2017年10月25日(水) 更新

大学職員に受かるための志望動機を仕上げるコツ~新卒や母校の学校事務を目指すためにアピールしたい要素5つを紹介~【例文付き】

大学職員とはどういう職業か?

大学職員の仕事内容は、実際に教壇に立つ教授や研究者とは違います。主な業務は、大学運営のサポートです。種類は大きく二つに分かれます。一つ目は、運営の延長上であるカリキュラムの改善や、学生の進路相談、広報窓口での対応などがあります。二つ目は、高校生へ向けて説明会でプレゼンテーションをすることです。やりがいとしては、大学という人生で最も輝く時間をともに送ることができることにあります。大学職員になるためには、教育現場を支えたいという気持ちとコミュニケーション能力、お世話が好きで面倒見のよい性格が必要になります。

生活が安定してそうな学校事務員

■調査方法:twitterを使用して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/11
■投票数:72

学生の皆さんは学校の事務員のどのような点に魅力を感じているのかアンケートをとってみました。まず過半数の61%が「安定してそう!」と回答してくれました。やはり学校関連のお仕事は安定しているイメージは強いです。その他にもおよそ22%の方が「良い意味でずっと学生の気持ちでいられそう!」と回答してくれました。ここではそんな魅力のある学校関連の事務員への志望動機の書き方などについて説明していきます。

新卒で大学職員(学校事務)になるには?

アンケートの結果にもあるように、「大学職員は安定していそうだから目指したい」という人もいるでしょう。しかし、大学職員になるにはES、筆記試験、面接を通過しなければいけません。まず一次試験合格後、各大学で面接などが実施されます。新卒で選考を通過して大学職員になるために、いくつかのポイントをおさえておきましょう。

書類選考や面接の志望動機で差をつけよう

大学職員を目指すなら、書類選考や面接の志望動機で差をつけましょう。筆記試験の対策や合格も重要ですが、その後の面接でしっかり志望動機を伝えられるかも採用に大きく影響します。大学にとって必要な人材、貢献できる人材だと思ってもらうためにもしっかり情報収集しておかなければいけません。そのため、大学職員になるためには志望動機作成の対策をしておくといいでしょう。

募集人数は比較的に少ないのでしっかり対策を

大学職員の募集人数は比較的に少ないといえます。規模の大きな大学でも多くて十数人ほどです。地方の大学になると、採用人数は数名ほどとなっています。大学職員の競争率は比較的高い傾向があるため、面接や書類選考での志望動機は採用の決めてとなるでしょう。では、志望動機を書いていくにはどうしたらいいのでしょうか?効果的な志望動機を書くためのポイントを解説していきます。

安定を求めるなら公務員の道も

アンケートの結果からも、「生活が安定してそう」というイメージを持つ学生が多いことがわかります。生活が安定しているかは職業を選ぶ上でも重視される項目の1つです。生活の安定を重視するのであれば、公務員という選択肢も外せません。この公務員用の志望動機が書ける対策Bookでは、今まで公務員が視野になかった人でも理解できるよう、公務員についてわかりやすく解説されています。ぜひ1度読んでみることをおすすめします。

志望動機を書くために大学職員の仕事内容を理解しよう

学校事務や大学職員は大学では目立たない部分で活躍する、縁の下の力持ち的な存在です。しかし、具体的な仕事内容は知らない人が多いのではないでしょうか?大学事務の志望動機を作るなら、しっかりその仕事内容や役割について理解しておく必要があります。そうすると、求められるスキルや役割が明確になるため、志望動機も書きやすくなるはずです。

大学職員の仕事は多岐にわたる

学校事務員・大学事務の仕事は多岐にわたることを理解しておいてください。就職後は、大学の管理運営における事務全般がメインの業務になるでしょう。職種や仕事内容は決まっても、基本的に幅広く業務をこなしていくことが求められます。この特徴を理解しておくだけでも、効果的な志望動機は書きやすくなるはずです。では、具体的な大学職員の仕事について見ていきましょう。

大学職員の仕事①:学生支援

大学職員の仕事としてまず頭に浮かぶのは、学生支援だといえます。入学時や授業のカリキュラム、奨学金などの手続きで馴染みのある人も多いでしょう。学生支援という職務は、学生が入学して、卒業・就職するまでをサポートするものです。学生と直接関わる機会が多く、疑問点や困りごとに対して幅広くカバーできなくてはいけません。主に以下のような場面で携わることになるでしょう。

