2017年07月18日(火) 更新

会社説明会にバックレてしまった場合の選考・内定への影響|メールや電話を用いた謝罪の適切なタイミング【お詫び例あり】

会社説明会を当日キャンセルするとマイナス評価となる?

キャリアパーク会員の就活生を対象に、「会社説明会を当日キャンセルする際は、内定にどのような影響を与えると思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の声

  • 印が付けられる
  • 自身の予定などの管理能力や相手への気遣いが行き届いていないと思われると思う
  • 信用がなくなり内定には影響を与えると考える
  • どうしても避けられない事態で、電話で連絡すれば影響はないと思うが、自分の身勝手な都合であれば内定に響くかもしれないと思う。
  • マイナスのイメージがつくと思います。

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「会社説明会を当日キャンセルする際は、内定にどのような影響を与えると思いますか?」

アンケート結果より、会社説明会を当日キャンセルしてしまうとマイナス評価になると考える就活生が多いとわかりました。スケジュール調整・管理は仕事でも当然求められるので、「当日キャンセルすると、やむを得ない事態を除いては予定を管理できていないと見られる」というリスクを、就活生は考えているのでしょう。そこで本記事では、会社説明会を当日キャンセルした際のリスク、またその場合の対処法、マナーについてご紹介します。

説明会をバックレた後の選考や内定に影響はあるのか

シーズンによっては、会社説明会が頻繁におこなわれます。内容によっては事実上の面接として実施されることも少なくありません。そんな時、例えば寝坊したり、開催日を間違えるなどして会社説明会をバックレてしまった場合、会社の選考や内定に影響はあるのでしょうか。

複数社参加による合同開催の場合はあまり影響はない

複数の企業が合同で開催する会社説明会の場合、今後の採用活動への影響はあまりありません。大規模であればあるほど、参加者も膨大なものになります。バックレてしまったからといってチェックするのは事実上不可能ですので、改めて別の機会に実施される説明会に参加したり、OB訪問などでお話を伺うなどすれば選考を通過するチャンスは十分存在するでしょう。

一社単独による説明会にバックレると内定は厳しい

複数企業での実施では問題はあまり発生しないものの、一社単独で開催する場合は選考に大きく響くかもしれません。単独開催の説明会の参加者は、大抵は数十人単位で実施します。そうなると参加していない人の存在がハッキリしますし、事実上の一次面接も兼ねて開催しているケースもあるため、1度バックレてしまうと「約束を守らない」「会社を志望する気がない」と判断されて内定獲得は一気に難しくなるでしょう。

企業同士で共有するブラックリストは存在しない

それでは、大規模小規模関係なく、バックレてしまったときに他の企業へブラックリストとしてその情報が共有される可能性はあるのでしょうか。1社単独で実施している場合、その会社内で情報を共有することは考えられるでしょう。しかし、わざわざその情報を他社に報告して就活生を不利にさせるなんてことはありませんし、そもそも共有ブラックリストを作るのは個人情報保護の観点から認められていません。

バックレること自体が社会人マナーに反する行為

前述の文章を読んで、「ブラックリストが存在しないなら就活は大丈夫だろう」なんて思った方もいるでしょう。しかし、そのような考えを少しでも持っているようでしたら、すぐに改めるべきです。そもそも、遅刻や欠席になると分かったら、その段階ですぐに担当者への連絡を入れて詫びるのが基本となります。そういったこともせずにバックレること自体、社会人としてのマナーに反する行為をおこなっているのは間違いありません。どんな理由があったとしても、参加しないと決めた段階で必ず連絡を取るようにしましょう。

説明会を申し込んでからキャンセルする際は電話かメールか

いざエントリーをおこなった説明会を、私事都合や授業などの関係で休む必要があると分かったら、キャンセルの連絡を入れておく必要があります。ただし、開催規模や連絡日によって「電話」にするか「メール」にするか、連絡手段の対応が分かれます。

早めに不参加を決めた場合はメールで連絡する

就活ナビゲーションサイトで会社説明会を予約しているのなら、早めにキャンセルボタンを押せば問題ありません。もし、企業と直接やりとりしているなら、担当者の方に必ずメールしましょう。 もし、会社説明会をキャンセルするのが早い段階なら、メールで連絡するのがマナ―として適切です。電話はやはり受ける方も結構やっかいなものですので、緊急事態や直近でもない限り電話で連絡するのは適切ではありません。適切ではない方法でキャンセルの連絡をするのも、多少は内定に悪い影響を与えることとなるでしょう。

メールでのキャンセル連絡は4・5日前までベスト

開催4・5日前くらいまでであれば、メールを用いてキャンセルするようにしてください。 メールは、件名で内容と誰からの連絡かというのが分かるようにして、宛名、名乗り、説明会に行けなくなったと報告します。また内定を考えるなら、別日の説明会に変更できないでしょうかと聞きましょう。もちろん、お詫び、署名を忘れてはいけません。これならば内定に影響を与えないで会社説明会をキャンセルできるでしょう。

