2018年08月27日(月) 更新

大学職員の志望理由で取り入れたい要素と求められるスキル【例文あり】

大学職員は運営サポートが仕事

教壇の上に立つ教授とは異なる

大学職員は、教職員に変わりはありませんが、教員とは異なります。教員は研究者であり、授業を行なう職種です。一方、職員は、主に大学を経営や事務などの面から支えています。
ホームページを見ると、だいたいどこの大学も組織図を公開しています。学部の構成とともに、部署の構成も掲載されています。学部は10以上あることは少ないでしょうが、部署であれば実は10以上あることがほとんどです。学生などが普段目にする教務部やキャリアセンターに始まり、財務部や人事部など企業と変わらないような部署もあります。さらには、同窓会や入学センターなど大学ならではの部署もあります。大学は全入時代の中で、生き残りをかけたサバイバルが始まっています。運営を担う優秀な職員を求めています。

大学内の整備と高校生へ向けた説明会実施を行なう

大学の職員が働く組織を、大きく分けると、2種類です。教学部門と管理部門です。教学部門は、教務部や学生部、キャリアセンター、図書館などが代表になります。最近の大学は事務職という側面よりとともに、学内で担当する企画から運営・実施までを行なうことが多くなっています。例えば、図書館などの定型的な業務は、委託が増え、実際の正規の職員であれば、図書館内で開催されるイベントの運営などを行ないます。大学を中から整備していきます。管理部門は、人事部や管財部など普段学生は接することがありません。管財部であれば、構内の備品や校舎など、直接的な整備と行ないます。入学センターという部署は、オープンキャンパスで高校生へ向けた説明会を実施します。もっとも、今は全教職員総動員で、全国の高校やイベント会場に出向いて、大学の説明会をすることが浸透してきました。

志望理由を書くために大学職員の仕事内容を理解しよう

大学職員の仕事①:学生支援

大学職員の仕事としてまず頭に浮かぶのは、学生支援だといえます。入学時や授業のカリキュラム、奨学金などの手続きで馴染みのある人も多いでしょう。
学生支援という職務は、学生が入学して、卒業・就職するまでをサポートするものです。学生と直接関わる機会が多く、疑問点や困りごとに対して幅広くカバーできなくてはいけません。主に以下のような場面で携わることになるでしょう。

学生支援の主な仕事内容

・学籍管理
・カリキュラムの編成
・成績管理
・厚生補導
・課外活動の実施に関する業務
・就職相談
・アルバイトの紹介
・奨学金関係
・授業料免除等

大学職員の仕事②:研究推進

大学には様々な役割がありますが、その1つに学問や技術の発展があります。そのため、大学職員は研究推進の支援に関わることも仕事の1つなのです。
教授や学生が研究に励みやすい環境を整えるために、実に幅広い業務を行います。また、研究成果や予算を管理する役割もあるため、大学の技術や学術的発展を促す重要な仕事だといえるでしょう。主な仕事は以下のようになっています。

研究推進の主な仕事内容

・ゼミや研究室に必要な予算の管理
・研究に関する予算、事業の申請、手続き
・共同研究相手との契約、手続き
・研究成果の知的財産権の管理
・特許出願の手続き、管理
・産学連携による研究の手続き、サポート
・寄付講座

大学職員の仕事③:国際交流課

現在、多くの大学で外国人留学生の受け入れが進んでおり、そのサポートや支援も大学職員の仕事に含まれます。もちろん、海外留学やインターンシップを希望する学生、研究で海外に行く機会もあります。
国際交流課では、そのような学生、留学生、教員、提携大学・研究者など、幅広い人々に対応していかなければいけません。実務では英語が求められるため、仕事内容だけでなく語学スキルに関してもおさえておきましょう。

国際交流課の主な仕事内容

・海外留学希望者の受付、支給手続き
・海外インターンシップの手続き・助成
・留学生の受入、派遣に関する業務
・海外の大学、研究機関との交流に関わる業務
・交流協定に関する手続きや対応
・海外からの来訪者対応
・外国人研究者の受け入れ
・留学生の生活支援
・教職員の海外渡航に関する手続き

大学職員の仕事④:総務・人事

大学職員の仕事には、総務や人事もあります。大学でより良い研究を行ったり、環境を整備したりするには、予算管理、事業計画、経営企画が大切です。
大学の総務・人事課では学内の組織を円滑に運営するために職員を幅広く支援します。学内の職員だけでなく、外部との関わりが多くなる仕事だと認識しておきましょう。総務や人事に関わる大学職員の主な仕事は以下の通りです。

