2019年02月05日(火) 更新

エントリーシートを入れる封筒の選び方|記入する内容やマナーをご紹介

エントリーシートは提出する封筒に注意

履歴書同様、エントリーシートも就活では頻繁に登場します。企業によって提出の有無は違いますが、書類選考で求める企業は多いでしょう。エントリーシートでは、正しく記載されているか、しっかりアピールできているかが見られており、内容にはしっかりこだわって作成しなければなりません。

それだけではなく、エントリーシートを入れる封筒にも注意が必要です。作成したエントリーシートは郵送で提出することが多く、その際には封筒の扱い方のマナーもチェックされています。また、手渡しの場合でも、封筒の扱いは見られています。エントリーシートそのものだけではなく、それを入れる封筒についての理解も深め、細かい部分にもこだわって就活を進めましょう。

エントリーシートを入れる封筒の選び方

封筒の扱いを考える上では、まずはどのような封筒を使うべきかを知らなければなりません。エントリーシートを入れる封筒は、単に入れ物としての役割を果たすわけではなく、これ自体も見られています。どのような封筒を使用しているかが、第一のチェックポイントであり、この時点で間違ってしまうと印象が悪くなるため注意が必要です。エントリーシートはどのような封筒に入れるべきか、好印象を与えるポイントも踏まえて知っておきましょう。

白色無地が基本

エントリーシートを入れる封筒は、白色無地がもっとも無難でおすすめです。これはエントリーシートを提出する際に限ったことではなく、就活中の書類提出全般にいえることでしょう。就活ではとにかくフォーマルさが重要視され、少しでもカジュアルな要素があると、それだけで減点対象になってしまいます。

例えば同じ封筒でも、色が付いていたり柄が付いていたりするものは、どれだけ正しく扱われていてもマイナスの印象を与えるため注意が必要です。白色無地なら、余計な印象を与える心配がなく、かつ清潔なイメージが与えられるため、プラスに働きやすいでしょう。企業によっては茶封筒でも問題ないとする場合もありますが、白色無地が無難であることは確かです。

A4サイズがおすすめ

封筒は、基本的にA4サイズを選びましょう。これは角形2号と呼ばれる大きさです。エントリーシートの大きさは企業によって違いますが、A4程度が主流です。稀にA3と大きいサイズを指定する企業もありますが、これも2つに折るとA4サイズになります。一般的な書類のサイズはA4が主流で、これに合った封筒サイズを選ぶことが基本的なマナーと考えましょう。

大きめの封筒を使うことで書類を折ることなく入れることができ、A3でも二つ折りくらいなら折り目もそれほど目立ちません。折り目を付けないことで、余計な癖が付かないためかさばらず、見栄えも保ったまま企業にエントリーシートを届けられます。折って入れることが悪いわけではありませんが、可能なら折らずに届けたほうがいいことは理解しておきましょう。

エントリーシートを郵送する際の封筒の書き方

エントリーシートは郵送で提出することが多いです。郵送で送る際、封筒には複数の項目を記載しなければなりませんが、この時書き方に注意が必要です。書き方を間違えてしまうと、マイナスの印象を与えるどころか、最悪の場合、企業に正しく届けられなくなる危険性もあります。封筒が正しく選べていても、書き方で間違っていると印象は悪いです。記載項目から細かい注意点まで知って、郵送時のマナーを理解しておきましょう。

記入する項目一覧

封筒に記載する項目は、宛先(住所を含む)、応募書類在中、自身の情報の3つです。宛先は住所から記載し、企業名、部署名、分かる場合は担当者名まで書きます。募集要項に送り先が書かれているため、それを参考に書きましょう。記載されている通りの送り先を指定することが大切で、担当者名まで公開されているのに、部署名までで省略するというのはNGです。

宛先を書いた後は、封筒の左下あたりに赤字で「応募書類在中」と書きます。さらに赤字で四角く囲って重要な書類が入っていることを目立たせ、すぐに分かるようにしておきましょう。裏面には自身の情報が必要で、氏名、大学・学部・学科名、住所まで記載します。自分の情報を記載していないと、不信感を与えかねないため注意が必要です。

誤字脱字に注意する

封筒を書く際には誤字脱字に注意が必要です。書き上げた後は、必ず何度もチェックしておきましょう。企業名や担当者名などの固有名詞を間違えてしまうと大変失礼で、マイナスの印象を与えてしまいます。名前を覚える気がないとみなされ、志望度が低いと判断される可能性もあるため注意が必要です。また、それ以外の部分でも誤字脱字があると、詰めが甘く、細かいミスが多そうという印象を与えてしまいがちです。

また、送り先の住所を間違えると、そもそも企業に届けることができず、選考のチャンスすら逃してしまいます。エントリーシートの応募は期限が設定されており、住所間違いで戻ってきた時には、締め切りが終わっていることもあるでしょう。間違いがないか念入りに確認し、見つけた場合はすぐに書き直すことが大切です。

