エクセルで履歴書を作成する際に気をつけたいポイント3つとメールで送付する場合の注意点【雛型あり】

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履歴書はパソコンor手書きどちらが正解?

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まず、履歴書を作成するにあたって、パソコンと手書きどちらが正解なのでしょうか。多くの就活生は手書きで履歴書を作成するかと思いますが、パソコンでOKなら便利で使いまわしもできるので便利ですよね。では、面接官からの印象としてはどうなのか見ていきましょう。

パソコンでの作成は指定された場合かごく一部の業界のみ

履歴書をパソコンで作成させるのは、指定された場合かごく一部の業界のみとなっています。特にIT企業やベンチャー企業などがパソコンで履歴書を作成させ、メールで送らせるというのが主流だといえるでしょう。一般的な中小企業や大企業では、やはり手書きで郵送させる会社が目立ちます。

手書きの方が意欲や熱意は伝わりやすいのでおすすめ

つまりどちらが正解、ということはありません。しかしどちらかというと手書きの履歴書の方が、意欲や熱意は伝わりやすいといえます。中小企業や大企業には、手書きで履歴書を作成して送るのがおすすめです。

ただ、先ほど述べた通り企業から指示をされた場合は、パソコンで作成するようにしましょう。

エクセルで履歴書を作成する場合の書き方におけるポイント

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では、ここからはパソコンで履歴書を作成する場合の、書き方におけるポイントを見ていきたいと思います。パソコンで履歴書を作成するには、エクセルの使用がベストでしょう。以下では、エクセルで履歴書を作成する際の書き方におけるポイントをご紹介したいと思いますので、確認しておいてください。

①文頭を整える

まず、エクセルで履歴書を作成する際に気をつけてほしいのが、文頭が整っているかどうかという点です。エクセルで履歴書を作成するにあたって、文頭が整っているかは見やすさの観点から、非常に重要といえます。エクセルには左揃えや以下のようなボタンがありますので、上下の文字がきちんと揃うように注意しましょう。

エクセルで文頭を整える方法

・上下中央揃え:セル内の文字配置を中央に揃える
・セルの結合:2つ以上のセルを結合する
・セル結合の解除:結合されているセルの解除
・セルを結合して中央揃え:2つ以上のセルを結合し、中央で揃える

②文字サイズ・フォントは必ず揃える

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また、文頭以外に文字サイズやフォントも揃えましょう。せっかく文頭が揃っていても、文字サイズやフォントがバラバラだと見にくい履歴書になってしまいます。文字サイズは10.5~11名前など目立たせるべきところは14~16くらいがおすすめです。フォントはMS Pゴシックか明朝体がよいでしょう。

普通にコピーアンドペーストをしてしまうと、文字サイズが大きくなってしまったりフォントが違っていたりしますので、コピーしたものをペーストする場合は右クリックで「書式なしで貼り付け」をしてください。

③印刷する際はA4(見開きA3)かB5(見開きB4)

最後に印刷する際のポイントですが、用紙のサイズは見開きでA3、B4になるものがベストです。つまり半分にすると、A4かB5のサイズになるということになります。印刷設定などでサイズの変更ができますので、調整してください。

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履歴書を作成したら「.doc」か「.xls」で保存

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エクセルで履歴書を作成したら、「.doc」か「.xls」で保存しておきましょう。「.doc」や「.xls」は拡張子といいます。本来であれば「.pdf」としてPDFファイルで送った方がよいのかもしれません。しかし、PDFファイルにしてしまうと容量の関係で相手が開けない場合や受け取れない可能性があるので、「.doc」か「.xls」で保存するようにしましょう。エクセルで作成した場合は「.xls」になりますので、注意しておいてください。

拡張子の前は「履歴書(名前)日付」か「履歴書(名前)」

先ほど設定した拡張子の前は、ファイルの中身が何なのかが一目でわかるように、「履歴書(名前)日付」か「履歴書(名前)」としておきましょう。名前はフルネームにし、日付はメールで送る日のものにしてください。ここまでが、エクセルで履歴書を作成する際のポイントになります。

メールで履歴書を送る場合はパスワードを忘れずにかける

そして最後に忘れてはいけないのが、メールで履歴書を送信する場合にパスワードを設定するという点です。履歴書は個人情報がたくさん書かれてありますから、エクセルのファイル自体にパスワードをかけておきましょう。もし宛先を間違ってしまっていた場合、知らない人のもとに個人情報が漏れてしまうかもしれません。そのようなリスクを減らすためにも、パスワードのかけ忘れには注意してください。

パスワードは別のメールで送る

また、設定したパスワードは人事担当者にも知らせなければなりません。しかし、パスワードは履歴書を送信するメールと一緒には送らないようにしてください。先ほど述べた通り、宛先を間違えていた場合を考えると、パスワードを設定した意味がなくなってしまいます。設定したパスワードは別のメールか電話で知らせるようにしてください。

履歴書をエクセルで書く際は3つのポイントを意識!保存名やパスワード設定も忘れない

いかがでしたか?エクセルで履歴書を書く際のポイントについて見てきました。手書きかパソコンのどちらが正解というのはありません。しかし、やはり手書きの方が意欲や熱意は伝わりやすい傾向だといえるでしょう。もしパソコンで作成する際は、上記で紹介したような3つのポイントを忘れないようにして作成してください。拡張子やパスワードの設定を忘れないよう、気をつけましょう。

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