2018年12月18日(火) 更新

不在着信への折り返しはどう対応すべきか|折り返す時間など就活中の電話対応ポイント5つとやり取り例をピックアップ

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

留守番電話設定は就活において必須

就活中は、留守番電話の設定を怠ってはいけません。企業から電話がかかってきた時、出られない時もあります。留守番電話の設定をしておけば、メッセージを吹き込んでくれることもあり、誰からどんな内容の話があるのかすぐにわかるでしょう。設定していなければ、着信履歴が残るだけで、メッセージがわかりません。

留守番電話を設定する際、何秒間のコールで留守電のメッセージが流れてくるのかチェックしてください。長いコールの後、留守番メッセージでは、電話をかけてきた人を待たせすぎです。短すぎても、迷惑になるでしょう。最適な呼び出し時間は、30秒以内です。設定の方法などがわかないのであれば、利用しているキャリアなどに問い合わせてみましょう。

企業からの不在着信に折り返し電話をした方が良いのか

不在着信時の対応に不安を抱く人が多く存在する

■調査日時:2017年1月
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「就活で不在着信の時に行うべき折り返し電話のマナーについて理解しているか?」

就活中、電話マナーについて不安に思っている人は非常に多いです。上記のアンケートではマナーについて理解していると答えたのは14.8%しかおらず、85.2%の人がマナーを理解しきれていないと思っていることがわかりました。
説明会や授業、アルバイトなどによって企業からの連絡が不在着信になってしまうことは多いです。不在着信に気づいたらすぐ対応できるよう、マナーをしっかり押さえておきましょう。

不在着信が残っている場合は折り返すのが基本

就活中に不在着信が入っていた場合、すべて折り返し電話を入れましょう。特に留守番電話が残っている場合、「至急連絡をください」とのメッセージが入っていたり、重要な連絡内容だったりすることが多いです。特にメッセージが残っていない場合でも電話を折り返しておかないと、採用担当者からの評価を落とす結果になりかねません。

知らない番号からでも折り返すほうが良い

不在着信の発信元が、知らない電話番号の場合があります。非通知設定でどこからの連絡かもわからない場合も考えられるでしょう。こういった場合でも、就活中は折り返し電話をかけてください。企業側の都合で違う電話番号や非通知設定にしていることもあるためです。

「折り返し不要」とある場合は折り返さなくても良い

企業によっては留守番電話に「折り返しは不要です」とメッセージを入れてくる場合があります。この場合は折り返し電話を入れなくても問題ありません。「お詫びも兼ねて折り返した方がいいのでは」と考え、無理やり折り返し連絡をする行為は「指示を守らない就活生」とのレッテルを貼られる結果につながりかねません。しかし、それでも不安が尽きないという就活生もいるでしょう。その場合は、電話ではなくメールで不在だったことに対するお詫びと、連絡事項が伝わったことを報告してください。

留守電に「またかけます」と言われても折り返してOK

留守番電話のメッセージにまたかけ直す旨の連絡が入っている場合、自分からかけ直しても問題ありません。相手が再び電話する手間を考慮すれば、自分からかけた方が親切でしょう。時間のある時に、電話に出られなかったことを謝罪して、どのような連絡なのか聞いてください。

もちろん、留守番電話のメッセージによってはかけ直さない方が良いでしょう。「午後から席を外す」などのメッセージがあれば、無理してかけ直す必要はありません。相手が今後のスケジュールを伝えている場合は、その内容を無視してかけ直してしまうと失礼になります。特に時間のことなどのメッセージがなければ、折り返しても問題ありません。電話のマナーは必ず守るようにしましょう。

就活のメールや電話のマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

不在着信の折り返しをする際に押さえておきたいポイント5つ

ポイント①:メモを用意する

不在着信への折り返しをする際に押さえておきたいポイントについてご紹介します。折り返し電話に限ったことではありませんが、連絡を取る際は内容を聞き逃すことや、覚えていないことが無いようにしなければなりません。そこで、メモを用意して内容を文章に残しておくのが1つ目のポイントです。
事前に留守番電話が残っていた際は、先にその内容をまとめておきましょう。折り返す際にまとめた内容を復唱しておくと、「報連相の基本ができている」と良い評価を得られるきっかけになります。

ポイント②:時間帯に気を配る

不在着信の折り返し電話をする際に押さえておきたい2つ目のポイントは、「時間帯に気を配る」ことです。上記では不在着信の折り返しは基本だとご紹介しましたが、時間を気にせず折り返せば良いというわけではありません。以下の時間帯に連絡を入れましょう。

