お礼メールで気持ちを伝える方法｜件名の書き方や例文を紹介

就活中にお礼メールを送る機会は多い

就活中は、さまざまなケースで企業宛にメールを送ることも多いです。会社説明会やOB訪問、そして面接の連絡や合否の連絡、また内定をもらった後にも、多種多様な連絡事項でのメール使用が主流となっています。

現在は学生であっても、メールの基本的なルールや流れ、そして文書の言葉使いなどを知っておくと、今後の就活や社会人になったときにも役立ちます。

ここでは、企業宛にお礼メールをする際に気を付けたいことや、送信用メールの内容のポイントなどについて紹介していきます。就活中だけでなく、社会人になってからも、ビジネスメールや社内メールを送る機会が多くなります。今のうちからポイントをつかみ練習をして慣れておきましょう。

お礼メール作成のポイント

企業の会社説明会や面接試験・筆記試験などで訪問をした、などの後には、必ずお礼メールを送る習慣をつけましょう。お礼メールは必ずしも必要である訳ではありません。

しかし、メールできちんとお礼や挨拶ができるという心使いは、企業からの印象アップにもなります。他の就活生との差をつけるためにも、ぜひメール作成のポイントを押さえておきたいところです。

送信用メールの件名と、本文の内容の書き方、そしてメールを送るときの注意事項なども取り上げていきます。ぜひ参考にしてみて下さい。

件名は簡潔に分かりやすく

メールで一番目に付く箇所で、重要とも言える箇所が「件名」です。毎日、仕事用でたくさんのメールを受信するであろう企業担当者は、メールチェックをする際に、最初に件名をざっと見ておおよその内容を判断します。

また、緊急の内容のものであるかどうかも件名を見てすぐに分かることが多いので、件名はメール全体の中で最も重要な箇所といえます。

こちらから企業の担当者にメールを送るときには、「件名」を必ず入れ、内容は簡潔かつ分かりやすさが重要となります。この場合、件名はあくまでもメールの概要を示すためのものと考え、この件名の部分に「お世話になっております」などの長いあいさつ文などは入れないようにしましょう。

お礼のメールであれば、「先日の〇〇へのお礼_(自分の氏名)」というコンパクトな形式で書くとよいでしょう。そして、件名にも自分の名前を（）の中に入れて記入しておくと、とても親切で相手に分かりやすいですね。

本文には自分の考えや学びも含める

メールの本文の内容についてですが、こちらも簡潔にそして起承転結がある内容になるように心がけて下さい。最初に、先日の何に対してのお礼メールなのかが分かる文章にして、必ずお礼を述べる文も入れます。

そして次は、自分が面接や筆記試験・説明会などの出来事で、何を学んだのか、という率直な感想も入れるとよいでしょう。また、自分自身が仕事に対して今、感じていることも入れる工夫をしてもよいですね。

ありきたりの、感謝を示すだけの文面よりも、自分なりのオリジナルの文や考えなどを入れると、「就活生のためになったようで、時間を作って面接して本当によかった」などのように、担当者も改めて、時間を作って良かったと思えることでしょう。

お礼メールの件名作成で注意すべき点

当日または翌日中にメールする

お礼のメールで注意したいことは、できるだけ早くお礼のメールを送信するという点です。面接や説明会などのお礼であれば、その当日中もしくは、遅くとも翌日までにはお礼メールを送りましょう。

面接をしてから間もないときにお礼メールをもらうと、どんな応募者であったのかを思い出しやすいというメリットがあります。きちんと挨拶ができる人である、という好印象にもなります。

もし、お礼メールを送るのが遅くなってしまった場合、その逆で悪い意味の印象に残るかもしれません。また、日にちが経っていることで、どんな学生だったのかの記憶が薄く忘れている可能性もあります。これらを総合して考えると、お礼のメールは迅速に担当者に送ることが、重要だと分かります。

絵文字を使用しない

次に、絵文字などプライベート感が出る文字・文章を使用しないことです。「OB訪問ありがとうございました(^^)/」「丁寧に会社説明会ではお話しいただき感謝しております(^_-)-☆」など、だれがどう見てもふざけていると見受けられる件名は避けましょう。

特にOB訪問はリラックスした環境でやり取りするため、つい文章も砕けたものになりがちです。しかし、相手は希望する就職先の先輩方です。お礼メールの文章は、丁寧に友達感が出ないようにしてください。

長文は控える

メールは長文になりすぎないようにしましょう。件名も同様です。「会社訪問ありがとうございました｜試験もよろしくお願いします」など、長文すぎてメールの件名表示から一部の文字が消えてしまうようなものは避けてください。

「OB訪問のお礼_〇〇大学〇〇学部△△△△」のようにシンプルにまとめましょう。担当者によっては日々100通以上のやり取りをする場合もあるため、長々しい件名で手間を増やすのは控えてください。

本文に関しても、長々とした文章ではなく、パソコンで見て、スクロールをせずに読み切るぐらいの文量だと、企業側としても読みやすいです。

誤字脱字はNG

基本中の基本とはいえ、「誤字脱字」をするのは禁物です。「会社説明会のお例」など「お礼」や「御礼」を「お例」「御令」といった風に変換ミスしてしまう可能性があります。変換ミスがあると採用担当者から「細かな部分までチェックできていない」「仕事でミスしそう」など、あらぬレッテルを貼られてしまうかもしれません。

入力時とメール全体の作成時の最低2回は、誤字脱字がないかチェックしましょう。

正しい言葉遣いを押さえておこう

言葉遣いは、相手に与える印象に大きな影響を及ぼします。特に「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」は正しく使えるようになっておくことが大切です。そこで活用したいのが言葉遣いマニュアルです。

このマニュアルでは、ついやってしまいがちな間違った言葉遣いや二重敬語について紹介しています。言葉遣いに自信がないという就活生は、このマニュアルを見ておきましょう。無料でダウンロードできるので、就活のいろいろな場面で役立てましょう。

【事例別】お礼メールの件名の例文をピックアップ

お礼メールの件名と例文を事例別にご紹介します。件名とメールの中身が合致していないものは避けましょう。

お礼メールは件名を分かりやすくして早めに送る

今やビジネスの現場での連絡方法として欠かせないメールは、送信者側は内容や送る日時も考慮して、適切な時に送ることが大切です。お礼メールの場合の注意点は、件名を簡潔に分かりやすくする、できる限り早めにお礼のメールを入れるという2点です。

就職試験は、実際に企業を訪問して面接や筆記試験を行う時だけに気を使い、集中すればよいというものではありません。メールでのやり取りが始まった段階から、もう企業の適正がチェックされていると考えておいたほうがよいです。

正しいマナーとメールの書き方を覚えて、就職活動がスムーズに運ぶようにしましょう。