2017年08月14日(月) 更新

【質問への回答にお礼を伝えるメール】就活中・就職後のビジネスメール例文集【取引先への返信】

就活メールの基本的なルール

就活メールを送る際には、基本的なルールやビジネスマナーを守る必要があります。会社に質問をする場合や、お礼のメールを送る際には書き方に注意して、失礼の無い文章を作成するように心がけましょう。メールのマナーができているのは、社会人として当たり前といえます。

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会社説明会に対するお礼メールは好印象

会社説明会等に参加した場合は、お礼のメールを送ってみましょう。マナーをきちんと守れているお礼のメールを送ると、企業に好印象を与えることができます。会社説明会の準備や機会を設けてくれたことに対して、感謝を伝えるお礼メールを送るようにしましょう。

書かなくても評価が下がることは無い

お礼メールを送ると好印象を与えられる可能がありますが、送らなかったからと言って評価が下がることはありません。選考結果に直接影響することはありませんので、送っていなかったとしても焦る必要は無いでしょう。しかし、メールに会社説明会の感想を記入すれば、相手に自分をアピールできます。

会社説明会に対するお礼メールの例文

件名:会社説明会へのお礼/○○大学 (氏名)

○○株式会社
人事部 ○○様

本日、貴社の会社説明会に参加させていただいた○○大学○○学部の○○ ○○と申します。
本日の会社説明会のお礼を申し上げたく、ご連絡させていただきました。

貴社の業務内容について詳しいお話を伺うことができ、非常に勉強になりました。
また、質問にも丁寧に答えていただき、大変感謝しております。
会社説明会を通して、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

末筆ながら、お礼を申し上げますとともに、貴社のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

就活メールで質問・問い合わせをする際のポイント

就活で企業に質問メールを送る際には、相手に分かりやすい文章を心がけましょう。件名や質問内容は簡潔にまとめて、「ご多忙のなか恐れ入ります」などの相手を気遣う一言を入れることが大切です。また、自分の連絡先を忘れず明記しましょう。「挨拶・自分の大学名と名前・質問内容・相手を気遣う一言・締めの挨拶・署名」が、問い合わせメールを送る際の大まかな流れです。

質問・問い合わせの例文

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様

突然のメール失礼いたします。
私、現在就職活動をしております、○○大学○○学部の○○ ○○(氏名)と申します。
この度は、貴社の○○年度の採用予定の有無についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
新卒採用のご予定がありましたら、応募させていただきたいと考えております。

ご多忙のなか恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

質問への回答に対するお礼メールの例文

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様

お世話になっております、○○大学○○学部の○○ ○○(氏名)です。
ご返信いただき、誠にありがとうございます。
それでは、新卒採用の募集が開始されるのを楽しみにしております。

何かとお世話になることと思いますが、今後ともよろしくお願いいたします。


○○大学 ○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

就職後もメールのビジネスマナーは大切

就職後も、メールのビジネスマナーは大切だといえます。近年はIT化が進み、電話以外にメールでやり取りをすることが少なくありません。取引先やお客様にメールを送る際には、失礼のないように気を付ける必要があります。社会人として正しいビジネスメールの書き方を知っておきましょう。

取引先・お客様へのお礼メールはかならず送るべし!

取引先・お客様への感謝を綴ったお礼のメールは必ず送るようにしましょう。 取引先やお客様に対してお礼・感謝を示すビジネスメールを送ると、その後のやり取りのきっかけになりますし、好印象を残すことができます。取引先やお客様とお会いした後には、お礼・感謝を伝えるビジネスメールを送る習慣をつけるといいでしょう。

トップセールスマンの声にも多い「お礼をはじめ、マメな連絡は信頼を呼ぶ」

お客様との信頼関係を構築していくにあたって、マメに連絡をすることが大切です。お礼に限らず、節目のタイミングで連絡を取るようにしましょう。 トップセールスマンからも、「マメに連絡をしていると相手が自分に連絡をしやすい状態になる」とよく聞こえてきます。メールでやり取りを続けていると、なぜか会っていないのに何度も会っているような感覚になります。

