人事担当者に書類を送る際の親展の意味とその書き方

「親展」とは宛名の本人しか開封してはいけない文書を指す

そもそも「親展」とは、どういう文書について説明しているものなのでしょうか。「親展」とは、親しみを込めた呼び名などではなく、基本的に「宛名の本人しか開封してはいけない文書」のことを指しています。企業の人事課宛てや、人事担当の個人あてに親展の郵便物を送った場合、同じ企業内でもその本人しか開封することは出来ない決まりになっています。

理由もなく開封すると「信書開封罪」に問われる場合もある

「親展」とは、極めて機密性の高い文書に対して使用される区分です。「親展」と書かれている郵便物は、原則その宛名の本人しか開封することは出来ません。人事課宛てに送った文書であれば、たとえ同じ社内のスタッフであっても、開封してはなりません。理由もなく開封した場合は、「信書開封罪」という罪にとわれる場合もあります。

人事課に送る書類には親展を使った方が良い

それでは、具体的に親展で送る可能性がある文書とは、どのようなものがあるのでしょうか。基本的には、プライバシーに深く関係するものとなっているでしょう。健康診断書や借金をはじめとした督促状、不動産などを売却する際の査定所などが親展で送られることがあります。就職活動などの際に、人事課宛てに親展で履歴書や職務経歴書などを送付する場合もあります。大事な就職に関わりますので、人事課宛てに親展は必ず使った方が良いでしょう。

親展で送るとプライバシー保護がされやすい

親展で送る可能性がある文書は、個人のプライバシーにかかわるものとなっています。各種請求書や督促状などは、親展で送られることが多い文書です。就職の際に、履歴書や職務経歴書、各種資格の証明書などを、人事課宛てに親展で送るように指示される場合があるでしょう。具体的な指示がなくても、親展で送った方がよりプライバシー保護がされやすいですし、社会性もアピールできます。

宛名の左下に「親展」と記載するのがルール

就職の際の人事課への資料などの送付で、親展文書を自分で作成する場合、具体的にはどのように記載すれば良いのでしょうか。基本的に、人事課に送る普通の封筒に文書を入れ、宛名の左下に「親展」と記載するのがルールです。文字は赤く、目立つようにすると良いですが、色は同じでもマナー違反にはなりません。専用のはんこやシールを使用する場合もあります。

親展は「外脇付」が基本

親展は、宛書の文書の宛名の左下に記載するのが一般的です。ただし、親展は「外脇付」が基本なので、脇付の外側に書くのがメインのルールだと思っておくと良いでしょう。人事課などに送付する資料で、担当者の個人名を書かない場合は、御中の左下ほどに目立つように書いておくのが良いです。封筒の場合は、親展の文書を圧着して、内容が人事課以外の第三者に分からないようにしています。

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人事担当者に送る書類などには第三者に見られないよう宛名の左下に親展と書くと良い

親展の文書は、第三者に知られたくない様々な文書を送る場合に使用されます。相手から指示されていない場合でも、人事課などに送る履歴書をはじめとした重要文書は、親展で送るようにすると、原則的な社会マナーをわかっているとアピールできるでしょう。人事担当者以外に送付する場合も同様です。中身が透けて見えない封筒に入れ、封蝋やシール、〆印などで閉じておくと良いでしょう。