2019年09月09日(月) 更新

OB訪問の依頼メールを人事部へ送る際のポイントと知っておくべきマナー【例文あり】

OB訪問の依頼は大学の先輩に直接依頼する?

キャリアパーク会員の就活生を対象に「OB訪問の依頼は誰にどのようにしましたか?(例:人事に直接メールで...)」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • してない
  • 経験なし
  • 行っていないです
  • 大学の先輩にメールでお願いした

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「OB訪問の依頼は誰にどのようにしましたか?(例:人事に直接メールで...)」

アンケート結果によると、就活生の中にはOB訪問の依頼を大学の先輩にメールでお願いしていることがわかりました。特に毎年大学から一定人数採用する企業なら、人事を介さなくてもOBに直接連絡を取れる可能性も高いでしょう。一方、中にはまだOB訪問を経験していないという就活生も少なくありません。有益な情報が得られるOB訪問を依頼するには、どうしたらいいのでしょうか?そこで、この記事ではOB訪問を希望する人が人事などに依頼する方法、マナーを紹介します。

依頼メールを送る際は「OB訪問をお願いしたい」旨を伝える

OB訪問を成功させるには、メールや電話でのアポイントメントが最初の関門となります。マナーを守るメールを作成するとともに、熱意を伝える必要もあります。社会人にメールを送ったことがないという就活生は、ハードルが高いと感じるでしょう。そこでおすすめなのが「OB訪問マニュアル」です。こちらには、OB訪問の依頼メールの例文はもちろん、電話で依頼する場合の文言も掲載されています。無料でダウンロードできるため、OB訪問の準備を始めると同時にGETしておきましょう。

自己紹介・目的・質問事項を記載する

OB訪問の依頼メールを人事部に送る際は、最低限以下の3つの項目について記載して下さい。

①あなたの自己紹介
(名前、出身大学、出身学部、ゼミの名前、所属サークル等)

②OB訪問の目的
理由は何でも構いませんが、相手は忙しい時間を使うことになるので、簡潔に興味を持った理由、興味を持っている仕事について記載しましょう。

③質問事項
なぜ当日ではなく事前に質問事項について伝えておくのかというと、すべてあなたの聞きたい内容をOB訪問先の先輩が知っているとは限らないからです。ですので、「こんな質問をしたい」という内容を事前に伝えておくと、面談がスムーズになるでしょう。

OB訪問は善意で対応してくれる

OB訪問は、あくまでも先輩の善意でやってくれるものです。会社に良い人材が入ったとしたら、それは評価に繋がるかもしれませんが、基本的には無償でしょう。つまり、先輩は忙しい中で時間を割いてOB訪問に対応してくれるのです。ですから、お願いする立場としては丁重な依頼メールをするのが当然ですよね。

人事部宛てにOB訪問の依頼メールを送るケースもある

OB訪問は、依頼のメールをOB本人に直接送る場合もありますが、企業の人事部を通すというケースもあるでしょう。この場合でも、依頼メールの内容は基本的に一緒となります。忙しい相手に対して、時間を使わせてしまう立場であると弁えた文章で依頼をしましょう。

どのようなものに興味があるのか伝えておく

自己紹介を行った後、その会社のどんな部署に興味があり、どんな方に会ってみたいかを率直に伝えましょう。日程調整をする際は、自分から候補日をいくつか伝えて下さい。そうすれば、スムーズなスケジュール設定ができます。何も記載せずに相手の提案を「その日は予定があります」などと言って断るのは、良い印象は与えられません。

人事部を通す場合は確実に情報が残る

人事部を通す場合、確実に記録が取られ、情報が残るという点を意識してください。常に謙虚な姿勢を忘れずに活動するべきでしょう。そうすれば、OB訪問をする先輩だけでなく、人事部などの企業側にも好印象を持ってもらえます。採用にも有利に働く可能性がありますよ。

OB訪問を依頼する際は例文を参考にすると良い

それでは、実際にOB訪問を依頼する際のメール例文をご紹介します。あくまでも自分の所属する大学や名前をしっかり明記して、目的とお願いをきちんとした言葉で伝えるという事を念頭におきましょう。例文をそのまま使う形でも構いませんが、若干の相違が発生する可能性がありますので、状況に応じて中身を変えてください。

依頼メールの例文①:OBに直接送る場合

件名:OB訪問のお願い

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

突然のメール失礼致します。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
現在、就職活動中で企業研究をおこなっていたところ貴社の業務内容に大変興味を持つようになり、大学の就職課で〇〇様の連絡先を紹介して頂きました。
仕事内容などにつきましてぜひ〇〇様に一度お話を伺いできないでしょうか。

ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、もしお受け頂けるのでしたら、
〇〇様のご都合の宜しい時にお伺いできればと思っております。