総務・人事の主な仕事内容

・中期目標、計画の立案や評価に関する業務
・教授会、評議会等会議の運営
・入学式、卒業式の準備・運営
・オープンキャンパス、大学説明会などの準備
・広報活動の企画や立案(学内・誌の作成や大学ウェブサイトの運営など)
・学内規則の制定、改廃
・教職員の人事管理(採用、昇任、異動、給与、研修、福利厚生など)
・経営企画
・組織のマネジメント

大学職員の仕事⑤:財務・会計

総務・人事の主な仕事内容

・財務上の計画や管理
・大学運営のために必要な予算の要求、執行
・運営費交付金の管理
・決算及び財務諸表の作成
・物品の契約、調達、購入、管理
・建物や土地、固定資産の管理に関係する業務
・教職員の出張費や給与の支給
・授業料や検定料、入学金等の収入金の出納

また、大学の運営のためには財務や会計といった仕事も必要です。私立大学は元より、国立大学も平成16年から法人化され、個性のある研究活動や運営がおこなえる反面、事業計画や予算管理の重要性が増しました。
そのためにも、大学職員は備品や給与、研究予算、施設の運営費などを指針や計画に沿って管理していきます。大学運営のためには重要な機能であるため、仕事内容についての把握はもちろん、志望理由作成する上でも考えるべきトピックだといえるでしょう。

大学職員の仕事⑥:図書

大学職員や学校事務の仕事には、研究のために必要な図書関係や学術情報資料に関する業務もあります。学生は、レポートの作成や研究で大学の図書館、資料を利用する機会が多いでしょう。
大学で学ぶ分野に対して、幅広い先行研究や資料が閲覧できることは、学生にとって学びやすい環境づくりを整備するためにも重要です。書籍だけでなく、ネットワークを利用した情報提供や資料の管理なども仕事に含まれます。
大学職員や学校事務の仕事には、研究のために必要な図書関係や学術情報資料に関する業務もあります。学生は、レポートの作成や研究で大学の図書館、資料を利用する機会が多いでしょう。
大学で学ぶ分野に対して、幅広い先行研究や資料が閲覧できることは、学生にとって学びやすい環境づくりを整備するためにも重要です。書籍だけでなく、ネットワークを利用した情報提供や資料の管理なども仕事に含まれます。

大学職員に求められる能力

大学全体の課題解決や価値向上のために前進できる

大学職員に求められる能力としては、大学全体の課題解決や価値向上のために前進できることが挙げられます。大学職員=事務の仕事と考えられることが多く、実際に事務を担当することも多いですが、漠然と仕事をこなしているだけではいけません。
事務の仕事は学校経営のためにも欠かせないものですし、目的意識を持って取り組むことが大切です。また大学の価値向上を怠ってしまえば入学者数も減ってしまい、学生の数が減れば大学職員の数も減っていくことになります。
課題解決や価値の向上は、大学の魅力を高めるために必要なことで大学職員の仕事を守ることにもつながります。大学への愛着があることが大切ですし、大学を良くしたい、前向きに変えていきたいという熱意をアピールすることが大切です。

誠実で人に対して優しい気配りができる

誠実で人に対して優しい気配りができることも、大学職員に求められる能力の一つです。大学職員は学生と関わりながら仕事を進めることもあり、学生の悩みや疑問点などを解決するために相談に乗らなければならないこともあります。
事務的に対応していればいいわけではなく、コミュニケーションを大切にしながら対応する必要がありますし、問題解決のために尽力することが大切です。また大学では学生だけではなく、外部の人も訪れるので、学生以外の人にも対応しなければならない場合もあります。
外部の人にとっては大学職員は窓口になり、大学の顔になります。職員の対応次第で大学のイメージも決まりますので、好印象を与えられるように誠実に対応し、優しい気配りができなければなりません。

企画力や優れたバランス感覚を持つ

大学職員では学内でのイベントや、高校生への説明会など外部に向けたイベントの企画や運営をおこなうこともあります。そのため企画力が求められます。
それだけではなく優れたバランス感覚を持つことも重要視されます。楽しい企画、魅力的な企画を考え、実行することは大切ですが、それが大学にとって利益になるものでなければ意味はありません。
また、たとえ利益が出たとしても、マイナスのイメージを与えてしまってはいけませんし、好印象を与え、かつ大学の利益となるイベントの企画、運営が求められています。企画力があることも大切ですが、理想と現実を踏まえた上で最善の決定ができるバランス感覚も重要であり、両方がきちんと身に付いている人材が求められています。

新卒で大学職員になるには?

