内定先への電話のかけ方｜マナーや答え方と合わせて解説

電話のかけ方

就活生が内定を頂いた際には、できるだけ早めに自分の意思を伝える必要があります。そして直に自分の意思とお礼を伝える方法の一つが直接電話をする方法です。自分の声で直に電話をするときには、正しいマナーで連絡をすることが大切です。せっかく直接電話をしても、相手にあまりよい印象をもってもらえないようなかけ方では、台無しになってしまいます。

ここでは、どのような内容を伝えるのかとその順番、担当者が不在のときの対応方法、電話を切る前に話すべきこと、などについて説明していきます。

①大学名・名前・要件を簡潔して伝える

自分から企業の担当者宛に電話をかけるときには、社会人としての電話マナーに準ずるかけ方をする必要があります。電話の呼び出し音がなり、最初に電話を取った人にまず自分の大学名・名前を言い、担当者の人がいるかどうかをお聞きします。そして実際に話したい担当者がその後にすぐ出た場合は、同様に「大学名・名前」そして「電話の要件」を完結にまとめて話します。

その後に、実際の話に入るようにすると、ビジネスマナーに沿った順序と内容が分かっていると思われます。また、内定への自分の入社の意思を伝える前に、面接試験の実施に対するお礼も必ず入れましょう。その上で、入社する・できないの意思をしっかりと伝える、という順番で話すとスムーズな流れになります。

②担当者がいないときは自分からかけ直す

企業の担当者に用事があって電話をする場合、担当者がいる場合と不在・離席の場合があります。もし、担当者が電話に出られない場合は、どのように対応したらよいのでしょうか。

電話に最初に出た人に対して話す内容は「大学名・自分の名前」の内容から話します。そして、担当者がいないという場合、自分がなぜ電話をしているのか、という要件を完結にまとめて電話口の人に伝え、「後ほど自分からかけ直す」旨を担当者に伝えてもらうようにしましょう。このときに大切なのは、担当者が電話口に出ない場合でも、要件を話すということです。詳しい要件は担当者に直接話す形で構いませんが、なぜ電話をかけたのか、という大まかな内容は伝えてもらうことが大事です。後で伝言を受けた担当者が、「何の要件で電話をしてきたのだろう」とメッセージをときに疑問に思わないような配慮が必要なのです。

③対応のお礼を述べてから電話は切る

ビジネスで相手に電話をかけるときには、顔が見えないということもあるため、普段の話し方よりもさらに配慮が必要です。顔の表情やジェスチャーがお互い見えないため、言葉だけの力で自分が伝えたいことを相手に伝えなくてはなりません。言葉だけで内容を正確に伝えるためには、さまざまな工夫が必要です。聞きやすいようにハキハキとメリハリのある話し方、そして声の大きさは大きすぎず小さすぎず適度な大きさで、1文が長くなりすぎないように適度な長さにする、熟語はあまり使わない、などがあります。

そして、電話を切る前に必ず、電話に出て話を聞いてくれたことに対するお礼を述べることも大切です。相手の仕事の状況はこちらからは見えないので、よく分からないかもしれません。しかし、仕事中に自分の業務を中断して電話で話を聞いてくれた、という点へのお礼は最低限のマナーですので、忘れずに行いましょう。

就活マナーマニュアルでも確認

就活中は、企業に電話をかけたりメールを送る機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

内定先へ電話をかけるときはマナーも大切

就活が成功に終わり、内定を無事に貰えたならば、就活生はほっとした気持ちになり気を抜いてしまいがちです。しかし内定が出たからといって、正式に入社ができると安心してしまってはいけません。あくまでも内定の段階で、まだこれから先に入社まで時間が残されています。態度次第では入社前から印象が悪くなる可能性も十分にあります。

そのような事態と避けるために、内定後も最後まできちんとしたマナーを守って対応するスキルが必要です。内定後に企業の担当者に電話をする際に、気を付けたい事柄がいくつかあります。ここでは、その中でも特に気を付けたい点について紹介します。

電話は10時頃または14～17時の間にかけるのがベスト

就活中に内定先へ電話をかける最適な時間帯は、14～17時ごろです。この時間であれば、基本的にはどんな企業でも比較的に落ち着いて仕事をしている時間帯です。ですから、電話をかけて迷惑というのはまずないでしょう。就活生の皆さんは、14～17時が内定先に電話をする時間として最適と覚えてくといいですね。

内定先に電話をかける時間帯の第2候補は始業から1時間後

始業から1時間経過後も、内定先に電話をかけるのに適している時間帯といえるでしょう。始業から1時間後というのは、朝のやるべきタスクがある程度落ち着き、一息つくくらいのタイミングである場合が多いです。
朝9時始業の内定先であれば朝10時ごろ、朝10時からの内定先であれば11時頃を狙ってかけるようにすると良いでしょう。上記で紹介した14～17時の最適な時間帯の他に、内定先に電話をする時間帯として「始業1時間後」というのも覚えておいて下さい。

NGな時間帯は「始業直後・昼前後・就業間際」

就活生が内定先に電話をかける時、電話を避けるべきNGな時間帯というのも存在します。NGな時間帯は、始業直後の時間帯や、お昼が始まるであろう11時半～13時半、終業とされている時間の直前などの電話はとても非常識ととられてしまうでしょう。

就活生の方は、間違ってもこの時間帯に内定先に電話を入れないように気をつけて下さい。例え定時で帰るときがほとんどないような内定先であったとしても、終業間際にかけるのは失礼になりますし、始業直後は誰でも、どんな内定先でもたいてい忙しくしているものです。

電話をかけるときはメモ帳とペンを用意する

就活生だけでなく、社会人になってからも必要な事柄の一つのビジネスマナーが、電話をかけるときや受けるときに、必ずメモ用紙とペンを準備してから電話で話す、というものです。

自分は記憶力に自信がある、また伝えたい要件はシンプルな内容で書くまでもないのでメモはいらない、という風に自己判断をしないようにしましょう。相手から聞いた話の内容を忘れずにしっかりと覚えておくためにも、メモを取る習慣は社会人のマナーなのです。そして、電話の最後にはそのメモ見ながら、「それでは内容を復唱させて頂きます」というように、自分から確認をするとより印象がアップし、相手もきちんと内容が伝わったと安心するでしょう。

周囲が静かで電波のいい環境の元かける

近年は、固定電話や公衆電話からではなく携帯電話を使って、企業に連絡をする機会がとても多くなっています。携帯電話はどこからでもすぐに電話ができるため便利ですが、携帯電話ならではの気遣いも必要です。その一つが、「携帯電話でかけるときには、周囲が静かな場所を選んでかけること」です。

また、「電波状況がいい場所を選び、電波が途中で途切れる心配をしない場所でかけること」も大事です。現代の携帯電話は大変性能が良くなっています。小さい雑音でも拾ってしまい、相手にとって聞き取りずらい音として伝わる場合もあるのです。これらの理由から、静かな環境でかつ電波の良い場所を確保してから電話をかけるように心がけましょう。

内定先に電話をかけるときは忙しい時間帯を避け周囲の環境にも気を配る

就活生が内定先に電話をかけるのに、最適な時間帯について紹介してきました。このような電話をかける時間帯のマナーは、内定先に入社して社会人になってからもずっと意識しなければならないものです。そのため、今のうちにしっかりと頭の中に入れて、身体にしみこませておきましょう。

電話などのちょっとしたマナーの差が、社会人としてのレベルの差になっていきます。就活生のみなさん、素敵な社会人生活を送りましょうね。