つきましては、下記日程の中で〇〇様のご都合のよろしい時間を教えていただきたく存じます。

・〇月〇日〜〇月〇日 13:00-17:00
・〇月〇日〜〇月〇日 11:00-16:00

上記の時間帯から、〇〇様のご都合のよい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。

突然のお願いで大変恐縮ではありますが、一度ご検討頂けますでしょうか。
宜しくお願い致します。

依頼メールの例文②:人事部に送る場合

件名:OB訪問のお願い

株式会社◯◯
〇〇部 〇〇様

突然のメールをご容赦ください。
私〇〇大学〇〇学部の〇〇ゼミ所属で
現在3年生の〇〇〇〇と申します。
このたび、就職課の名簿より〇〇様が〇〇株式会社にお勤めということを知り、連絡させていただきました。
と申しますのも、現在私は就職活動中なのですが、〇〇業界について強く興味を持っており、企業研究をすすめておりました。
実際にお勤めなさっている先輩の声をお聞きすることで、より理解を深めたいと考えております。

つきましては、下記日程の中で〇〇様のご都合のよろしい時間を教えていただきたく存じます。。

・〇月〇日〜〇月〇日 13:00-17:00  
・〇月〇日〜〇月〇日 11:00-16:00  

上記の時間帯から、〇〇様のご都合のよい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。

ご多忙と存じますが、是非一度ご検討いただき、ご返答をいただけたら幸いでございます。
お伺いする際には、以下の3点を特にお聞きしたく存じます。
①貴社の強み(同業他社比)
②貴社の海外展開の状況について
③〇〇さんの一日のスケジュールについて
何卒よろしくお願い致します。

メール送信時に気をつけておきたいポイント

ポイント①:件名はわかりやすく簡潔に

ビジネスメールの件名はわかりやすさが重要です。件名を見ただけで、どんなメールかわかるように、わかりやすいタイトルをつけましょう。例えば、今回であればOB訪問の依頼をするメールなので件名はそのまま「OB訪問のお願い」とします。

ポイント②:メールは相手の宛名から始める

ビジネスメールの最初は相手の会社名・部署・相手の名前の順番ではじめます。どこの誰宛に来たメールかを示すためです。

ポイント③:あいさつをし、自分の立場を名乗る

あいさつをした後、自分の名前を名乗ります。あいさつは、面識があるかどうかで表現を使い分けましょう。一度も会ったことのない相手であれば「突然のご連絡で失礼致します」が適当です。すでに会ったことのある相手であれば「いつもお世話になっております」としましょう。名乗る際は、大学名・学部・名前の順に名乗るようにしましょう。

ポイント④:どこから個人情報を得たのか明らかにする

知らない相手からメールが来ると、相手は不審に思ってしまいます。そのため、個人情報をどのように得て連絡をしてきたのかを明確にしましょう。

ポイント⑤:日程の候補はこちらから提示する

OB訪問の希望日は、事前に自分で都合のいい日程を提示しておきましょう。その中から、OBに都合の利く日程を選んでもらうようにしておくと親切です。

ポイント⑥:最後に署名をつける

ビジネスメールでは、最後に署名を付けることがマナーです。学部・名前・携帯電話番号・メールアドレスの載った署名を最後につけるようにましょう。

OB訪問の依頼メールに対する返信

OB訪問の依頼メールを送信して先方の都合が会えば、日程調整のためにメールを返信することになります。返信の場合も、例文を参考にしながら相手に好印象を与えるメールを作成してください。

依頼メールの例文②:返信する場合

株式会社◯◯
〇〇部 〇〇様

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
お忙しい中、早速のご連絡ありがとうございます。
それでは、下記の日程でお伺いします。

日時:◯月◯日 ◯◯:◯◯
場所:◯◯◯◯

この度は、ご多忙の中お時間をとっていただき、本当にありがとうございます。
当日〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
以上、よろしくお願いいたします。

就活でビジネスメールを送る際の注意点

今回のOB訪問の依頼のように、就活では社会人にビジネスメールを送る機会が数多くあります。相手に失礼のないよう、またしっかりとした印象を与えるために、以下のポイントを押さえておくようにしましょう。

就活でビジネスメールを送る際の注意点

  • 24時間以内に返信する
  • 誤字脱字がないかチェックする
  • 送信できているかどうか確認する
  • 深夜のメールのやりとりは控える

OB訪問をお願いする時に送る依頼メールは目的と質問事項をしっかり記載しておく

OB訪問をお願いする時に送る依頼メールには、絶対必要な様式や文言はありません。しかし人事部に送る場合も想定して、丁寧な文章を心掛けましょう。最後は、あなたの人となりを伝えることが大切となりますので、謙虚な姿勢、一方で積極的に興味を持っている姿勢を伝えてください。そうすれば、必ず先輩も親身になってくれるでしょう。

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