面接辞退メールの書き方｜伝えるべき内容や例文をご紹介

面接辞退の連絡をメールでしたい

就活中に面接辞退をする場合、できるだけメールで連絡したいと考える人は多いでしょう。直接会って伝える、あるいは電話で伝えるのは緊張しますが、メールならそれほど気にならず、素早く辞退の旨を伝えられます。しかし、面接に呼んでもらった以上、少なからず手をかけてもらっているため、メールで簡単に辞退の連絡を済ませるのは、失礼ではないかと心配する人も多いでしょう。

辞退の連絡をする際はどのように伝えるのかも重要であり、方法はもちろん伝え方にも工夫が必要です。面接辞退の連絡をメールでしてもいいのかを知るだけではなく、どのように伝えるべきかを知ることが大切です。面接辞退を伝える際の正しい連絡方法を知り、マナーを守って辞退の旨を伝えましょう。

面接辞退の連絡はメールでいいのか

面接辞退の連絡をするなら、そもそもメールで連絡をしてもOKなのかを知っておく必要があります。辞退したからといって、企業との関係が完全に切れるとは限らず、就職後にその企業と関わる可能性もあります。

就活時に失礼な振る舞いをすると、就職後に痛い目を見る可能性もあるため、注意しなければなりません。社会人として、最低限のマナーは守ることが大切です。面接辞退はメールでもOKかを知り、どのように伝えるべきかを把握しておきましょう。

基本的にはメールでOK

面接辞退の連絡は基本的にメールでOKです。就活中は企業とやり取りをする機会も多いですが、連絡のほとんどはメールでおこないます。連絡はすべて電話という企業もありますが、それは特殊なケースであり、重要な連絡以外はメールが基本です。

電話で連絡しても構いませんが、電話だと相手の作業を中断させてしまうため、場合によっては迷惑になる可能性もあります。メールなら相手が忙しいかどうかに関係なく連絡ができ、手間もほとんどかかりません。しかし、企業からの主な連絡手段に電話が使われている場合は、それに合わせて電話で連絡したほうがいいでしょう。

前日や当日は電話で連絡する

面接辞退の連絡は基本的にメールでOKですが、前日や当日の辞退など、ぎりぎりの連絡の場合は電話でおこなう必要があります。就活中は企業も忙しいため、常にメールをチェックできるわけではありません。特に面接の前日や当日は面接準備で忙しいことも多く、メールを送っても見てもらえない可能性が高いです。

また、無断欠席は絶対に避けなければなりません。連絡なしで欠席するのはもちろんNGですが、連絡した場合も企業に辞退の旨が伝わっていないと、無断欠席と同じ扱いになります。せっかく連絡して無断欠席扱いになるのはもったいないため、ぎりぎりの場合は確実に伝えられる電話で連絡しましょう。

面接辞退のメールを送る際の基本

面接辞退のメールをする際には、どのような文章で送るかも大切ですが、それだけではなく、送り方そのものにも気をつける必要があります。企業に連絡する際はマナーがあり、面接辞退の連絡をするときも、それをきちんと守らなければなりません。

また、面接辞退の場合は、特に失礼にならないよう気をつけなければならないため、基本をしっかり守ることが大切です。面接辞退のメールを送る際の基本を正しく理解して、失礼のないよう連絡しましょう。

早めに連絡する

面接辞退は少しでも早く申し出ることが大切であり、早い分にはいつでも問題ありません。仮に1ヶ月以上先の予定でも、辞退することを決めたなら素早く連絡することが大切です。面接を辞退することで少なからず企業に迷惑がかかることは確かですが、早めに連絡した場合は、企業でも予定を調整して対処できます。

ぎりぎりの連絡だと、予定の調整ができずに面接当日に空白の時間ができてしまい、企業に多大な迷惑がかかるため、注意しなければなりません。急きょ予定が入った場合や、突然のトラブルの場合は当日や前日の辞退でも仕方ありませんが、それでも少しでも早く伝えることが大切です。辞退の連絡は早くおこなうことを意識して、辞退を決めたらすぐにメールしましょう。