学生支援の主な仕事内容

・学籍管理
・カリキュラムの編成
・成績管理
・厚生補導
・課外活動の実施に関する業務
・就職相談
・アルバイトの紹介
・奨学金関係
・授業料免除等

大学職員の仕事②:研究推進

大学には様々な役割がありますが、その1つに学問や技術の発展があります。そのため、大学職員は研究推進の支援に関わることも仕事の1つなのです。教授や学生が研究に励みやすい環境を整えるために、実に幅広い業務を行います。また、研究成果や予算を管理する役割もあるため、大学の技術や学術的発展を促す重要な仕事だといえるでしょう。主な仕事は以下のようになっています。

研究推進の主な仕事内容

・ゼミや研究室に必要な予算の管理
・研究に関する予算、事業の申請、手続き
・共同研究相手との契約、手続き
・研究成果の知的財産権の管理
・特許出願の手続き、管理
・産学連携による研究の手続き、サポート
・寄付講座

大学職員の仕事③:国際交流課

現在、多くの大学で外国人留学生の受け入れが進んでおり、そのサポートや支援も大学職員の仕事に含まれます。もちろん、海外留学やインターンシップを希望する学生、研究で海外に行く機会もあります。国際交流課では、そのような学生、留学生、教員、提携大学・研究者など、幅広い人々に対応していかなければいけません。実務では英語が求められるため、仕事内容だけでなく語学スキルに関してもおさえておきましょう。

国際交流課の主な仕事内容

・海外留学希望者の受付、支給手続き
・海外インターンシップの手続き・助成
・留学生の受入、派遣に関する業務
・海外の大学、研究機関との交流に関わる業務
・交流協定に関する手続きや対応
・海外からの来訪者対応
・外国人研究者の受け入れ
・留学生の生活支援
・教職員の海外渡航に関する手続き

大学職員の仕事④:総務・人事

大学職員の仕事には、総務や人事もあります。大学でより良い研究を行ったり、環境を整備したりするには、予算管理、事業計画、経営企画が大切です。大学の総務・人事課では学内の組織を円滑に運営するために職員を幅広く支援します。学内の職員だけでなく、外部との関わりが多くなる仕事だと認識しておきましょう。総務や人事に関わる大学職員の主な仕事は以下の通りです。

総務・人事の主な仕事内容

・中期目標、計画の立案や評価に関する業務
・教授会、評議会等会議の運営
・入学式、卒業式の準備・運営
・オープンキャンパス、大学説明会などの準備
・広報活動の企画や立案(学内・誌の作成や大学ウェブサイトの運営など)
・学内規則の制定、改廃
・教職員の人事管理(採用、昇任、異動、給与、研修、福利厚生など)
・経営企画
・組織のマネジメント

大学職員の仕事⑤:財務・会計

また、大学の運営のためには財務や会計といった仕事も必要です。私立大学は元より、国立大学も平成16年から法人化され、個性のある研究活動や運営がおこなえる反面、事業計画や予算管理の重要性が増しました。そのためにも、大学職員は備品や給与、研究予算、施設の運営費などを指針や計画に沿って管理していきます。大学運営のためには重要な機能であるため、仕事内容についての把握はもちろん、志望動機作成する上でも考えるべきトピックだといえるでしょう。

総務・人事の主な仕事内容

・財務上の計画や管理
・大学運営のために必要な予算の要求、執行
・運営費交付金の管理
・決算及び財務諸表の作成
・物品の契約、調達、購入、管理
・建物や土地、固定資産の管理に関係する業務
・教職員の出張費や給与の支給
・授業料や検定料、入学金等の収入金の出納

大学職員の仕事⑥:図書

大学職員や学校事務の仕事には、研究のために必要な図書関係や学術情報資料に関する業務もあります。学生は、レポートの作成や研究で大学の図書館、資料を利用する機会が多いでしょう。大学で学ぶ分野に対して、幅広い先行研究や資料が閲覧できることは、学生にとって学びやすい環境づくりを整備するためにも重要です。書籍だけでなく、ネットワークを利用した情報提供や資料の管理なども仕事に含まれます。

図書の主な仕事内容

・書籍や資料の選定、購入
・図書館資料の閲覧、貸出、配架などの業務
・図書館資料の分類、目録作成
・参考調査相談の受付、利用指導に関する業務
・展示やイベントなどの企画実施
・機関リポジトリ等による学術情報の発信

大学職員の志望動機に盛り込みたい要素とは?

