2019年05月17日(金) 更新

就活で使用する封筒の選び方|注意点や郵送時のポイントもご紹介

就活で使用する封筒には注意が必要?

就活では企業に書類を提出することが多く、その際に封筒を使用します。封筒は単に書類を郵送したり、まとめたりするだけではなく、どのようなものを使っているかも評価の対象です。また、封筒の書き方も含めて見られているため、扱いには十分注意しなければなりません。

封筒の扱い方次第では、マナーが身についていないと判断され、提出した履歴書やエントリーシートなどの評価まで悪くなることもあります。また、評価に関係しない書類を提出する場合でも、封筒のマナー次第でマイナス評価に繋がるということもあるでしょう。少しでも好印象を獲得するには、細かい点まで意識して就活に取り組むことが大切です。封筒の正しい扱い方をマスターして、書類提出時から好印象の獲得を目指しましょう。

就活でおすすめの封筒の色やサイズ

就活で使用する封筒は、色やサイズにも気を配らなければなりません。扱い方はもちろん、そもそもどのような封筒を使用するかで印象は大きく変わることは理解しておきましょう。正しい方法で扱い、書き方や郵送のマナーが完璧に守れていたとしても、使用する封筒が間違っていると、その時点でマイナスの印象を与えてしまいます。使用している封筒を見て、マイナスイメージの先入観が付くと、その後の評価にも悪影響を及ぼしやすいです。おすすめの封筒を知り、好印象を与えるには何を選ぶべきかを知りましょう。

白色無地

就活で使用する封筒は白色無地がおすすめです。封筒を使用するのは、郵送で書類を送る場合はもちろん、直接手渡しすることもあります。企業によって対応は違いますが、どのような場合でも白色無地が基本で、それ以外の色や柄付きだと印象が悪くなることは理解しておきましょう。

就活において、色付き柄付きのカジュアルな封筒はふさわしくありません。また、無地なら茶色の封筒という手もありますが、これは企業によって評価が分かれるため注意が必要です。茶封筒でも問題ないとする企業もありますが、マナーに厳しい企業だとNGになることもあるため、白色が無難でしょう。

角型2号(A4サイズ)

封筒のサイズは封入する書類の大きさに関係なく、角形2号、A4サイズが折らずに入る大きさがおすすめです。必ずしも角形2号サイズを使用しなければならないという決まりはなく、他の小さめの封筒を使用しても間違いではありません。しかし、小さいサイズの封筒を使ってしまうと、封入する書類を折らなければならず、折り目が付いて見た目が悪くなってしまいます。

折り目が付くと、書類に癖がついてかさばってしまうことも難点です。企業では学生が提出した書類はコピーで使用することが多く、原本はまとめて保管しています。折り目が付いたものは保管時に邪魔になりやすく、企業に余計な手間をかけてしまうこともあるでしょう。余計な手間を増やさないためにも、極力折り目を付けずに入れられる大きいサイズの封筒がおすすめです。

就活の封筒に記載する基本事項一覧

封筒に記載する基本的な項目は、以下の通りです。

・宛先(住所・企業名・部署名・担当者名)
・◯◯在中
・自身の氏名・大学名・学部学科名

宛先は住所を正しく記載し、その後企業名や部署名、担当者名と詳細な情報まで記載します。最終的な宛先がどこになるかは企業によって違いますが、分かる限り詳細まで書くことが大切です。少なくとも部署名までは記載しましょう。○○在中の部分は、封入する書類によって変わります。

履歴書やエントリーシートなどなら「応募書類在中」、その他書類なら「重要書類在中」としてもいいでしょう。これは赤字で書き、赤枠で四角く囲って目立たせます。裏面には自身の情報を記載することが大切です。氏名と大学名・学部名を記載しましょう。

就活の封筒の書き方の注意点

封筒は書き方にも注意が必要で、これを守れていないと評価を大幅に下げられてしまう可能性があります。書き方ひとつで印象は大きく変わり、評価に直結することは理解しておきましょう。また、場合によっては企業に正しく書類を届けられず、評価してもらう土俵にすら立てないということもあります。書き方のミスは実際的な問題も多いため、特に注意して記入しなければなりません。細かいポイントまで把握して、ミスなく書き上げましょう。

誤字脱字に気をつける

誤字脱字に気を付けることは就活の基本であり、これは封筒でも同じです。誤字脱字があると、それだけでマイナスの印象を与えてしまいます。企業名や個人名などを間違えてしまうとさらに失礼でもあり、大幅な評価ダウンに繋がることもあるため、特に注意しなければなりません。

また、住所や送り先などの基本的な情報を間違って記載すると、そもそも企業に届かない可能性もあります。提出書類には期限を設けられていることが多く、送り先を書き間違えて戻ってきて、間に合わなくなることもあるため気を付けましょう。誤字脱字がないか書き上げた後に念入りにチェックし、見つけた場合は修正せずに書き直すことが大切です。