募集人数が少ないため早めに情報を収集しておく

国公立大学では、地区ごとの採用を行なっています。東京であれば、関東甲信越地区になります。以前は公務員でしたが、現在では独立行政法人に移管しています。決まった期間に募集を開始しますので、ホームページを確認してみましょう。一方、私立大学では、数万人規模の大学なら、募集人数は多いですが、それでも二桁程度の採用人数でしょう。ほとんどの大学は、募集人数が少ないため早めに情報を収集しておきましょう。小規模大学であれば、数名ということも少なくありません。ホームページでひっそりと募集している場合もあります。全国には、700以上の大学があります。早くから目を付けておけば、知らない大学や意外な発見があるかもしれません。

志望理由を重視されるため説得力のある文言を用意する

大学を志望するには、少なくとも4つは考えなければならないことがあります。1点目は、なぜ教育業界に携わりたいのか。2点目は、なぜ大学業界に携わりたいのか。3点目は、なぜ志望する大学で働きたいのか。最後はその志望する大学で何を実現したいかです。このように見てみると、結局のところ、採用は企業と変わらないのです。そこで、企業同様に説得力のある文言を用意しなければなりません。18歳人口が減少していく中で、今、大学業界は過渡期といえるでしょう。そのような状況で、なぜわざわざ大学職員を目指すのか考えなければなりません。文部科学省や教育に関して発信される情報をキャッチしましょう。企業に置き換えれば、業界・企業研究が必須です。

行きたい大学の雰囲気をあらかじめ掴んでおく

志望する大学の雰囲気はあらかじめ掴んでおきましょう。母校なら簡単なことですが、他校であるならば、難しいところです。ホームページなどでは、全くイメージが湧きません。また、説明会を行なっている大学は限られます。おすすめは、オープンキャンパスや大学祭などのイベントに足を運ぶことです。実際に、大学構内に足を踏み入れて、見学することが重要です。その大学の教職員や学生の雰囲気を掴めるはずです。くわえて、そのような行事は、100%大学職員が企画から運営、実施をしています。オープンキャンパスなら入学センター、大学祭なら学生部など管轄する部署があります。最近はどの大学もオープンキャンパスに力を入れていますので、年に何度も開催しています。

大学職員の志望理由に盛り込みたい要素とは?

①:コミュニケーション能力

大学職員はコミュニケーション能力が求められる仕事です。志望理由では積極的にアピールしてみるといでしょう。大学事務は学生から同じ事務員、教授、外部と様々な人と仕事で関わる機会があります。
実際、大学院生は20~60代と幅広い年代の方が属しており、中には放送大学が併設しているところも少なくありません。一部の職員や学生と関わるだけではなく、幅広い年代の人との円滑に仕事をこなすためのコミュニケーション能力や協調性が求められます。
ぜひ、しっかりと具体例を用いて志望理由に盛り込んでみてください。

②:事務やパソコンのスキル

大学職員や学校事務員の主な仕事は、事務作業がメインとなります。そのため、事務やパソコンのスキルがあるといいでしょう。
特にエクセルやワードなど、基本的なパソコンスキルは必須だと認識しておいてください。仕事で必要な事務スキルは就職後に身につけられますが、基礎となるパソコンスキルは前もって習得しておく努力が必要です。
資格やバイトなどで経験のある人は、ぜひ志望理由の中でアピールしてみるといいでしょう。

③:英語のスキル

大学職員の仕事には、英語スキルを求められる場面も多いといえます。したがって、スキルや経験のある人は、ぜひ英語のスキルを志望理由に盛り込んでみてください。
大学職員は日本の学生だけでなく、留学生や外国人教授・研究者と関わる機会も多いです。特に書類の提出、申請、窓口対応、電話対応、来客もあるため、英語などの語学力があると業務も円滑に進められるでしょう。
特に国際交流関係の事務員を目指す方は、TOEICのスコアや留学などの経験をぜひ志望理由などに盛り込んでみてください。

④:なぜこの大学を選んだのか

大学職員の志望理由には、「なぜこの大学を選んだのか」をしっかりアピールしましょう。これは志望理由の中でも重要な項目です。
「卒業生だから」という理由だけでなく、他の大学と比較して何が良いのか、違うのかが明確になっていないといけません。志望する大学の財務状況や教育・研究理念を徹底的に比較してみてください。
なぜこの大学を選んだのかが明確なら、説得力のある志望理由が書けるでしょう。

⑤:大学職員として何をしたいのか

学校事務員の志望理由を書く際は、大学職員として何をしたいのか書きましょう。大学には教育だけでなく、研究、地域貢献などの役割があります。
そのような大学の機能、役割を理解して何をしたいのか志望理由に盛り込みましょう。例えば、大学から発信する学問や技術の発展に貢献したい、学生にとって学びやすい環境を整備したいなど。
もちろん、職務や仕事内容によって関わる範囲は異なりますが、あなたが大学職員になることで何を実現したいのか、大学にとってどんなメリットがあるのかをしっかり伝える必要があります。
また単に「~がやりたい」という願望だけでなく、その裏付けとなる理由、エピソードなどを盛り込むといいでしょう。