大学職員の仕事内容について理解できたら、どのような要素を志望動機に盛り込んだらいいのか考えてみましょう。大学事務員の仕事は多岐にわたり、必要とされるスキル・資質がいくつかあります。志望動機に盛り込みたい5つの要素を確認していきましょう。

①:コミュニケーション能力

大学職員はコミュニケーション能力が求められる仕事です。志望動機では積極的にアピールしてみるといでしょう。大学事務は学生から同じ事務員、教授、外部と様々な人と仕事で関わる機会があります。実際、大学院生は20~60代と幅広い年代の方が属しており、中には放送大学が併設しているところも少なくありません。一部の職員や学生と関わるだけではなく、幅広い年代の人との円滑に仕事をこなすためのコミュニケーション能力や協調性が求められます。 ぜひ、しっかりと具体例を用いて志望動機に盛り込んでみてください。

②:事務やパソコンのスキル

大学職員や学校事務員の主な仕事は、事務作業がメインとなります。そのため、事務やパソコンのスキルがあるといいでしょう。特にエクセルやワードなど、基本的なパソコンスキルは必須だと認識しておいてください。仕事で必要な事務スキルは就職後に身につけられますが、基礎となるパソコンスキルは前もって習得しておく努力が必要です。資格やバイトなどで経験のある人は、ぜひ志望動機の中でアピールしてみるといいでしょう。

③:英語のスキル

大学職員の仕事には、英語スキルを求められる場面も多いといえます。したがって、スキルや経験のある人は、ぜひ英語のスキルを志望動機に盛り込んでみてください。大学職員は日本の学生だけでなく、留学生や外国人教授・研究者と関わる機会も多いです。特に書類の提出、申請、窓口対応、電話対応、来客もあるため、英語などの語学力があると業務も円滑に進められるでしょう。特に国際交流関係の事務員を目指す方は、TOEICのスコアや留学などの経験をぜひ志望動機などに盛り込んでみてください。

④:なぜこの大学を選んだのか

大学職員の志望動機には、「なぜこの大学を選んだのか」をしっかりアピールしましょう。これは志望動機の中でも重要な項目です。「卒業生だから」という理由だけでなく、他の大学と比較して何が良いのか、違うのかが明確になっていないといけません。志望する大学の財務状況や教育・研究理念を徹底的に比較してみてください。なぜこの大学を選んだのかが明確なら、説得力のある志望動機が書けるでしょう。

⑤:大学職員として何をしたいのか

学校事務員の志望動機を書く際は、大学職員として何をしたいのか書きましょう。大学には教育だけでなく、研究、地域貢献などの役割があります。そのような大学の機能、役割を理解して何をしたいのか志望動機に盛り込みましょう。例えば、大学から発信する学問や技術の発展に貢献したい、学生にとって学びやすい環境を整備したいなど。もちろん、職務や仕事内容によって関わる範囲は異なりますが、あなたが大学職員になることで何を実現したいのか、大学にとってどんなメリットがあるのかをしっかり伝える必要があります。また単に「~がやりたい」という願望だけでなく、その裏付けとなる理由、エピソードなどを盛り込むといいでしょう。

母校の大学職員を目指すなら志望動機に体験談を盛り込もう

中には、母校の大学職員を目指す人もいるでしょう。志望動機には、学生時代の具体的な体験談やエピソードを盛り込むと効果的です。志望動機を作成する上では、説得力が必要です。ただ抽象的に「母校だから」「○○がしたい」と述べても、採用担当者には響きづらいといえます。そのため、母校で学んだこと、大学のどんな業務に携わりたいか、改善点などをエピソードや体験を交えて伝えると説得力が増すでしょう。

学生の時ならではの視点が活かせることもある

学生時の体験や経験は、実際仕事で活かせることもあります。特に母校なら、学生だった時ならではの視点を活かせるでしょう。身近な生活で気づいたことや、不便に思ったことを探してみると、学生の学ぶ環境をよりよくするためのアイディアが浮かぶかもしれません。例えば、「学生時に教室を借りたかったが手続きが大変に感じたので、気軽に利用できるにはどうしたらいいのか」「大学が募集しているアルバイトの求人が学生の間であまり認知されていない」など。学生視点での気づきを参考にすれば、より大学の運営を改善する方法を見出すことができるかもしれません。

