インターンシップに参加するためのメールの書き方｜応募と受け入れ通知に対する返信マナー【例文あり】

インターンシップに合格！返信メールの書き方は？

調査方法：メールを配信して学生にアンケート
調査実施日：2017/1/26～1/29
投票数：438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「インターンシップ受け入れに対する返信メールの書き方で悩んだことがありますか？」という質問に対して、60.4%の人がYes、39.6%の人がNoと答えました。（2017年1月時点、キャリアパーク調べ）
およそ半数以上の就活生が、インターンシップへの参加を表明するメールの書き方に悩んだことがあるのです。インターンシップ先へのメールは、企業とやりとりするはじめてのメールだという人も多いはずです。これを機会に、ビジネスメールの書き方について学んでいきましょう。それでは返信メールの書き方について紹介していきます。

インターンシップ参加の受け入れ通知に返信する際のマナー4つ

返信メールのマナー①：ひと目で分かる件名にする

返信メールを送る際には、件名に工夫をするようにしましょう。企業側は、毎日何十通ものメールを処理しています。その中に内容を読み取れない件名のメールがあると、ストレスを感じてしまうでしょう。インターンシップの受け入れ通知に対して返信する場合は、「インターンシップ受け入れのお礼：○○大学 ○○ ○○」というような、ひと目で分かる件名が相応しいといえます。相手へ配慮したメールを送るのは、ビジネスマナーの基本です。

返信メールのマナー②：宛名は正式名称で記載する

メールの書き出し部分では「株式会社○○ 人事部 ○○　○○様」と宛名を書く必要があります。企業名や氏名、役職は略さずに記載するようにしましょう。また、メールでは本文の前に、大学名と氏名をフルネームで名乗る必要があります。同姓同名の人がいる場合を考慮して、略さずフルネームで記載するようにしましょう。メールを送る際には、署名も忘れずに入れてください。

返信メールのマナー③：読みやすいレイアウトにする

インターンの通知メールに返信する際には、内容が読み取りやすくなるように、適切な位置で改行をするようにしましょう。改行位置がおかしかったり、行間がつまっていたりすると、メールが読みにくくなってしまいます。社会人への第一歩として、返信メールのレイアウトに気を遣う必要があるのです。

返信メールのマナー④：タイミングに気を付ける

インターンシップ参加を受け入れる通知メールがきた後は、早めに返信するように心がけましょう。24時間以内の返信が、望ましいといえます。しっかり返信をしなかった場合、インターンシップへの参加資格を失うことがあるのです。メールの返信は、企業の営業時間内におこなうようにしましょう。深夜や早朝、休憩時間の場合が多い正午に返信するのもNGです。忙しい時間を避けてメールをするのは、ビジネスマンの基本といえます。

返信メールの書き方：感謝の気持ちと意気込みを入れる

返信メールを書く際には、インターンシップ参加を受け入れてもらったことへの感謝と意気込みを表現することが大切です。「未熟者であり、まだまだ若輩者ですので参加させて頂いた際には、ご迷惑をおかけするかもしれません」といった、ネガティブな内容にならないように気を付けましょう。
それよりは、前向きな姿勢を見せると好印象です。「このたびはインターンシップに受け入れていただき、誠にありがとうございます」「参加させていただくことを楽しみにしております」と付け加えておくとよいでしょう。ただし、意気込みを見せるといっても事務的なメールなので、長くならないように注意が必要です。

マナーをおさえたメールを送る

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

インターンシップに参加する際にはメールのマナーに気を付けよう

インターンシップに応募する際や、受け入れ通知メールに返信する場合にはマナーに気を付けましょう。返信メールでは、ひと目で分かる件名を心がけ、正式名称は省略せずに記載します。返信するタイミングに気を付けて、具体的かつ簡潔なメールを送ることが大切です。例文を参考に、企業へ失礼のないメールを送るようにしましょう。