内定承諾書を茶封筒で送ってもいいのか｜知っておきたい郵送マナー5つと送付状の書き方

内定承諾書とは

内定承諾書は企業への就職を承諾する意思を示す書類

内定承諾書とは、学生がその企業に就職することを承諾する意思を示す、重要な書類です。企業から内定承諾書が届いたら、なるべく早く必要事項を記入して返送しましょう。ただし、書き方を間違えてしまったり、ふさわしくない封筒で返送したりすると、社会人としての心構えを疑われる可能性が高いです。

内定承諾書を送るときは封筒選びに注意する

茶封筒ではなく白い封筒を選ぶ

内定承諾書は正式な書類であるため、適切な封筒を選ぶ必要があります。郵送するときに茶封筒で送ろうとする人がいるかもしれませんが、内定承諾書を送る封筒としてはふさわしくありません。茶封筒は、事務手続きに使用する封筒なのです。内定承諾書のような正式な書類は、白い封筒で送りましょう。

内定承諾書に合ったサイズの封筒を選ぶ

内定承諾書を送るときの封筒は、サイズに合ったものを選びましょう。内定承諾書は、A4またはA3サイズで作成されることが多いです。内定承諾書を折り曲げずにキレイに入れられるサイズの封筒を選び、書類が折れるのを防ぎましょう。

内定承諾書を送るときの郵送マナー6つ

①：会社名は正式名称で書く

内定承諾書を送るときは、郵送マナーを守ることが大切です。封筒に会社名を記入するときは、正式名称で書きましょう。「（株）○○」などと略さずに、きちんと「株式会社○○」と書く必要があります。会社名を間違うと大変失礼になるため、会社のHPなどで正式名称を調べてから書きましょう。

②：宛名は詳しく書く

郵送のマナーとして、宛名書きも大切です。内定承諾書がすぐに採用担当者の手元に届くように、宛名は詳しく書きましょう。採用担当者の名前が分かっているときは、「部署名 ○○様」と書きます。しかし、名前が分からないというときは「部署名 採用ご担当者様」と書きましょう。「御中」は会社名に付けるものであるため、「様」のあとに付けないように注意が必要です。

③：封をするときはのりを使う

封をするときは、ホチキスやテープではなくのりを使いましょう。ホチキスだと、受け取った人がケガをする可能性があります。また、テープを使うとはがれやすくなり、書類を紛失してしまうかもしれません。のりを使うときは、スティックタイプではなく液体のりを選び、丁寧に糊付けをしましょう。

④：裏面には「〆」を書く

内定承諾書は正式な書類であるため、封をしたら裏目に「〆」を書きましょう。「×」とならないように、正しい意味を理解して書くことが大切です。「〆」には、「確かに封をしました」という意味があります。内定承諾書を受け取った側に好印象を与えるためにも、最後まで丁寧に仕上げましょう。

⑤：郵送するときは郵便局に直接持ち込む

内定承諾書を郵送するときは、郵便局に直接持ち込むようにしましょう。自分で切手を貼って送ると、郵送料金が不足するリスクがあります。料金が不足すると、書類の到着が遅れたり、先方が料金を支払ったりする可能性があるのです。直接郵便局に持ち込み、正しい料金で切手を貼ることで、そのようなリスクを回避しましょう。心配な場合は、内容証明郵便で送るのがおすすめです。

⑥：クリアファイルに書類を入れて保護する

内定承諾書は、クリアファイルに入れて折れないように保護しましょう。郵送中に封筒が雨で濡れてしまっても、クリアファイルに入れておくと、内定承諾書自体は濡れないので安心できます。また、採用担当者が封筒から内定承諾書を取り出した後に、保管しやすいという気遣いにもなるのです。

内定承諾書を送るときは送付状を添える

書類の内容と相手に対する気遣いを示す

内定承諾書を送るときは、送付状を添えるのがマナーです。送付状には、封筒に入れた書類の説明と簡単なあいさつを記入しましょう。内定を頂いたことに関する感謝を伝える意味もあるため、丁寧に作成することが大切です。封問に入れる順番にも、気を付ける必要があります。封筒の表側に送付状がくるようにして、内定承諾書はその下にいれるようにしましょう。

送付状に書くべき情報6つ

送付状にこれらの要素を入れて、丁寧な文章を書くように心掛けましょう。送付状を書く際、手書きとパソコンのどちらにしようか悩む人が多いかもしれませんが、基本的にどちらでもかまいません。

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内定承諾書は茶封筒ではなく白い封筒に入れて送付状を忘れず添えよう

いかがでしたか。内定承諾書は茶封筒で送っていいかどうかや、郵送のマナーなどについて紹介してきました。内定承諾書は重要な書類であるため、事務手続きの際に使う茶封筒ではなく白い封筒を使いましょう。また、送付状を入れるのがマナーです。必要な情報を記した送付状を書いたら、内定承諾書と一緒にクリアファイルに入れ、郵便局に直接持ち込みましょう。