日程が近い時は電話でキャンセルを伝える方が無難

2・3日前や前日、当日の会社説明会キャンセルの連絡は、必ず電話でするようにしてください。電話での連絡であれば、まず確実に相手にキャンセルすることを伝えられます。もしメールでの連絡になってしまったら、メールを見られず結果的にバックレ扱いをされる可能性が考えられます。そうなると、内定にも影響を与えてしまいかねませんので、必ず電話連絡をしましょう。

就活サイトでの申し込みなら前日のキャンセルが可能な場合もある

就活サイトが実施するような会社説明会の場合、サイトから直接エントリーしているケースが多いのではないでしょうか。サイトからの申し込みであれば、前日までのキャンセルが可能な場合があります。ただし、説明会ごとにキャンセル締め切り日時が設けられているので、それに間に合わなければ直接企業へお詫びの電話を入れる必要があるでしょう。

説明会を当日欠席してしまう場合の連絡方法

ここまで、会社説明会を前日より前にキャンセルする場合の連絡方法について取り上げました。続いては、寝坊したり急な体調不良などで当日欠席せざるを得なくなった場合の連絡方法について紹介します。当日の連絡に関しても、その方法は規模によって異なるため、臨機応変に対応する必要があるでしょう。

大規模な説明会では担当者の負担を考えてメールで連絡

複数企業による合同開催や、就活サイトなどが主催するような説明会の場合、電話での連絡だと、担当者への負担が大きくかかってしまいます。例えば参加人数が1000人規模の説明会で、数十人続けて休むとの連絡が入ったら相当な時間を電話対応に充てなければならず、企業ブースの準備もろくにできません。参加した人に与えられるべき時間を、不参加者のために充てるのは非効率的です。本来は電話でお詫びすべきところですが、このような場合に限ってはメールでの連絡がベターでしょう。

一社のみの説明会では電話連絡が必須

大規模な会社説明会においてはメールでの連絡がベターですが、単独開催の説明会においては電話連絡が必須となります。当日キャンセルは好ましいことではありませんが、正当な理由であれば企業側も耳を傾けてくれるでしょう。ただし、企業によっては丁重に電話しても内定を得られるチャンスを失う可能性の方が高くなっているので、そうなることを踏まえたうえで一本電話を入れておきましょう

お詫びメールも併せて送っておいたほうが良い

会社説明会を欠席する連絡を電話でした後も、念のためメールでもお詫びを送っておくといいでしょう。当日やその前日に連絡してしまうと、会社側も忙しいため取りこぼしている可能性もあります。謝罪と内定を考えると、マナーを守ってお詫びのメールをしておくのがおすすめです。

説明会を当日キャンセルする場合のお詫び例

さいごに、会社説明会を当日キャンセルする場合のお詫び例について紹介します。直接電話で連絡する場合と、メールで連絡を入れる場合の2つのパターンをピックアップします。これらの見本を参考に、実際にキャンセルせざるを得ない場合は誠意ある謝罪をしましょう。

当日キャンセルの連絡(電話連絡の場合)

お忙しいところ恐れ入ります。○○大学の○○と申します。
本日参加予定でした説明会の件でお電話いたしました。担当の○○様はいらっしゃいますか。

(担当者が出てきたら)

○○様でいらっしゃいますか。お忙しいところ申し訳ございません。
私、本日実施の説明会に参加を予定しておりました○○大学の○○と申します。

本日39度の高熱が出ており、○○時から病院の診察を受けることになったため、○○時に実施されます御社の会社説明会に参加することが難しくなりました。
誠に恐縮ではございますが、説明会を欠席させていただきます。
突然の欠席の連絡となりまして、大変申し訳ございません。

後日、別日程で開催されるようでしたら是非参加させていただきたいと思います。
本日はお手数をおかけして申し訳ございませんでした。

当日キャンセルの連絡(メール連絡の場合)

【人事部 ○○様】●月●日実施 会社説明会欠席のお詫び

○○株式会社人事部 新卒採用担当 ○○様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○と申します。
本日13時におこなわれます貴社の会社説明会に参加する予定でしたが、天候不順により、本日の飛行機が全便欠航となったため、参加が困難になってしまいました。

お忙しい中、席を用意していただいたにもかかわらず、参加することができず大変申し訳ございません。

次回実施される予定の会社説明会には必ず参加させていただきますので、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

会社説明会のバックレは評価に影響を与える!タイミングでメールや電話を使い分けよう

内定を左右する、会社説明会のキャンセル方法をご紹介しました。バックレは間違いなくNGで、キャンセルのタイミングが早めならメール、直近なら電話で連絡をするというのがポイントです。一番良いのはなるべく早く連絡することですから、やはりメールで連絡するようにするのが良いでしょう。なるべく小まめに予定を確認しておき、会社説明会をキャンセルする場合は、スムーズな連絡を心がけてください。

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