営業時間内に送る

企業とメールでやり取りする際、基本的には送信時間は気にする必要はありません。しかし、面接辞退のメールの場合は、素早く伝え、かつ見落とされない工夫が必要なため、できるだけ営業時間内に送ることが大切です。営業時間内ならメールを見落とされる心配が少なく、企業でもすぐに確認できるため、スムーズに辞退の旨を伝えられます。

営業時間外に送っても問題はありませんが、営業時間後にメールが大量に届いている場合、先に送ったものから順番が繰り下がるため、見落とされる可能性が高くなります。メールを送るタイミングが営業時間を過ぎている場合は、少しタイミングを送らせて始業時間に合わせて連絡したほうが、よりスムーズに伝えられるでしょう。

面接辞退のメールの作成ポイント

基本的なメールマナーを守って送ることはもちろん、面接辞退時ならではのポイントもあるため、細部まで注意して作成しなければなりません。メールで連絡する場合、ただ辞退の旨が伝えるだけではなく、迷惑をかけることのお詫びを伝え、失礼のない内容で伝えることが大切です。

どのようなメールで伝えるかによっても与える印象は違ってくるため、作成時のポイントを把握して上手に辞退の旨を伝えましょう。

件名

件名は軽く目を通すだけで内容が理解できるものにしましょう。特に面接辞退の場合は、間違って削除されると無断欠席扱いになる可能性があるため、絶対に読んでもらえるように件名から工夫しなければなりません。件名は短くシンプルにつけることが大切なため、「面接辞退のお詫び」などにしておきましょう。このとき、件名の最後にカッコ付けして名前と大学名をつけるとわかりなります。

情報を簡潔にまとめることで、件名だけでも誰が辞退するのかが分かり、メールの重要度の高さを知らせることができます。件名だけで判断できるよう情報を込めることは大切ですが、文字数が多すぎると全文表示されないため、注意しなければなりません。

導入

いきなり本文を書き始めるのはNGです。これは、面接辞退の連絡に限ったことではありません。どのような内容でも最初は導入のあいさつが必要です。まずは宛先を明記し、簡単に自己紹介をしておきましょう。宛先は企業によって異なりますが、できるだけ詳細に書くことが大切です。例えば「○○株式会社」とするのではなく、部署や担当者名まで明記しましょう。

また、最終的な宛先によって敬称も変化させる必要があります。宛先を明記した後は、自己紹介をおこないます。これもいきなり入るのではなく、「いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します」としましょう。より丁寧さを伝えるなら、「いつもお世話になっております」とするのもおすすめです。

本文

メール本文で伝えることは「面接を辞退すること」「なぜ辞退するのか」「謝罪」の3点です。まずは面接を辞退することですが、メールの場合は細かいニュアンスを伝えることが難しいため、はっきりと「辞退する」という言葉を使いましょう。遠回しな表現では辞退の旨が正しく伝わらず、混乱を招く可能性もあるため注意が必要です。

辞退の理由については正直に伝えることが大切ですが、他社を優先する内容だと失礼になるため避けましょう。よい理由が思いつかない場合は、当たり障りなく「一身上の都合のため」とするのがおすすめです。面接辞退はいつおこなうかに関係なく、企業に迷惑をかけるため、謝罪の言葉も含めて本文を作成しましょう。

締め

締めでは、もう一度謝罪の気持ちを伝えて締めくくります。面接辞退のメールはとにかく丁寧に、何度でもお詫びの気持ちを伝えることが大切です。メールの最後でお詫びの言葉が述べられていると、全体を通して謝罪をしているイメージが与えられます。

また、締めの文章はある程度定型が決まっており、「末筆ながら、貴社ますますのご活躍をお祈り申し上げます」とするのが基本です。メールの場合は「御社」ではなく「貴社」と表現します。また、面接辞退のメールでも署名は必須です。署名を忘れずに記載することで、大学名や名前の間違いを防ぎましょう。

面接辞退メールの例文

面接辞退メールは件名から工夫が必要であり、例のように簡潔に記すことが大切です。書き出しは企業の宛先と簡単なあいさつをおこない、面接のお礼を伝えてから辞退の旨を伝えます。辞退の旨を伝える際は、いつの予定を辞退するのか、予定日時まで明記して伝えることが大切です。理由を述べて丁寧に謝罪をし、締めのあいさつを署名を記してまとめましょう。

