リクルーターへのメールの書き方｜お礼や日程調整の例文付き

リクルーターとメールをやり取りするケースは多い

本格的な就活が始まる前に、リクルーターとコンタクトをとり、企業についての話を聞いて企業研究をする人も多いのではないでしょうか。メールでコンタクトをとる際には、リクルーターから就活生に連絡が入る場合と、就活生からリクルーターに連絡をする場合があります。書面での連絡は、郵送にかかる時間を計算した上で送らなければならないため、時間のロスがでてしまいます。

また、電話でやり取りする方法もありますが、これは相手が忙しいときに仕事の邪魔をしてしまいます。相手に無駄な時間を割かせてしまうというデメリットになる可能性があるのです。相手が不在であったり、都合で電話に出られなくて、なかなか用件が伝わらないことも考えられます。このようなことから、リクルーターとのやり取りはメールが一番よい方法と言えます。

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リクルーターへのメールマナー

お礼や日程調整の返信メールは当日に送る

面談のお礼や日程調整メールへの返信など、リクルーターへメールを送る際は、当日中に対応しましょう。

後回しにすると、その時の気持ちや返信自体を忘れかねません。また、お礼メールが遅くなると失礼に当たりますし、日程調整の返信メールが遅くなると、志望度が高くないと思われてしまうのです。

件名だけで差出人と内容が分かるようにする

マナー2つめは、送信するときのメールの「件名」です。多くの人がメールを開封するときには、まず送り主の名前と会社名、そして件名をチェックします。そして、自分にとって必要を思われるものから本文を開いて内容を読む、という手順で開封します。

この時に、メールの件名がシンプルで簡潔にまとまっていると、相手はすぐに本文の内容を想像することができます。本文を最後まで読まなければ、何を伝えたくてメール送信をしてきたのか分からない書き方はNGなのです。忙しい相手に無駄な時間を使わせてしまうことになるからです。

メールの最初は名乗るところから始める

メールでも、手紙と同様に最初に自分の学校や氏名と名乗るところからはじめます。何度もメールでやり取りしている担当者であれば、自分の名前を覚えていて、今までのやり取りの流れを思い出しやすくなります。

そして、次に記載したいのが、「お礼」「お詫び」「お願い」などの文章の軸となる内容を入れます。これによりリクルーターは、「〇〇さんは、お礼のためにメールをしてきている」などのように、瞬時に内容を予測することができるのです。

誰が何のために送ってきたメールかどうかが、本文の最後にならないと分からないような書き方は大変非効率で、送り先の人は読むのが面倒だと感じてしまいます。

リクルーターへのお礼は企業ごとにメールと書面を使い分ける

リクルーターへのお礼はメール・書面でのお礼状どちらでもかまいません。企業によっては書面のほうがより丁寧だと考えるところもあります。

反対に、メールやSNSのほうがチェックしやすく効率的だと考える会社もあります。企業の社風によってお礼メールと書面でのお礼を使い分けましょう。

リクルーターへのメール例文

リクルータ－面談の後や、無事その企業の内定を得たときに送るお礼メール・お礼状の例を見ていきましょう。例を参考に丁寧に作成しましょう。自身がリクルーター面談で受けた印象や参考になった事項などを盛り込んで、オリジナリティを出していきましょう。

面談をお願いする日程調整のメール例

面談のメール例

内定のお礼メール例

リクルーターへのメールはマナーを守り要点を絞って作成する

就活生と企業の人事担当者の間に入り、お互いの橋渡しをする役目のリクルーターの存在は、就活生にとって大変ありがたい存在です。自分からリクルーターの人に会うためにコンタクトをした訳でなく、リクルーターから声をかけられた場合でも、ビジネスマナーを守ったメールは大事です。

忙しい中時間を作ってくれたリクルーターへのお礼は、懇談後すぐに送りましょう。送信時間が遅くなりすぎない当日中がおすすめです。また、メールの件名や本文などにも一定のルールがあります。

例えば、件名はパッと見て解るものにする、本文は要点を絞って作成する、結論は先に持ってくる、などがあります。どれもが、実際に社会人になってからも役に立つビジネスの常識ですので、ぜひ自然に使いこなせるようにしましょう。