母校の大学職員を目指すなら志望理由に体験談を盛り込む

学生の時ならではの視点が活かせることもある

学生時の体験や経験は、実際仕事で活かせることもあります。特に母校なら、学生だった時ならではの視点を活かせるでしょう。身近な生活で気づいたことや、不便に思ったことを探してみると、学生の学ぶ環境をよりよくするためのアイディアが浮かぶかもしれません。
例えば、「学生時に教室を借りたかったが手続きが大変に感じたので、気軽に利用できるにはどうしたらいいのか」「大学が募集しているアルバイトの求人が学生の間であまり認知されていない」などがあります。
学生視点での気づきを参考にすれば、より大学の運営を改善する方法を見出すことができるかもしれません。

他大学との違いもしっかり比較する

大学を比較するポイント

  • 大学の教育理念
  • 研究理念
  • 事業計画書の比較
  • 大学のビジョン
  • 経営計画・財務状況
  • 広報活動、企画
  • 大学の活動や研究の成果
  • 社会貢献度

母校の大学職員を目指すなら、他大学との違いもしっかり理解しておきましょう。上述した「なぜこの大学を志望したのか」にも関わってきます。大学の資料、HPを徹底的に比較してみましょう。特に大学の運営などを理解するなら、各大学の事業計画書を比較してみるのがおすすめです。
また、国立大学は6~7年ごとに文科省から認められた委員会や機関から法人別評価、機関別評価を受けています。大学に求められる項目・基準をどのような理由でクリアしているのかがわかるため、ぜひ確認してみてください。他大学との違いを比較するなら、上記のような項目に注目してみるといいでしょう。

大学職員の志望理由例

志望理由の例文①:学生にとって学びの環境を強化したい

私は教育やキャリア形成に関わる仕事に就きたいと考えています。貴学はインターンシップや、他大学に先駆けてキャリア教育の仕組みを確立していることから、私は一職員として学生の学ぶ環境の整備に携わりたいと考えました。私は大学のプログラムで長期インターンシップを経験したことで、社会人と学生の違いが明確になっただけでなく、この環境を知らないのはもったいないと感じました。
貴学のキャリア教育プログラムがさらに普及すれば、学生一人ひとりが将来のより良い選択ができるのではないかと考えます。私は貴学の事務員として、キャリア教育プログラムの形成に関わりたいです。インターンシップの経験、接客業で身に付けたコミュニケーション能力を活かして、貴学に貢献したいです。

志望理由の例文②:大学の魅力を広めたい

私は広報として、貴学のステークホルダーに多くの魅力を伝えて○○大学の評価を高める仕事をしたいと考えています。貴学には「就職支援のサポート充実」「インカレ出場部活が多数」「海外の大学との学術交流」などの魅力があると在学中に肌で感じました。これは学生や研究者一人ひとりの努力だけでなく、陰では大学職員の存在があると考えます。
私はサッカー部に所属しており、広報を担当していました。私は活動内容を知らせるために練習や大会の写真を撮影し、定期的にSNSなどにアップしています。2年間続けたことで認知度も上がり、地道につけた結果が多くのファンを作ったことに感銘を受けました。この経験を活かし、大学の評判、認知度アップのため、職員として試行錯誤していきたいです。

志望理由の例文③:英語を活かして留学生をサポート

私は貴学の国際課で留学で身に付けた英語を活かして働きたいと考えています。1年半留学をして帰国後に留学生の友達と話すようになりました。そこでは「もっと様々な学生とコミュニケーションが取りたい」といった要望も耳にしました。言葉の壁も要因としてあげられますが、授業やプログラムの中で会える学生意外と関わる機会が少ないと言っていたのです。
また、私は留学生が過ごしやすいように言葉、住居、交流などに関して約50人近くを対象にチームでサポートする活動をしていました。日本人の学生と留学生が交流する上で、仲介役をする難しさや場をコーディネートすることを経験しました。語学スキル、実際に触れあった経験を活かして、国際交流をより向上させていきたいです。

大学職員の志望理由にはコミュニケーションスキルを取り入れてアピールしよう

大学職員として働くなら、まず仕事内容について理解しておきましょう。
志望理由を作成する際は、なぜこの大学を選んだのか、何を実現したいのか、他の大学との違いなどを盛り込んでみてください。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみましょう。

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