面接辞退のメールの注意点

面接辞退のメールを送る際は、いくつか注意点もあります。注意点を守れていないと失礼になるだけではなく、後悔する可能性もあります。失敗なく就活を終わらせるためには、面接辞退も工夫しておこない、少しでも後悔のないよう進めることが大切です。

面接辞退の連絡はそれほど数が多くないため、意識しておこなわないと失敗する可能性も高いです。注意点を正しく理解して、間違えずに面接辞退の旨を伝えましょう。

辞退は取り消せない

予定が合わない、別の企業に内定が決まったなど、面接を辞退する理由はさまざまあります。しかし、どのような理由でも一度辞退すると撤回はできないため、連絡する際は慎重におこないましょう。勢いだけで辞退すると後悔する可能性が高いため、連絡する前によく考えることが大切です。

春採用で辞退し、秋採用、冬採用があるならそれらに応募することは可能ですが、一度辞退していることで不利な状態から始まる可能性もあります。また、そもそも春、夏以降は採用をおこなわない可能性もあるため注意が必要です。企業で採用人数が足りない場合に撤回を申し出て受け入れてくれる可能性はありますが、これは特殊なケースといえます。

丁寧な文章を心がける

就活ではメールのやりとりも評価の対象になっているため、文章には注意が必要ですが、辞退する場合はさらに細部まで気を配ることが大切です。少しでも雑な文章になると、それだけで失礼な印象を与えてしまいます。最大限丁寧に作成することを心がけ、作成後は何度も読み返しましょう。

敬語表現は間違っていないか、伝えるべき要件をきちんと記載しているかを確認し、細かくチェックしなければなりません。また、誤字脱字にも注意が必要です。細かい部分でも間違えていると失礼に当たるため、念入りに確認しておきましょう。特に企業名や担当者名に間違いがあると、メールの内容に関係なく失礼なため、最低3回は見直しを心がけることが大切です。

辞退理由を問われたら対応する

辞退理由は正直に伝え、失礼になりそうな場合は「一身上の都合」などの言い換え表現を使いますが、場合によっては企業から詳細な理由を聞かれることもあります。基本的には当たり障りのない理由を伝えることが大切ですが、企業から求めれた対応しなければなりません。

理由を細かく聞かれた場合は正直に伝え、その上でもう一度丁寧に謝罪しましょう。また、企業から「電話で話したい」「会って話したい」などの申し出があった場合も、基本的には応じることが大切です。どうしても予定が合わない場合は仕方ありませんが、可能な限り対応しましょう。最後までしっかり丁寧に対応することで、企業にも誠意が伝わり失礼にならずに済みます。

応募フォームで辞退の手続きが必要な場合もある

面接辞退はメールか電話で連絡するのが基本ですが、企業によっては応募フォームで次の面接の予約や辞退をおこなうことがあります。面接辞退の方法が用意されているなら、そちらで操作し、辞退の手続きをおこないましょう。辞退方法が決められているのに、メールや電話で連絡してしまうと企業に余計な手間をかけ、迷惑になってしまいます。

また、自分勝手に連絡していることで印象が悪くなるため、企業からの指定がないかしっかり確認しておきましょう。もちろん、応募フォームから辞退を申し出、さらにメールで連絡する分には問題ありません。応募フォームで手続きを済ませ、メールでは謝罪をメインに伝えることでより丁寧な印象を与えられます。

面接辞退を決めたらすぐにメールしよう

面接辞退の連絡はメールでも問題ありませんが、少しでも早く伝えることが大切です。連絡が遅れるごとに企業にかかる迷惑の度合いは大きくなり、失礼になります。前日や当日の辞退の場合は、確実に伝えられる電話を用いましょう。

面接辞退を伝えるのは緊張しますが、正しい方法で正直に、素早く伝えることが大切です。就活中から社会人としての自覚を持ち、マナーを守って面接辞退の連絡をおこないましょう。