リクルーターと連絡を取り合う際の電話マナー～就活における知らない番号や非通知着信への適切な対処法もご紹介～

就活生のほとんどは知らない番号からの着信に出ている！

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月6日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「就活中に知らない番号から着信があったら、どうしていますか？」

就活中に知らない番号から着信があった場合は、企業からの電話かも知れないのでとりあえず出てみるという学生がほとんどといえます。「ネット検索」「とりあえず出る、または調べてからかけ直す」など不在着信については番号を調べてみるという用心深い人もいるようです。実際には、どう対応するのがベストなのでしょうか。あわせて、折り返し電話をかける際のマナーについても見ていきましょう。

就活中に知らない電話番号からの着信はどうすべきか

普段であれば、知らない番号や非通知から電話がかかってきたときに無視する人でも、就活中ともなると、企業からの電話かもしれないと、出たほうが良いのか迷うでしょう。
また、不在着信が入っていた場合は、かけ直した方がいいのかどうかも、対処に困りますよね。リクルーターから、留守番電話にメッセージが入っていればいいのですが、そうでない場合はどうしたらいいのでしょうか。

リクルーターからの可能性があるためなるべく電話に出る

就活でリクルーターから電話がかかってくることがありますが、初めは自分の知らない番号で着信があるケースが多いです。そのため、知らない番号でも電話に出たほうがよいでしょう。リクルーターもあなただけに電話を掛けたり、時間をとっているわけではありません。相手の負担を減らすのと同時に、早め早めに対応することで好印象を与えるきっかけにもなるため、着信があったらなるべく早く電話に出るよう心がけてください。

電話に出れなかった場合も繰り返し着信があるケースが多い

アルバイトや授業などでリクルーターからかかってきた電話に出られなかった場合、もう二度と連絡が来ないのかというと、そうではありません。リクルーターが特定の就活生に対して連絡を取るのは、少しでも優秀な人材を得て、企業の発展の一翼を担ってほしいため、一度でなく、二度三度と電話をかけてくるでしょう。ただし、着信が入っていることに気づいていたのであれば、すぐに掛け直しましょう。自分から再度、電話を待つのは社会人のマナーとして厳禁です。

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不在着信の留守番電話が入ったら内容をすぐ確認

ここまでは、知らない電話番号から直接電話がきた場合の対応について見てきましたが、不在着信で、かつ留守番電話だった場合はどうすればいいでしょうか。留守番電話であれば、メッセージを確認することで相手が誰なのかがすぐわかります。そのメッセージを聞いて、誰からの連絡なのか、どういった内容なのかを確かめましょう。

留守番電話の相手がリクルーターの場合は必ず折り返す

留守番電話の相手がリクルーターだった場合は、必ず折り返しの電話をおこなってください。留守番電話が入ってからそう間もない時間であれば、折り返しても電話に出てくれる可能性が高いでしょう。リクルーターが電話に出てきた場合は、必ず「○○大学の■■です。先ほどは電話に出られず、大変申し訳ありません」のようなお詫びを一言添えてください。

業務時間外に気づいた場合は翌日以降に折り返す

もちろん、いくら電話が入ってきたからといって、アルバイト中や学校での授業中には電話に出ることができません。例えば、夜が更けてから留守番電話の存在に気づき、慌てて折り返しの電話をしようとする人もいるでしょう。しかし、多くの企業は18時前後で業務を終えている可能性が高いので、無理に掛け直す必要はありません。この場合は、翌日の始業開始時間以降にかけ直すよう心掛けてください。

折り返しやすい時間帯は10～12時・14～17時

10～12時・14～17時の間は、各種ミーティングや休憩時間、そして業務終了前の最終作業など、必ず時間を確保したい用事が比較的少ないため、相手も電話に出やすいです。ただし、上記の時間以外にリクルーターから不在着信が来ることもありますので、その際は臨機応変に対応しましょう。

留守番電話なしや非通知のケースもある

留守番電話にメッセージが残っている場合は、それを通じて誰からの連絡かがわかりますが、中にはメッセージを残さなかったり、携帯番号自体が非通知のケースも少なからず存在します。リクルーターからの連絡もこういったケースに含まれることがあるので、なるべくすぐに電話に出るか、折り返し連絡をとりましょう。不在着信が入った時間帯を確認し、その時間帯に電話に出られるようにしておくことも、すぐ電話に出られる体制を整えるのに欠かせないポイントです。