封字は必須

エントリーシートを完成させて封筒に入れた後は、郵送途中で中身が飛び出してしまわないようにしっかり綴じます。この時、綴じた部分に封字を書くことが大切で、「封」や「〆」を書いて、封印してから郵送しましょう。封字を書いて封印することで、第三者が中身を見ていない、中身に触れていないということを証明できます。

これは第三者によって書類が改ざんされておらず、信用できるという証拠でもあると理解しましょう。エントリーシートや履歴書といった書類は簡単に改ざんできるため、封印をして信用力を高めることが大切です。実際に誰かに改ざんされるかどうかは別にしても、封印はビジネスマナーでもあるため、綴じた後は必ず封字まで書いて送るようにしましょう。

エントリーシートを封筒に入れる際のマナー

エントリーシートは封筒に入れる際にも注意が必要です。封筒の入れ方にもマナーがあり、これが守れているかどうかで、封筒を開けて書類を確認した際に与える第一印象が大きく違ってきます。基本的な事項が守れているなら、マイナスの印象を与える心配はありませんが、それでもプラスに働かないのはよくありません。少しの工夫で第一印象はよくできるため、封筒の入れ方にもこだわって、少しでも好印象を獲得することが大切です。

クリアファイルで書類をまとめる

エントリーシートを封筒に入れる際は、書類だけをそのまま入れずに、クリアファイルにまとめて入れるようにしましょう。クリアファイルに入れてから封筒に入れることで、書類がばらつくのを防ぎ、企業でも管理がしやすくなります。細かい気遣いができることが伝わり、好印象にもなりやすいでしょう。

また、クリアファイルに入れておくことで、万が一トラブルがあっても書類が汚損せず、綺麗な状態で届けられます。郵送中雨に降られたり、企業で確認する際にうっかり飲み物をこぼしたりして、エントリーシートが汚れることはあります。クリアファイルに入れておくと、封筒が汚れても書類を守ることができ、汚損によって見づらくなるという心配もありません。

添え状も一緒に入れよう

エントリーシートを送る際は、添え状も同封するのがマナーです。添え状とは、企業へのあいさつと封筒内に何が入っているかを示す書状です。郵送時には添え状を付けて送るのがビジネスマナーであり、添え状なしだとあいさつがないと思われ、失礼にもなりかねないため注意しましょう。

添え状は形式が決まっているため、テンプレートを探して企業ごとに細部を変えて作成するのがおすすめです。テンプレートさえ持っているなら、すぐに印刷し用意できるでしょう。添え状を同封する際は、添え状が封筒の一番上に来るよう書類の順番にも注意が必要です。せっかく同封しても、添え状を最初に見てもらえないと効果が半減するため、添え状が一番上、そこから下は同封書類の順になることも覚えておきましょう。

エントリーシートの渡し方にも注意

エントリーシートは渡し方にも注意が必要で、最後の最後で気を抜いてしまうと、印象を悪くしてしまう可能性があります。エントリーシートの渡し方は、大きく郵送と直接手渡しが挙げられ、それぞれで注意すべきポイントが異なります。シーンに合わせた方法で、正しくマナーを守って渡すことが好印象を与えるために大切です。

普通郵便で送る

郵送で送る場合、基本的に普通郵便で構いません。エントリーシートは速達で素早く送ったからといってプラスに働くわけではなく、余計な料金もかかるため避けたほうが無難でしょう。また、速達で出すことでそそっかしい印象を与えてしまい、これがマイナスに働く可能性もあります。普通郵便なら余計な印象を与えることもなく、スムーズにエントリーシートを受け取ってもらえるため、もっとも無難な方法といえるでしょう。また、簡易書留といった方法もありますが、これは企業側で受け取る際に手間がかかる場合があるため、避けたほうがいいです。基本的には普通郵便、どうしても提出期限に間に合いそうにない場合は速達と、この2つを使い分けるようにしましょう。

手渡しの場合は封をしない

手渡しの場合も、エントリーシートは封筒に入れて持参することが大切ですが、封筒に入れても封はしないようにしましょう。手渡しの場合はその場で書類を確認することが多く、封をしていると開けるのにひと手間かかってしまいます。細かいポイントではありますが、些細なことだからこそ、チェックしている面接官は少なくありません。

封筒には添え状を入れて提出するのがマナーですが、これは郵送の場合に限られ、手渡しの場合は必要ありません。封筒の選び方は基本を守って白色無地でA4サイズとすることが大切ですが、細かい部分は郵送マナーと違っていることは理解しておきましょう。

エントリーシートの封筒のマナーを守って提出しよう

エントリーシートは封筒のマナーを守って提出することが大切です。封筒のマナーができていないと、いかにエントリーシートの内容がよくても減点対象となり、評価にも悪影響を及ぼしてしまいます。厳しい企業だと、封筒のマナーができていない時点で、エントリーシートすら読んでもらえず、そのまま不合格になる場合もあるため注意が必要です。

封筒のマナーを守ることは、エントリーシートをきちんと読んでもらうため、好印象を与えるために重要です。マナーが守れていないと選考で不利になりやすく、悪印象が付きやすいことは覚えておかなければなりません。少しでも好印象を与えるためにもマナーを細部まで守り、封筒を見た時点からプラスの印象を与えましょう。

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