2019年01月31日(木) 更新

【内定承諾書が来ない場合の催促の仕方】企業にマイナスの印象を与えずに確認するメールの文章とは

内定先から内定承諾書が来ない場合は問い合わせてみる

就活生の声

キャリアパーク会員の就活生を対象に「内定先から内定承諾書が来なかったらどのような動きをしますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。


  • 連絡をする

  • 学校に相談する

  • 企業に問い合わせる

  • 人事部に電話連絡する。

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「内定先から内定承諾書が来なかったらどのような動きをしますか?」
※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。
このアンケート結果を見てみると内定先から内定承諾書が来ない場合、就活生は企業先へ問い合わせをしたり、学校に相談するなどの対策をとっていることが、アンケートの結果でわかりました。
内定承諾書が届かないと、とても不安にはなりますよね。ですが、問い合わせ方にも気をつけないと、マイナスの印象を与えるかもしれません。
そんな、企業にマイナスの印象を与えずに、内定承諾書についてメールで確認する場合の文章について、例文とともにご紹介していきます。

内定承諾書が来ないときは会社に催促しよう

企業から内定をもらうと、内定承諾書が送られてくるものです。しかし、内定承諾書が届かない、来ないといった声はよく耳にします。これには採用活動が忙しい、内定者が多いといった理由が考えられます。そのため、予定日よりも数日遅れることもあるでしょう。ただし、1週間以上経っても内定承諾書が来ない時は内定先に問い合わせる必要があります。内定承諾書を催促するのは気が引けるかもしれませんが、メールや電話のマナーを守れば大丈夫です。

内定承諾書を催促するメールはマナーを守って送る

内定承諾書の催促をメールで行う際は、言葉遣いやマナーに注意しましょう。不安な気持ちでいっぱいかもしれませんが、「まだ内定承諾書が届かないのですが、どうしましたか?」と催促してしまうと、企業側もやはり不快に思うものです。マナー的にも良くありません。催促の連絡をする際には、必ず相手の非を責めないようにして連絡しましょう。

相手が不快にならないような文面を作成する

内定承諾書が来ない時は、マナーを守って催促しましょう。この際は、何らかのトラブルがあったのではないかと憂い、連絡した旨を記載することが大切です。すると、相手側としても不快には思いませんし、良い催促にもなります。

発送のトラブルでなくても、こちらの連絡先を伝え間違えて伝えている可能性もあります。そのため、こちらの非を憂うような連絡の仕方でも良いでしょう。とにかく大切なのは読んで相手が不快にならないような文面を作成することです。

あなたの言葉遣いも確認しておこう

就活に置いて言葉遣いは少し言い方が不適切なだけで、伝え方が変わってしまい相手の印象が変わってしまうことがあります。聞きにくい質問も言葉遣いによって良く聞こえるようにできるのです。無料でダウンロードすることができる言葉遣いマニュアルを読んで、自分の言葉遣いを見直しておきましょう。

内定承諾書を催促する際のメール~具体的な書き方~

内定承諾書が来ない時は、どういった内容を書けばいいのでしょうか?具体的にどのようにメール内定承諾書を催促すれば相手は不快に思わないのか?と考えても、なかなか具体的な文が浮かんでこないかもしれません。そこで例文を確かめて作成していきましょう。もちろん言葉遣いはもう少し丁寧に書きなおした方が無難かとは思いますが、流れとしてはこのような流れの文面で作成していけば大丈夫です。

内定承諾書を催促する際のメールの例文

内定承諾書が来ない時は、以下のようなメールで催促をするといいでしょう。

●件名
内定承諾書について

●本文
「人事部○○様
(季節の挨拶)先日内定を頂きました○○と申します。先日は内定のご連絡誠にありがとうございました。
その際、お聞きしました内定承諾書の書類がまだ届いておりません。もしかしたら発送のトラブルがあったのかと万が一の事態を憂い、ご連絡させて頂きました。
(連絡先)
お忙しい中恐縮ではございますが、一度お目通しいただきますようお願い申し上げます」

内定承諾書の催促メールを送っても届かなければ電話しよう

内定承諾書の催促メールを送っても届かなければ、電話しましょう。メールだと採用担当者が見逃してしまう可能性もあるため、已む得ない事情が無い限り、電話で行うのが適切です。しかし、相手が忙しい場合は迷惑になるときもあります。そのため、メールで催促するのも別段マナー違反というわけでもありません。

念のために電話連絡をしたことを伝える

ただ、こうしてメールで連絡してもなお内定承諾書などが届かないというのであれば、電話で催促するようにしましょう。

「先日こういうメールを差し上げたのですが、もしかしたら届いてなかったり、そのまま埋もれてしまっていたりするのではと思い、念のために電話でも連絡させて頂いた」といったようにすれば、いきなり電話するより電話連絡もしやすいですよね。

内定承諾書が来ない時はマナーや言葉遣いに注意して催促メールを送ろう

内定先から内定承諾書が届かない場合の催促の仕方についてご紹介してきました。内定承諾書の催促という内容なのですから、なかなか勇気もいりますよね。でも、もしかしたら本当に何らかのトラブルがあるということもあります。その場合は連絡した方が喜ばれるでしょうし、マナーも良いですよね。ですから、勇気を出して連絡するようにしていきましょう。

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