他大学との違いもしっかり比較しよう

母校の大学職員を目指すなら、他大学との違いもしっかり理解しておきましょう。上述した「なぜこの大学を志望したのか」にも関わってきます。大学の資料、HPを徹底的に比較してみましょう。特に大学の運営などを理解するなら、各大学の事業計画書を比較してみるのがおすすめです。 また、国立大学は6~7年ごとに文科省から認められた委員会や機関から法人別評価、機関別評価を受けています。大学に求められる項目・基準をどのような理由でクリアしているのかがわかるため、ぜひ確認してみてください。他大学との違いを比較するなら、下記のような項目に注目してみるといいでしょう。

大学を比較するポイント

  • 大学の教育理念
  • 研究理念
  • 事業計画書の比較
  • 大学のビジョン
  • 経営計画・財務状況
  • 広報活動、企画
  • 大学の活動や研究の成果
  • 社会貢献度

大学職員や学校事務員の志望動機の例文を紹介

大学職員の仕事内容、求められるスキル、盛り込みたい要素、母校を志望する際のポイントを紹介しました。次はESや面接で参考にできる志望動機の例文を確認していきましょう。
また、志望動機を作る時は、以下のようなポイントを意識してみてください。

志望動機を考える際のポイント

ポイント1.なぜこの大学を選んだのか
ポイント2.大学職員として何をしたいのか
ポイント3.結論がわかりやすく書いてあるか
ポイント4.どんなスキル・経験が活かせるのか
ポイント5.職員の役割・仕事内容 を理解しているか

志望動機の例文①:学生にとって学びの環境を強化したい

志望動機の例文①:学生にとって学びの環境を強化したい

私は教育やキャリア形成に関わる仕事に就きたいと考えています。貴学はインターンシップや、他大学に先駆けてキャリア教育の仕組みを確立していることから、私は一職員として学生の学ぶ環境の整備に携わりたいと考えました。私は大学のプログラムで長期インターンシップを経験したことで、社会人と学生の違いが明確になっただけでなく、この環境を知らないのはもったいないと感じました。
貴学のキャリア教育プログラムがさらに普及すれば、学生一人ひとりが将来のより良い選択ができるのではないかと考えます。私は貴学の事務員として、キャリア教育プログラムの形成に関わりたいです。インターンシップの経験、接客業で身に付けたコミュニケーション能力を活かして、貴学に貢献したいです。

志望動機の例文②:大学の魅力を広めたい

志望動機の例文②:大学の魅力を広めたい

私は広報として、貴学のステークホルダーに多くの魅力を伝えて○○大学の評価を高める仕事をしたいと考えています。貴学には「就職支援のサポート充実」「インカレ出場部活が多数」「海外の大学との学術交流」などの魅力があると在学中に肌で感じました。これは学生や研究者一人ひとりの努力だけでなく、陰では大学職員の存在があると考えます。
私はサッカー部に所属しており、広報を担当していました。私は活動内容を知らせるために練習や大会の写真を撮影し、定期的にSNSなどにアップしています。2年間続けたことで認知度も上がり、地道につけた結果が多くのファンを作ったことに感銘を受けました。この経験を活かし、大学の評判、認知度アップのため、職員として試行錯誤していきたいです。

志望動機の例文③:英語を活かして留学生をサポート

志望動機の例文③:英語を活かして留学生をサポート

私は貴学の国際課で留学で身に付けた英語を活かして働きたいと考えています。1年半留学をして帰国後に留学生の友達と話すようになりました。そこでは「もっと様々な学生とコミュニケーションが取りたい」といった要望も耳にしました。言葉の壁も要因としてあげられますが、授業やプログラムの中で会える学生意外と関わる機会が少ないと言っていたのです。
また、私は留学生が過ごしやすいように言葉、住居、交流などに関して約50人近くを対象にチームでサポートする活動をしていました。日本人の学生と留学生が交流する上で、仲介役をする難しさや場をコーディネートすることを経験しました。語学スキル、実際に触れあった経験を活かして、国際交流をより向上させていきたいです。

大学職員(学校事務員)を目指すなら多岐にわたる仕事内容を理解して志望動機を作成しよう

学校事務員・大学職員を受ける際の志望動機の書き方、盛り込みたい要素、例文について紹介しました。学職員として働くなら、まず仕事内容について理解しておきましょう。仕事内容は幅広く、それぞれ求められるスキル、資質は異なります。また、志望動機を作成する際は、なぜこの大学を選んだのか、何を実現したいのか、他の大学との違いなどを盛り込んでみてください。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみましょう。

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