2017年05月11日(木) 更新

【電話マナー】面接の合否連絡がくるまでの期間と対応するポイント3つ|折り返す際に知っておきたい流れ

就活でおこなう面接の合否連絡がくるまでの期間は?

就活の面接後には、合否連絡を待つ期間があります。その連絡がくるまでの期間を不安に思う学生は、多いのではないでしょうか。特に、合否連絡がくるまでの期間を把握していない学生は、「いつくるのか」「もしかしてこないのでは」と不安になりがちです。
以下を確認して、面接後の合否連絡がくるまでの期間について、目安を知っておきましょう。

企業にもよるが大体3日~1週間程度で就業時間内にくる

面接後に合否連絡がくるまでの期間は、企業にもよりますが大体3日~1週間程度です。ただ、すぐに合否を決めて連絡してくる企業もありますし、応募者が多ければ選考に時間がかかりますので、あくまで目安として覚えておきましょう。企業側の内情が大きくかかわっています。
また、合否連絡がくる時間帯は特に決まっていません。電話の場合だと、受験した企業の就業時間内が多いです。メールならば、就業時間外にくることもあり得るでしょう。ここでは、電話で合否連絡が来た場合の流れをご紹介します。

面接で採用を知らせる電話の大まかな流れ

では、面接後に採用を知らせる電話が来たときの流れを確認してきます。大まかにいうと、次のような流れとなります。

採用通知の大まかな流れ

挨拶→合格通知→お礼・入社意思の伝達→次回の日程調整→挨拶

連絡が来た場合には、最初に挨拶をしてください。その後採用を告げられたら、感謝の言葉と入社意思を伝えることを忘れないようにしましょう。採用の連絡では、次に会う機会を設けるための日程調整をおこなうケースも多いです。これはあくまでも調整ですので、不都合な場合は断っても問題ありません。待ちに待った採用の連絡ですので、言葉遣いや態度に気を付けて丁寧に対応しましょう。

面接の合否連絡が電話できた際に注意したいポイント3つ

合否連絡の電話対応では、社会人らしさをアピールするのがポイントです。電話対応を苦手とする学生は、意外と多くいます。そのため上手く対応できず、企業側からの印象を悪くしてしまうこともあり得るでしょう。
そこで以下では、社会人らしさをアピールするための電話対応ポイントを、3つご紹介します。

電話対応のポイント①:大きな声を意識する

1つ目のポイントは、大きな声を意識することです。電話対応時に声が小さければ、何を言っているのか聞き取りにくいため、暗い印象を持たれてしまうでしょう。電話の場合は、実際に話すよりも言葉が聞き取りにくいです。周囲の騒音が激しい場合は、お互いの声が聞こえる静かな場所まで移動し、電話してください。
また、電話対応では相手が目の前にいないので、姿勢が悪くなりがちです。背筋をピンと伸ばして、姿勢を正してから電話に出るよう心がけましょう。そうすることで自然と声が張り、ハキハキとした受け答えができます。

好印象を残すためにも「笑声(えごえ)」を習得する

採用担当者へ好印象を与える声として、「笑声(えごえ)」が挙げられます。笑声とは、口角を上げた際に出る、笑った時のような明るい声のことです。笑声を出すには笑顔が大切ですので、鏡を見て口角を上げることを意識しながら、電話をすると良いでしょう。これはコールセンターでも用いられている方法ですので、効果的といえます。

電話対応のポイント②:敬語や言葉の言い回しを覚えておく

2つ目のポイントは、敬語や言葉の言い回しを把握しておくことです。電話で正しい敬語を使っているのと、言葉の言い回しを間違えているのでは、大きく印象が変わります。そのため、「ありがとうございます」「承知いたしました」など、正しい敬語の使い方をきちんと知っておいてください。特に、「お疲れ様です」と「ご苦労様です」や「しばらくぶりです」と「ご無沙汰しておりました」などは、間違えられやすい敬語です。状況によって使うべき敬語が変わるので、しっかりと勉強しておきましょう。

電話対応で頻出の敬語

電話対応をおこなう際には、正しい敬語を覚えておかなければいけません。そこで以下では、敬語の中でも頻出の言い換えをご紹介します。電話対応で間違えないためにも、覚えておきましょう。

電話対応で頻出の敬語

〇〇さんはいますか?→〇〇さんはいらっしゃいますか?
〇〇さんはいつ来ますか?→〇〇さんはいつおこしになりますか?
電話をもらえますか?→電話をいただけますか?
会社を訪問したいのですが→御社に伺いたいのですが
資料を読みました。→資料を拝読しました。
資料は見ましたか?→資料はご覧頂けましたか?

