面接に関するメールマナー｜日程変更・辞退・お礼メールの例文もご紹介

面接関係のメールは多い

就活中は企業とメールのやり取りをすることが多く、特に面接関係のメールは多いでしょう。やり取りの基本は電話ではなくメールのため、正しいマナーを覚えておくことが大切です。面接関係のメールでのやり取りが上手くいっていないと、連絡ミスで選考に参加できなくなったり、選考時の評価に影響したりもします。

就活は面接だけで評価が決まるわけではなく、その他の部分もチェックされています。メールマナーも評価されているポイントのひとつで、これができているかどうかの差は非常に大きいです。メールマナーの基本は就職してからも役立つため、覚えておいて損はありません。面接関係のメールを攻略して、より有利に選考を進めましょう。

面接関係のメールの基本マナー

メールのやり取りから好印象を与えるには、まずは基本的なマナーを把握しておかなければなりません。基本ができていないと、好印象を与えるどころか、場合によってはマイナスの印象を与えてしまうこともあるため注意が必要です。必要事項の連絡でも、やり取り次第では評価を下げられ、選考で不利になってしまいます。余計な部分で面接のハードルを上げないためにも、基本のマナーは正しく理解しておくことが大切です。

素早く返信する

面接関係のメールは企業から送られてきたものに返信するケースが多く、この際返信のスピードが重要となります。返信は基本的に見てすぐおこなうことが大切で、遅くとも24時間以内には返すようにしましょう。丸1日返信がないと連絡が遅いと思われ、企業への優先度、志望度も低いと判断される可能性も少なくありません。

素早く返信できていると優先度の高さが認められ、好印象にもなりやすいでしょう。ビジネスでもレスポンスの早さは大切であり、すぐに返信できるならそれに越したことはありません。どうしても遅くなってしまう場合は、理由に関係なく返事が遅れたことの謝罪を述べ、それから本題へと移るようにしましょう。

件名は分かりやすく

自分から企業にメールを送る場合は、件名を設定しなければなりません。件名なしは、面接関係のメールだけでなく、ビジネス全般でマナー違反になるため注意しましょう。件名は見ただけでメールの趣旨が伝わることが大切であり、簡潔で分かりやすいものを心がける必要があります。

ポイントは短くても分かりやすいということで、端的であっても内容が分からないものは悪印象に繋がりやすいため注意しなければなりません。例えば「面接の件について」とした場合、面接の何の件でメールしたのかが不明で、余計に分かりづらくなります。面接の日程を確認したいのか、変更を依頼したいのか、それともお礼なのか辞退なのかなど、分かりやすいよう件名は工夫して付けましょう。

誤字脱字をしない

誤字脱字をしないことも、面接関係のメールでは鉄則です。些細な点でも間違いがあると、詰めが甘い、細かいミスが多いといった悪印象に繋がるため注意しなければなりません。また、誤字脱字があるままメールを送っていると、見直しをしていないと判断される場合もあります。

見直しをしないということは、企業のことをどうでもよいと思っていて、志望度が低いと連想される場合も少なくありません。誤字脱字が好印象に繋がることはあり得ず、大幅に印象を悪くしてしまうことも多いため注意が必要です。メールの場合は、間違いがあってもすぐに修正できるため、送信前に何度もチェックし、見つけ次第すぐ直しましょう。先に本文を完成させて最後に宛先を入力すると、誤送信も防げて余計なミスを減らすことができます。

面接メールの例文

面接関係でメールをやり取りする場面は多く、場面によってメールの内容も違ってきます。その時々で詳細な内容は違ってくるものの、文章の構成や聞くべきこと、伝えるべきことはある程度共通しているでしょう。場面ごとの例文を参考にしながら、どのようなメールを送るべきかを知ることが大切です。例文は大きく4つのパターンに分けられるため、それぞれの場面でのメールの内容をチェックして、さらにイメージを膨らませましょう。

