就活におけるメール返信のマナー｜案内別のポイントや例文をご紹介

就活では企業とメールのやり取りが多い

就活で企業とメールのやり取りをする場合は、マナーに注意しなければなりません。評価は選考だけではなく、選考以外の連絡からも見られています。選考での評価がよくても、メールマナーができていないと減点対象にもなりかねないことは覚えておきましょう。特に気をつけたいのが、企業から送られてきたメールへの返信です。

メールの返信には数多くのマナーが存在し、きちんと守れていないと印象が悪くなってしまいます。面接が決定すると、その日時を知らせるのに企業からメールがくることは多いです。選考以外の部分でも好印象を与えられるように、メールマナーは正しく身につけておきましょう。

就活メールの返信基本マナー

企業からのメールに上手に返信するには、まずは基本のマナーを理解しておかなければなりません。就活メールの返信にはいくつものマナーがありますが、基本ができていないと印象が悪くなりやすいです。基本的なマナーが守れていない＝社会人としての自覚が足りず、就活そのものへの意欲が低いと判断されてしまいます。基本的なマナーを正しく理解して、学生のうちにきちんと身につけておくことが大切です。

24時間以内が基本

企業からメールが送られてきたなら、素早く返信することが大切です。企業からの指定がないなら、明確にいつまでに返信すべきと期限が決まっているわけではありませんが、マナーとしては24時間以内の返信が基本です。丸一日以上返信せずに放置してしまうと、企業からの連絡を後回しにしている印象を与えてしまい、イメージがよくありません。

就活中は複数の企業から連絡がきたり、選考や説明会への参加などで忙しかったりしますが、どれだけ遅くなっても24時間以内には返信することを心がけましょう。万が一返信が遅れてしまった場合は、何が理由であっても丁寧に謝罪することが大切です。もちろん、24時間以内はあくまで目安のため、可能なら来てすぐに返信しても構いません。

件名は変えずにそのまま使用する

企業にメールを送る場合、一目で内容が分かるよう件名を簡潔につけなければなりませんが、返信の場合は例外です。返信の場合は件名を変えずに、企業から送られてきたものをそのまま使用するのが原則です。件名を変えてしまうと、これまでのやり取りの流れが分かりづらくなってしまい、かえって迷惑をかけかねないため注意しなければなりません。

また、返信の場合はRe:が付きますが、これも消さずに残したままにしましょう。Re:がついていると、企業でも返信メールということが判断しやすく、より管理も楽になります。返信が何度も続くとRe:が多くなりますが、増え過ぎた場合のみ適宜削除します。この時もすべて削除せず、ひとつは残して返信メールだということが分かるようにしておきましょう。

本文は全文引用する

企業からのメールに返信する場合は、本文を全文引用して返信文を作成しましょう。全文引用することで、どのような内容で話が進んでいるか、何に対する回答なのかが分かりやすくなります。企業は複数の学生と同時にやり取りをしていることが多いため、誰と何の連絡をしているかを完全に把握しているわけではありません。

返信文だけでは何のことか分からず、前回のメールを見直して内容を確認しなければならないこともあり、これでは手間がかかります。全文引用しておくと内容の確認が不要になり、よりスムーズに連絡が取れるため、連絡ミスが起きる心配もありません。細かいところまで気が遣えると思われやすく、好印象も獲得しやすいでしょう。

簡潔なやり取りを意識する

企業とメールのやり取りをする場合は、できるだけメールの往復が少なくなるよう、簡潔な内容を心がけることが大切です。企業は学生だけに限らず大勢の相手とメールをしているため、やり取りが長引くとそれだけで迷惑がかかります。加えて、メールのチェックは業務のほんの一部であり、他にも多くの仕事を抱えていることを忘れてはいけません。

何度も返信が必要なメールを送ってしまうと、本当に伝えるべきことが伝わるまでに時間がかかり仕事の妨げになってしまうことは理解しておきましょう。また、必要最低限の回数でやり取りを終えられないことで、伝えたいことをコンパクトにまとめる能力が乏しいと思われる可能性もあります。伝えたいことは凝縮して送り、少ない回数で連絡を終えることを目指しましょう。

返信でも署名は必須

企業とのメールのやり取りでは、自身から送るか相手のメールへの返信かに関係なく、署名をつけなければなりません。署名をつけるのはビジネスマナーの基本です。返信時の署名も基本は自分から送る時と同じで、氏名や大学、学部、学科名、連絡先などを記しておきましょう。

何度もやり取りが続く場合は、項目を減らした簡易的な署名に変更しても構いません。記載する項目の数に関係なく、署名は必ずつけて本当に本人がメールを送っているという信憑性を高めることが大切です。署名を忘れないためにも、自動で記載されるようメールの設定をしておくといいでしょう。

面接の案内に返信する場合

企業からのメールでもっとも多いのが、面接の案内です。ひとくちに面接の案内といっても、状況によってメールの内容は異なり、返信の仕方も異なるため注意しなければなりません。面接の案内は主なパターンだと「日時が固定されている場合」と「複数の日時が提示されている場合」に分けられます。それぞれどのように返信すべきかを知り、パターンが違っても上手に返信できるようになりましょう。