ビジネスメールの基本的な書き方

では、まずはビジネスメールの基本的な書き方から押さえておきましょう。 ビジネスメールや目上の方に送るメールは、さまざまなマナーやルールを守って送る必要があります。また、用件がすぐ分かるメールを作成するように心がけてください。

メールは相手が一読すれば内容がわかるように書く

人によっては1日に何十通、何百通ものビジネスメールに目を通すものです。そのため、ビジネスメールは相手が一度読めば内容がわかるように書きましょう。 ビジネスだからと漢字を多用したり、過度に丁寧すぎる文章にしたりすると、読みにくいメールになってしまい内容が理解しにくくなります。「漢字とひらがなのバランスを調整する」「一文は50文字以内で区切る」「テキストは5行ほどでブロック分けする」など、相手が読みやすい書き方をしましょう。

ビジネスメールはやりとりが短くなるように書く

ビジネスメールのやり取りは短ければ短いほどよく、自分が送るのであれば「自分→相手からの返信→自分」の3通で終わるのがベストです。 そのため、相手が知りたいであろう情報や、案件の詳細、会議やミーティングの候補日などは、相手が返信で問い合わさせないよう先に書いておくのがマナーです。

メールの内容が理解しやすくなる文章の流れ

ビジネスメールは「宛名→自己紹介→用件→用件の詳細→締めの挨拶→署名」の順番で書くと、相手に理解されやすくなります。とくに件名と用件は大事なので、打ち合わせのお礼のメールや来社・来訪のお礼、こちらの訪問後のお礼メールなどは、シンプルに書くようにしましょう。

お礼メールの文例:取引先・お客様と打ち合わせ後

取引先・お客様と打合わせをした後の、お礼メールについて文例を見ていきます。お礼のメールは、感謝の気持ちを伝えるためのものです。感謝の気持ちを伝えるには、相手に送信するタイミングが重要になります。 当日か、遅くとも翌日中には打ち合わせのお礼をメールで送信するようにします。また、お世話になった相手の厚情に対して、率直に感謝する気持ちを自分の言葉で伝えるようにしましょう。

取引先へ率直に感謝する気持ちをストレートに伝える文例

件名:「○○打ち合わせのお礼」

○○株式会社 営業部
○○○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。

本日はお忙しいところ、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

弊社の商品○○○○について、○○様をはじめ、皆様から数々の有益なご提言をいただきましたことに厚くお礼を申し上げます。
ご提言いただいたことを参考に、これからも御社のご要望に譲った形で進めていきます。

次回の打ち合わせでは、○○についてさらに詰めていきたいと考えています。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

お礼メールの文例:取引先・お客様へ営業訪問後

最初に、営業訪問後のお礼メールの最低限の目的は、「訪問させていただいたこと、時間を割いていただいたことへのお礼を伝える」ことです。もう一歩進んで、お客様に役立つメールとするためには、感謝の気持ちに加えて「訪問時の面談で、お客様から宿題をもらい、その回答・報告をする」ようにしましょう。

取引先へ訪問・時間を割いていただいたことへのお礼のメール文例


●●様(お客様の名前)

いつもお世話になっております。
A社○○でございます。

本日はご多忙の折、面談の機会をいただき、誠にありがとうございました。

面談の場で指摘いただいた点については下記の通りご報告申し上げます。
今後、●●様のお仕事に役立つ情報がありましたら、ご提供させていただきたいと存じます。
私の方でお力になれることがありましたら、ご遠慮なくいつでもご連絡くださいませ。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

お礼メールの文例:接待を受けた後

お客様やお取引先など、大切な人をもてなすことを接待と言います。先方のご厚意で実施いただいたとはいえ、開催してくれたことに対するお礼を述べるのもマナーです。取引先から接待を受けた後の、お礼のメール例文をみてみましょう。