面接日時の確認

面接の日程の確認をする場合、すでに告知されているなら、その日程を上げて、本当に間違いがないか尋ねましょう。すでに告知はされているものの、日にちがあっているか曖昧な場合も、基本的には覚えている限りで聞くことが大切です。正直に忘れてしまったと述べる必要はなく、確認のために連絡したと伝えましょう。完全に忘れている場合も同じく、日程の確認をしたいと述べると詳細な日時を教えてもらえます。

面接日程の変更希望

日程変更の場合は、件名も「面接の日程変更の件」とせず、「日程変更のお願い」としたほうが、印象よく伝えられます。なぜ当初の予定では参加できないかと述べ、こちらから代替案を提示することが大切です。提示する日程は多いほどよく、最低でも3つは出しましょう。

面接辞退

面接の辞退を述べる場合は、辞退する理由を正直に伝えることが大切です。しかし、他の企業を優先するような内容だと失礼に当たるため、その場合は「一身上の都合」とオブラートに包んで伝えるといいでしょう。辞退の場合は明確に「辞退する」という言葉を使い、連絡ミスをなくすことが大切です。

面接後のお礼

面接後のお礼メールでは、単に感謝の気持ちを伝えるだけではなく、面接の感想や今後への意気込みを伝えることが大切です。個人的な感想や意見を述べることで、より気持ちが伝わりやすく印象にも残りやすいでしょう。

面接関係のメールを送る際の注意点

面接関係のメールを送る際には注意点もあり、これが守れていないと評価を下げられてしまう可能性があります。マナーを守るのは好印象を与えるためだけではなく、マイナスの印象を与えないためであることは理解しておきましょう。どれだけ基本的なポイントを踏まえてメールを送っていても、注意点が守れていないと印象が悪く、評価もダウンしてしまいます。注意点を正しく理解し、余計な悪印象を避けて、上手に企業とメールのやり取りをしましょう。

送信と返信のマナーの違いに注意

メールのやり取りでは、マナー違反にならないよう気を付けることが大切です。送信と返信のマナーの違いにも注意しましょう。メールを自分から送信する場合と、企業から来たものに返信する場合で必要なマナーは若干異なります。基本的な部分は共通していますが、細部に違いがあるため、これらをきちんと把握しておかなければなりません。

特に返信時には注意が必要で、返信特有のマナーはミスが多いため気を付けましょう。送信も返信も同じと思っていると、思わぬところでミスをしたり、気づかないうちにミスをしていたりします。それぞれ違いがあることを頭に入れ、今自分が送っているのは自分発信の送信メールか、企業から来たものへの返信なのかも意識しておきましょう。

返信は件名を変えず全文引用

ビジネスメールでは件名は付けるのが基本で、本文の内容に即した分かりやすく簡潔なものを付けなければなりません。しかし、これは送信時のマナーであり、返信の場合は件名を変更するのはNGです。件名を変えてしまうと返信メールであることが分かりづらく、企業での管理に手間がかかります。

返信の履歴はきちんと残す必要があるため、返信時に付くRe:もそのままにしておきましょう。また、返信する際は本文を全文引用することも大切です。全文引用することで、これまでのやり取りを確認しながら返信をチェックすることができ、内容の振り返りがしやすくなります。お互いにメールの内容を把握しながら返事ができるため、連絡ミスも防ぎやすいでしょう。

面接関係のメールはマナーを守って送ろう

就活では細部のマナーまで評価の対象であり、メールのやり取りにも注意しなければなりません。就活中は面接関係の連絡でメールのやり取りをすることが多く、この時の送信、返信のマナーもチェックされ、評価に加えられています。面接での評価がよくても、その前後でのメールマナーでマイナス評価を受けると、選考で不利になることも少なくありません。

場合によっては、メールマナーの悪さが決め手になり不合格になることもあるでしょう。ただし、きちんとできているならプラスに繋がり、選考を有利に進めやすくなります。メールマナーの基本をしっかり押さえて、面接関係の連絡から好印象を獲得し選考を少しでも有利に進めましょう。