日時固定：参加の意欲を示す

企業から固定の日時が指定されているなら、参加の意欲を示しましょう。日時がすでに指定されているなら、基本的には日程を動かすことはできないため、指定された通りに参加しなければなりません。もちろん、どうしても参加できないなら日程変更の依頼を出すことも可能ですが、必ずしも変更してもらえるとは限らないため注意が必要です。

日時固定のメールに返信する際には、参加が可能であると伝えるだけではなく、意欲を簡単にでも示しておくと好印象を与えることができます。意欲の高さは選考でも重要視されているポイントのため、事前に少しでもアピールしておくことが大切です。返信メールは少し工夫するだけでプラスに繋がりやすいため、積極的に意欲を示すよう心がけましょう。

日時提示：希望日を複数提示

こちらから日時を提示する場合は、希望日を記載して返信します。この時、希望日を複数提示することが大切です。3つ以上を目安に希望を出しましょう。希望をひとつしか出していないと、日程を調整をするのが難しくなり、企業に迷惑がかかりやすいです。

また、他の就活生も参加するため、返信が遅いと希望通りの日時で参加できない可能性もあるため注意しなければなりません。複数の日程を提示しておくことで、面接に参加できる確率も高まり、面接への意欲の高さもアピールできます。もちろん、就活中は忙しく、どうしても複数の日程を提示できないこともあります。その場合は確実に参加できる日程だけを提示しましょう。

日程確定：返信は必須ではない

面接関係のメールでは、日程がすでに確定しており、確認のために送られてくることもあります。日程がすでに確定している場合は、実は返信は必須ではありません。日程が確定している場合は、返信なし＝参加の意思があるとみなされるため、そのまま当日参加することができます。ただし、あくまで返信なしでもOKであり、返信をしてはいけないわけではありません。

むしろ返信をして確実に参加する意思を表明し、当日に向けての意欲も伝えておくと、好印象を与えることができ、選考でもプラスに働きます。必須でなくても返信をしたほうが好印象になりやすいため、よっぽど忙しくない限りは返信しておきましょう。また、辞退する場合は返信なしだと無断欠席になるため、必ず連絡しなければなりません。

面接の案内に返信する際の例文

返信メールを上手に送るためにも、実際にどのような内容で返信するのか、例文を参考にさらにイメージを膨らませていきましょう。企業の状況によってメール内容の詳細は違いますが、大きく分類するならメールの形式は分けることができ、それぞれに合わせた返信の形式もあります。送られてきたメールがどの形式になるのかを考え、該当するものの例を参考に返信を作成することが大切です。事前にイメージを膨らませて、スムーズな返信を目指しましょう。

日時固定で参加が決まっている

企業からのメールに返信する際には、まずは導入のあいさつから入りましょう。いきなり本題に入るのは失礼にあたり、マナー違反になるため注意が必要です。本題では面接への参加の意思を示しますが、この時いつ、どこでおこなわれるものに参加するのかも明記しておきましょう。面接の詳細な日時を上げて参加への意思を示すことで、連絡ミスを防ぐことができます。また、面接に向けての意気込みを簡単に伝え、意欲の高さをアピールすることも大切です。

こちらから日時を提示する

こちらから日時を提示する場合は、複数の候補を提示することが大切で、分かりやすいよう箇条書きで書きましょう。日程を提示する際には、日と時間まで指定することが大切で、丸1日開いているなら終日とします。また、午前中はOKで正午は参加できない、夕方以降なら参加できると、1日で参加できる時間帯、できない時間帯に分かれる場合は、参加できる時間帯のみを提示します。提示した中から企業に選んでもらうことになるため、少しでも多くの候補を出しておきましょう。

面接を辞退する

面接を辞退する場合は、とにかく丁寧に返信することを心がけましょう。辞退することは問題ありませんが、連絡の仕方や言葉の選び方次第では、失礼になってしまう可能性も高いです。辞退する場合でも、まずは面接に呼んでもらったことへのお礼を伝えましょう。その上で面接の日時を伝え、辞退する旨を表明します。この時辞退の理由を提示することが大切です。直接伝えづらい理由の場合は、「一身上の都合」とオブラートに包んで伝えましょう。

就活ではメールへの返信を丁寧におこなおう

就活中は企業とメールのやり取りをすることも多く、これも評価の対象として見られています。メールのマナーは細部まで見られており、返信メールもチェックされているため注意が必要です。返信メールは簡潔な内容で素早く返す、件名は変えず署名をつけて送るなど、基本的なことからメールごとに違う細かいマナーまであります。

状況に合わせた正しい内容で送ることを心がけ、少しでも好印象を獲得することが大切です。メールマナーは就活で使えるだけではなく、就職後も活躍するため、学生のうちに覚えておくと今後役に立ちます。就活から就職まで使える範囲は非常に多いため、細かいマナーもしっかり身につけ、レベルアップして就活の攻略を目指しましょう。