取引先・先方から接待を受けた後のお礼メール例文

件名 ○月○日のお礼  ○○会社○○

○○株式会社 ○○部長
 ○○○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。

一昨日は食事会にご招待いただき誠にありがとうございました。

お互いに胸襟を開いて語り合う貴重な時間を下さった、
今回の粋なお取り計らいに心から感謝申し上げます。
機械があればぜひお返しなどをさせていただきたくおもいます。

今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。

取急ぎお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

お礼メールの文例:来社・来訪してもらった後

打ち合わせやなどで来社・来訪してもらったことへのお礼を伝えるビジネスメールの例文を見ていきましょう。 打ち合わせなど、仕事で必要なことであっても、相手に労力をかけた事には変わりありませんので、しっかり感謝の気持ちを伝えるのがビジネスメールでは大事です。

自社に来社・来訪してもらった際のビジネスメール文例

件名:○月○日 来訪のお礼 株式会社○○ ××

株式会社○○ 営業部 ○○ 
○○様

平素より、大変お世話になっております。
株式会社○○、企画営業部の××です。

本日はお忙しい中、ご足労くださり
誠にありがとうございました。

貴社の取り組み・ご提案は大変勉強になりました。
現在社内で検討しておりますので、○月○日までにご回答させていただきます。

次回は、来月上旬を目処に、御社にて、
打ち合わせにお伺いできればと考えております。

お忙しいところ恐れ入りますが引き続きご対応のほど
よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

お礼メールの文例:取引先へ退職の挨拶とこれまでの感謝を伝える場合

取引先・先方へ退職の挨拶の際に送るメール文例についてもおさえておきましょう。 退職の挨拶をする時には本来、直接お伺い・電話、といった手段を選ぶのが適切ですが、難しい場合にはメールテンプレートをご活用ください。

取引先・先方へ退職後のお礼メール文例

退職することを取引先へ送る際の例文

いつもお世話になっております。
株式会社●● ○○部の○○です。

このたび、一身上の都合により
○月○日(○曜日)をもちまして退職することになりました。

在職中はひとかたならぬお世話になり、
誠にありがとうございました。

本来であれば、伺ってご挨拶すべきところですが
メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、以前、ご挨拶させていただいた
○○にて対応させていただきます。

末筆ではございますが、
皆さまのご健康、ご活躍を心からお祈り申し上げます。

今後とも変わらぬお引き立てをお願いいたします。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

謝罪メールの文例:取引先からのクレームを受けた場合

続いては、クレーム対応の際に活用できるビジネスメールです。クレームの種類は色々ありますが、ここでは製品欠陥などこちらに落ち度があった際のクレームメールの例文を紹介します。謝罪の前にはお礼を述べるようにしましょう。以下が、クレームを受けた場合の謝罪メールの内容です。

取引先・先方からクレームを受けた際の謝罪メール

件名:製品不具合に関する返答予定の件 株式会社○○ ○○

株式会社○○ ○○部
○○様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
○○の○○と申します。

この度は弊社へご連絡いただきまして、また、△△をご利用いただき誠にありがとうございます。

さて、○○様には弊社製品の不具合により大変ご不便をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
弊社に不手際があったことを確認し、今後このようなことが無いように見直しを行っております。
本件につきましては、現在品質管理部にて至急対応検討の上、ご回答させて頂きますので、少々お時間を頂戴できれば幸甚です。

○○には、たいへんお忙しい中とは存じますが、一両日のお時間を賜りますよう、お願い申し上げます。
尚、本件のご回答につきましては、品質管理部の担当者より○○様へ直接ご連絡させていただく場合がございます。
予めご承知おきくださいますようお願い申し上げます。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。
今後とも弊社をお引き立ていただけますようお願い申し上げます。

○○大学○○学部
○○ ○○(氏名)
電話番号:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○○@○○○
住所:○○県○○市○○町○○○-○

お礼メールなどビジネスメールは文例を参考に早めにおくることを心がけよう!

就活や、取引先へのお礼などに使えるビジネスメールの文例を紹介しました。ビジネスシーンではお礼、来訪、訪問、会議、感謝など様々なシーンでメールを使いわける必要があります。 ビジネスにおいてお礼メールは送っておくだけでも意味のあるものですので、感謝の気持ちを込めて送るようにしましょう。

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