就活で人事とメールのやりとりをする際のポイント3つ

人事とのメールのポイント①:返信はなるべく早くする

人事の方と就活でメールのやり取りをするのであれば、返信はなるべく早くしないといけません。というのも、就活に限らず、ビジネスメールの返信はなるべく早くするのがマナーなのです。ビジネスマナーでは、遅くとも24時間以内にはメールの返信はするべきとなっていますが、就活での人事とのやり取りともなると、返信スピードももっと早い方が良いでしょう。

10分程度で返信がくると印象が良い

メールはそこまで急ぎの用ではないときに使うものですが、それでも就活の場合は返信が早ければ早いほどに気持ちが入っているように感じられるものです。たとえば10分や15分で返信が来れば、多少なりとも人事は良い印象を抱くでしょう。ですから、良い印象を人事に与えられるように、就活時にはパソコンのメールは携帯に届くように転送設定などをしておくことをおすすめします。

人事とのメールのポイント②:30文字前後で改行を入れる

人事の方と就活でメールのやりとりをするのであれば、本文を読みやすくすることも大切です。メールの本文はどうすれば読みやすくなるでしょうか？メールの本文を読みやすくするために大切なのは、改行です。適切な位置に開業を入れるとそれだけでグッと本文が読みやすくなるのです。そしてそんな適切な位置とは、30文字程度の位置と言われています。

メールは改行のし過ぎも良くない

見やすくするのであれば、一つの文が終わるごとに改行した方が文章は読みやすいでしょう。しかし、メールで改行をしすぎると全体で何が言いたいのかが分かりづらくなりますし、少しカジュアルな印象になるので、就活では適さないのです。ですから、人事の方とメールのやり取りをする際には、30文字程度での改行が適切になります。

人事とのメールのポイント③:5行以内で言いたいことを伝える

人事の方と就活でメールのやりとりをする際には、言いたいことを簡潔に伝えることも大切です。ダラダラと長く書きつづられても、まとめてから連絡してきてくださいと思われてしまいます。そうなると、就活最中の場合、印象が悪くなるでしょう。そのため言いたい内容は、長くても5行以内にまとめるのがポイントです。

質問などは箇条書きにしてしまう

もし人事の方とのメールのやりとりが質問だった場合には、箇条書きにしてしまうのも、ひとつのテクニックです。箇条書きにしてしまえば5行以内に内容がまとまりますし、読みやすさもぐっと上がります。大切なのは読みやすくわかりやすいメールを書くことであるため、就活でメールを使用する際は、その点を意識しましょう。

就活で人事とメールする際は返信のスピード・改行・本文のまとめ方がポイント

就活で人事とメールのやりとりをする際のポイントについてご紹介しました。就活で人事の方とメールをする際には、返信スピードや、改行と本文のまとめ方に注意すると良いでしょう。こういった、ちょっとしたところに気を付けることで、就活では周りと差をつけられます。またメールの返信方法というのは身に付けると就活後も活かせますので、この機会に習得しておきましょう。