仕事に就くためには、簿記検定試験や貿易実務検定試験などを取得しておくことが大切です。

パソコンスキルとビジネスマナーは最低限認識しよう

事務職はまったくの未経験からの就職・転職も頻繁に行われていますが、基本的なパソコンスキルは、もはや必須条件と考えていいでしょう。また、会社の窓口として、社内外との交流が増えるため、マナーや社会常識が求められます。や会社の名に恥じない、誠意ある態度を示しましょう。

ビジネスマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

営業事務の仕事内容は営業のアシスタント・一般事務は文書作成・OA事務はパソコン中心などの違いがあるがどの業務もビジネスマナーは必須

営業事務と一般事務、そしてOA事務の仕事内容や違いを紹介してきましたが、いかがでしたか。前述でも紹介してきたように、営業事務は顧客からの電話応対が多いため、一般事務やOA事務よりもコミュニケーション能力やビジネスマナーを必要とされています。
一般事務はルーティンワーク、そしてOA事務はより専門的なパソコンスキルが必要になると分かりました。ただし、いずれの事務職もExcelなどの基本ソフトが使えなければ仕事に支障をきたします。会社によっては、すべてひとくくりの事務職として扱うケースもありますが、ここで紹介した違いを押さえたうえで、自分の性格やスキルに見合う分野の事務職を選んでみてはいかがでしょうか。

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