折り返し電話をする適切な時間帯

  • 10:00~11:30
  • 14:00~17:00

ただし、留守番電話で「何時~何時の間に連絡をお願いします」と時間指定された場合には、指定時間内に折り返し電話を入れてください。夜間に連絡が入った場合は無理に折り返さず、翌日にかけ直しましょう。

ポイント③:通話環境を整える

折り返し電話をする際、忘れてはいけないのが通話環境の整備です。人ごみの中で不在着信に気づいたとしても、そこであわてて折り返し電話を入れてはいけません。重要な情報が喧騒で聞こえにくくなってしまう恐れがあるためです。また、電波環境が整っていない空間での連絡もやめましょう。せっかくかけ直しても途中で電話が切れたり、音声がとぎれとぎれになってしまいます。

ポイント④:用件と一緒に不在着信に対するお詫びを伝える

折り返し電話の際には、どういった用件に対する折り返しなのかを明確に伝えておくことが大事です。また、それとあわせて不在着信になってしまったことに対するお詫びも伝えましょう。採用担当者は、他の就活生や会社の上司・同僚などとも連絡を取っています。用件を伝えなければ、どの情報に関する連絡のことか理解されない場合があるのです。また、誠意をもってお詫びすることは、採用担当者からの信頼を得るきっかけになります。

ポイント⑤:担当不在時は時間をおいて再度折り返す

採用担当者が外出や会議で不在の場合があります。その場合は代わりに電話に出た人に対し、「再度折り返し連絡する旨・用件・名前」 などを伝えておきましょう。また「何時ごろお戻りになられますか」と部署に戻る時間を把握しておけば、より相手が確実に電話に出られるタイミングで折り返し電話をしやすくなります。

知らない番号からの着信で不安なら検索してみる

プライベートでは、まったく知らない電話番号からの不在着信があった際、折り返すことは少ないですが、就活シーンでは折り返しても良いでしょう。とはいえ、やはり知らない番号に電話をかけ直すことは不安です。就活とはまったく関係のない企業からの電話の可能性も否定できません。そのため、誰から電話がかかってきたのか調べてみましょう。

パソコンやスマホなどで検索すれば、どの企業の電話なのか出てくるはずです。名刺をもらっているのであれば、そこで電話番号を確認することもできます。また、メールのやり取りをしている場合、署名に電話番号がありますので、チェックしてみてください。いずれにせよ、一度電話を調べてから、折り返すことをおすすめします。

就活における折り返し電話の例文をピックアップ

就活中に不在着信が入った場合の折り返し電話について、ポイントなどをご紹介してきました。最後に、折り返し電話をする際の参考になる、対応例を2つピックアップします。どちらも、「用件」や「お詫び」を添えて挨拶しているので参考にしてみてはいかがでしょうか。

就活での折り返し電話の例文①

こんにちは。○○大学の○○と申します。
先ほど、採用担当の○○様から、次回選考の件でお電話を頂き、折り返しご連絡いたしました。
○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者が出たら)
お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○です。先ほど(○日○時頃)お電話をいただいたのですが、すぐに出られず、申し訳ございませんでした。

就活での折り返し電話の例文②

お忙しいところ失礼いたします。私、○○大学の○○と申します。
先ほどお電話をいただいたので折り返しお電話させていただきました。
恐れ入りますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者が出たら)
お忙しいところ恐れ入ります。先ほど○時頃お電話をいただいた、○○大学の○○と申します。 折り返しのお電話をさせていただきました。先程はお電話に出られず申し訳ございませんでした。

不在着信の折り返しは基本だが時間帯や通話環境に配慮しなければならない

企業から不在着信がかかってきた場合、折り返しの電話を入れておきましょう。重要な連絡であることも多いため、知らない番号であっても対応してください。
折り返す際はメモを準備し、通話環境も整えましょう。かける時間帯は業務時間に配慮した午前10~11時半、午後14~17時が最適です。夜に気づいた場合は、焦らず翌日に連絡すれば問題ありません。担当者が電話を出た際は、用件と電話に出られなかったことに対するお詫びすると好印象です。不在時は再度折り返す旨を伝えつつ、担当者がいつ頃帰るかを把握しておくとより連絡しやすくなります。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

良好な通話環境で電話をかけることは重要

通話環境を選んで相手に電話をかけるということは、一見すると地味なアクションですが重要です。移動中で電話をかける就活生が多いからなのか、案外声が聞き取りづらく、重要な事項について再度やりとりをしなくてはいけない…なんてこともあるためです。

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