電話対応のポイント③:話の合間には相槌を打つ

3つ目のポイントは、話の合間に「はい」と相槌を打つことです。就活では、電話やメールで合否連絡があります。電話では相手の顔が見えないため、相槌をしなければ、きちんと話を聞いていることが伝えられません。小まめに相槌を打つことで、「話をしっかりと聞いていますよ」と伝えることができるでしょう。

タイミングに注意しつつバリエーションを持たせる

相槌を打つ時には、タイミングを意識することも大切です。相手が話し終わるまで待ち、言葉が被らないように注意しましょう。また、同じ相槌でも「はい」だけでなく、「さようでございます」「かしこまりました」などのバリエーションを持たせると、好印象を与えられます。ただし、「さようでございます」は「その通りです」という意味の敬語なので、使い方に気を付けておきましょう。

電話対応のポイント④:連絡内容はメモに取って復唱する

4つ目のポイントは、電話の連絡内容をメモに取り復唱することです。話を聞きながらこまめにメモを取るのは、社会人としてのマナーでもあります。この際には、パソコンではなく紙のメモ帳を利用するようにしてください。
もし、説明の中で疑問点が出てきた場合には、話が終わった後に聞きましょう。すれ違いを防ぐためにも、話した内容を一度復唱して確認すると良いです。

メモの方法を工夫することで理解を深められる

メモには、企業名・電話してきた人の名前・用件を書き留めておきましょう。自分だけが見るメモならば、カタカナやひらがなを駆使するとより素早くメモできます。採用通知だけでなく、次回の日程調整をおこなう際に役立つので、できるだけ細かくメモしておいてください。メモを取る中で疑問点が出てきた場合には、積極的に質問しましょう。質問をする際には、クッション言葉として「恐れ入りますが」と前置きすれば、好印象を与えられます。

電話対応のポイント⑤:なるべく就業時間内にかける

5つ目のポイントは、折り返し電話をかける時間です。企業から合否連絡がきても、タイミングが悪く電話に出られず折り返すことがあります。そういった折り返しの電話をする場合は、原則として就業時間内にかけてください。企業が休みの日に電話をかけても、採用担当者からすると迷惑となります。企業によっては、就業時間外に留守電に切り替わるところもあるでしょう。そのため、なるべく就業時間外の電話は避けてください。

休み明けの午前中と昼休みも避けると迷惑にならない

企業へ電話をかける場合、休み明けの午前中と昼休みの時間帯は避けた方が良いです。企業にもよりますが、休み明けの午前中は忙しいところが多いです。休みを挟んだ分の仕事の処理が溜まっているので、急用でない限り電話をかけるのは控えましょう。
また、昼休みは昼食をとる採用担当者が多いです。食事の時間帯に電話をかけるのはマナー違反となりますので、気を付けてください。昼休みの時間は企業によって異なるので、事前に調べておきましょう。分からない場合は、12~14時の時間帯を避けると無難です。

折り返して連絡の電話をかける際の大まかな流れ

企業からの合否連絡の電話に出られなかった場合、こちらから折り返しかけることがあるとご紹介しました。その際の大まかな流れを知っておかなければ、電話をかけてから慌てることになるかもしれません。折り返しで電話をかける際の流れは、以下の通りです。

折り返し電話をかける際の大まかな流れ

挨拶→名乗る→取り次いでもらう→挨拶→用件を伝えて話を聞く→お礼・挨拶

例文:折り返しの電話で連絡をする場合

では、企業からの電話へ折り返す場合の、用件に入るまでの会話例をご紹介します。用件に入るまでの流れを会話文で知っておけば、より本番で焦らずに済むでしょう。折り返しの電話をかける際には、以下を参考にしてください。

実際の会話例

相手「お電話ありがとうございます。こちら○○株式会社です」
自分「こんにちは。○○大学のXXと申します。○X部(または採用担当者)の△△様はいらっしゃいますでしょうか」
相手「少々お待ちください」
~取り次ぎ~
相手「お電話変わりました。○X部の△△です」
自分「お忙しいところ失礼します。先程○時頃にお電話をいただきました、○○大学のXXです。折り返しご連絡をさせていただきました」
相手「折り返しのご連絡ありがとうございます。今回の選考の結果なのですが~~(用件)」

上記のように折り返しの電話では、こまめに相手を気遣いながら話すことが大切です。特に自分の名前を名乗ることは、相手にとっても大切な情報ですので、忘れない様にしましょう。

面接の合否連絡がくるまでの期間は1週間程度!電話対応のポイントを押さえておこう

本ページでは、面接の合否連絡がくるまでの期間や電話対応のポイントなどをご紹介しました。面接後に合否連絡がくるまでの期間は、企業にもよりますが3日~1週間程度です。時間は特に決まっていませんが、自分が受けた企業の就業時間内が多いです。電話対応をおこなう際には、ハキハキした声を意識しつつこまめに相槌を打ちましょう。電話に出られず折り返す際には、休み明けの午前中と昼休み以外の就業時間内にしてください。面接後は、本ページの内容を意識し、失礼なく企業の人へ対応しましょう。

イマ就活生に大人気のサービス5選!!

F0236d146680c72d

国内最大級のキャリア情報プラットフォーム、キャリアパークの公式アプリが登場!

就活生必見のお役立ち情報が満載!

関連コラム

このコラムに近いイベント

おすすめの就活イベント