着信を無視し続けると面談のチャンスを失う可能性がある

知らない番号の相手がリクルーターだったとしたら、あなたがかけ直すことで、リクルーターが何度もあなたへ電話をかける手間を省くことになります。リクルーターが、あなたに電話をかけてもつながらないという状況が続けば、リクルーターも諦めてあなたを選考リストから外してしまうかもしれません。また、入社してからも仕事上トラブルになるかもしれないと人物と懸念されても仕方ありません。

どうしても不安な場合はインターネットで電話番号を検索する

それでも「何か悪用されるのではないか」「勧誘の電話ではないか」と不安になって電話を掛け直すことができない方も少なくありません。非通知では不可能ですが、電話番号が表示されている場合は、インターネットで検索してみましょう。例えば「電話番号検索」と呼ばれるサイトでは、全国各地から寄せられた電話番号に関する情報が集約しています。こういったサイトを利用することで、どの企業からの電話なのかがわかるケースもあるので、安心して掛け直すことができるでしょう。

リクルーターへの電話で心掛けておくべきマナー

リクルーターからの電話連絡が入ってきた場合、どのような対応を取るべきでしょうか。これから4つの心がけておくべきマナーを紹介しますが、それ以外にも押さえておきたい部分は複数ありますので、それも踏まえたうえで覚えておきましょう。

マナー①：電波の安定した静かな場所でかけ直す

まず、押さえておきたいマナーとして、電話をかけ直すときは、電波の安定した静かな場所を選びましょう。駅や商業施設、幹線道路沿いなど、比較的騒音の激しいところでの連絡は禁物です。外出中の場合は、人通りの少ない施設で相手も自分も聞きやすい環境で話しましょう。

マナー②：丁寧な言葉遣いと謙虚な姿勢を忘れずに

これは電話に限らず、社会人として欠かせないマナーですが、リクルーターと応対する時は常に丁寧な言葉遣いで、かつ謙虚な姿勢を忘れずに話を進めてください。リクルーター側からの連絡とはいえ、あくまでも志望を出しているのは就活生の皆さんです。そのため、ぞんざいな態度で応対したり、フランクな言葉遣いで話しかけるとリクルーター側の心証が一気に悪くなり、いざ一度面談をおこなったら、それっきり声がかからなくなることも考えられます。
また、折り返して電話に出た際、相手がリクルーターだとわかったらまず、「今、お時間大丈夫でしょうか」とリクルーターに聞くのもマナーですので気をつけましょう。

マナー③：必要な情報はすべてメモで書き残す

リクルーターからの電話の中には、面談の実施日や時間のほか、準備物や各種注意点などの情報を共有するかもしれません、そこで、必要な情報はすべてメモで書き残すよう心掛けましょう。メモ帳なしに応対してしまうと、覚え忘れで共有事項を見落とす可能性が高くなります。見落とした情報が、結果的にリクルーターに迷惑をかけるだけではなく、自分自身の内定チャンスを逃すきっかけになるかもしれません。ひとつひとつメモに取り、聞き取りづらい箇所があればもう一度聞き直すなど、万全の態勢で電話に応えましょう。

マナー④：かけ直しても不在の場合は必ず留守番電話を残す

かけ直した際に留守番電話につながった場合は、「○○ですが、先程はいただいた電話をとれずに申し訳ありませんでした。また30分後に連絡させていただきます。失礼いたします。」といったメッセージを残しておきましょう。このようなメッセージを残すことで、「自分は○時○分に折り返し連絡をした」との証明になります。
時間を置いてかけ直さなくても、留守番電話を聞いた相手からまた連絡が来ることもありますので、電話をとれるように待機しましょう。留守番電話になってしまった場合でも、落ち着いて冷静に対処すれば問題ありません。

就活中にかかってくる知らない電話番号はリクルーターかも！時間を見て折り返そう

就活中に知らない番号や非通知からの電話があった場合の対処法を見てきましたが、いかがでしたか。就活中に不在着信を目にすると、「しまった！」と思ってしまいます。これを逃したことによって内定を逃したと連想しがちですが、そこで諦めるのは早いです。先に述べた対処法で、落ち着いて電話を折り返しましょう。
社会人になるにあたって、電話のマナーは非常に重要です。知らない番号への対応、留守番電話の入れ方、折り返しの電話をする場合のマナーなども、リクルーターは見ています。電話のマナーもしっかりおさえておきましょう。そのままにしておくと自分が損をしてしまうかもしれません。