封字を忘れない

封筒はきちんと書き上げてから提出書類を入れ、封をするのが基本的な流れですが、封をした後には封字を書くことが大切です。封筒の裏面の綴じた部分の真ん中に封字を書くことで、書類を封印することができ、信用性をさらに高めることができます。封印は自分しかその書類に触れていない、他の人の手が加わっておらず、改ざんされている恐れがないことを示す大切なものです。

実際には就活の書類で第三者の手が加わることはほとんどないでしょうが、封印はビジネスでも使用されるマナーのため、守れていると印象はいいでしょう。封字には複数の種類がありますが、簡単なものなら「〆」がおすすめです。「×」ではないため、これも間違えないよう注意が必要です。

封筒を郵送する際のポイント

封筒を使用する場合は、郵送で書類を提出ということが多いでしょう。郵送時にはいくつかの手順を踏む必要があり、この時にも複数のポイントがあります。郵送のポイントは正しく守れていないと評価ダウンに繋がる可能性や、企業に正しく封筒を届けられなくなる危険性もあります。最後の工程でミスをして就活に悪影響を及ぼさないためにも、封筒を郵送する際のポイントを正しく理解しておきましょう。

郵送料金にあった切手を貼る

封筒を郵送する際には、郵送料金に合った切手を貼らなければなりません。切手の貼り忘れや料金不足で、提出期限に間に合わないということは多いため注意が必要です。郵送料金は封筒のサイズや重さによって違うため、それぞれきちんと確認して適切な料金分の切手を貼りましょう。特に重さには注意が必要で、封筒に入れるものの数や内容次第で料金が変わることがあります。

書類1枚なら最低料金で郵送できる場合がほとんどですが、複数枚、あるいは書類以外の同封物がある場合は注意が必要です。間違いのないよう、郵便局の窓口で出すと安心できます。窓口ならその場で重さを測り料金分の切手を貼ってもらうことができ、料金不足を起こす心配はありません。

基本は普通郵便でOK

郵送の方法は、基本的には普通郵便で問題ありません。速達で早く出したからといって、それがプラスに繋がることなく、反対に余計な印象を付けて悪影響を及ぼしかねないことは理解しておきましょう。速達で出すとそそっかしい印象を与えてしまい、マイナスに繋がる場合も少なくありません。

期限ぎりぎりで普通郵便で間に合わない場合は仕方ありませんが、それ以外の場合なら普通郵便で出すようにしましょう。やむを得ない事情で速達を利用する場合でも、マイナスの印象が付きやすいことは確かなため、基本的には余裕を持って普通郵便で出してください。速達は普通郵便よりも料金が高いため、コストを考えても普通郵便で出すのがおすすめでしょう。

書類はクリアファイルにまとめる

書類は、クリアファイルにまとめてから封筒に入れるのがおすすめです。クリアファイルに入れることで書類がバラバラにならず、企業でも管理がしやすくなります。企業では学生が提出した書類が山のようにあり、それらを管理するだけでも大変です。扱いやすいようクリアファイルに入れておくことで、気配りができる印象を与えられ、プラスの評価にも繋がりやすいでしょう。

また、クリアファイルに入れることで、綺麗な状態を保って企業に書類を届けることができます。郵送中や企業に届いてからも、水に濡れたり、破れてしまったりする危険性はあります。クリアファイルに入っていると、封筒が汚損しても中の書類は守れるため、安全性の面から見てもおすすめです。

手渡す際は封をしない

企業に書類を提出する際、郵送ではなく手渡しで提出することもあります。手渡しの場合も封筒に提出書類を入れて持参しますが、この時封をしないようにしましょう。手渡しの場合はその場で封筒の中身を確認することが多く、封をすると取り出すのに手間がかかります。

封はせずにすぐに取り出せる状態にすることが大切で、細かい気配りができているとプラスの評価にも繋がりやすいでしょう。また、手渡しの場合は、どこで提出するかで封筒ごと渡すか、中身だけを取り出して渡すかが異なります。受付など担当者以外の人に渡す場合は封筒ごと、担当者に直接渡す場合は中の書類のみを渡すのが基本と考えましょう。封筒ごと渡す場合もあるため、基本的な封筒のマナーは守って持参しなければなりません。

封筒のマナーは社会人になってからも必要

就活中は企業と書類のやり取りをすることも多く、その際には封筒を使用します。書類のやり取りは手渡しから郵送までシーンによって違いますが、どの場合でも封筒は必須と考えましょう。この時大切なのが、正しくマナーを守って封筒を扱うということです。封筒はただ書類がまとめられるならいいわけではなく、色やサイズ、書き方などにも注意しなければなりません。

細部のマナーができていないとそれだけで印象は悪くなり、マイナス評価にも繋がってしまうでしょう。封筒のマナーは就活中だけではなく、社会人になってからも必要です。今後も必要になる知識のため、今のうちにきちんとマスターし、細部までこだわって就活に取り組むことで、些細な部分からも評価の獲得を目指しましょう。

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