就活でお礼メールを作成するポイント｜面接後や内定後の例文もご紹介

お礼メールを送ろう

お礼メールは就活の多様なシーンで送ることができ、上手に活用することで好印象を与えられます。選考をスムーズに進めることはもちろん、社会人生活のスタートダッシュを切るためにも役立つことは多いでしょう。しかし、お礼メールはただ送るだけでプラスに働くわけではありません。内容や細かいポイントまで工夫することが大切で、送り方次第ではマイナスに働く可能性があることも理解しておきましょう。

お礼メールを上手に活用するには、適切な送り時や内容、注意点を知っておくことが大切です。お礼メールは就活だけではなく、今後就職してからでも送る機会は増えます。基本的な作成方法を知り、感謝の気持ちを上手に伝えて就活をスムーズに進めましょう。

就活でお礼メールを送る場面

お礼メールを上手に活用することで、就活はより有利に進めやすくなります。積極的にお礼メールを送って、少しでも印象をよくすることが大切ですが、そもそもどのような場面で送るのか、根本的な部分が分からないという人もいるでしょう。企業に対して感謝の気持ちを伝えるべきタイミングはいくつかあり、適切な場面でメールを送ることが大切です。

面接前後

お礼メールは面接の前後で送ることができますが、それぞれで内容が若干違ってきます。面接前に送る場合は、面接に呼んでくれたことのお礼、面接後は面接をしてくれたことへのお礼と考えましょう。感謝の気持ちを述べる対象が異なるため、これらの違いには注意が必要です。また、どちらか一方のタイミングで送ることはもちろん、両方で送っても構いません。

面接前後の両方送ることで、より感謝の気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象を与えることができるでしょう。お礼メールは面接後に送る人が多いため、面接前に感謝の気持ちを伝えると、他の学生との差別化もしやすく、好印象になりやすい場合も多いです。ただし、メール内でアピールし過ぎると評価を下げられる可能性もあるため注意しましょう。

インターン・OB訪問後

インターンやOB訪問は自身で希望しておこないますが、これらの後にもお礼メールを送るのがおすすめです。インターン後は企業の採用担当の部署、インターンを実施した部署に対して送ることが多く、OB訪問だと対応してくれた先輩個人に送ることになるでしょう。メールの送信対象が部署単位、個人単位と範囲が異なることも多いですが、どちらの場合であろうと、きちんとお礼をすることは大切です。

個人単位の場合でも、お礼メールを送ることで印象がよくなる可能性があります。また、部署単位なら評価を採用チームで共有して、選考でプラスになることもあるでしょう。インターンもOB訪問も、企業は労力をかけておこなっているため、感謝の気持ちを伝えることは大切です。

内定後

内定をもらった後もお礼メールを出すことが大切です。これは他の場合とは違って、送るのがマナーのため注意が必要です。その他の場面では、お礼メールはあくまでプラスアルファのマナーで、送らないことがマイナスになるわけではありません。希望者だけが送り、上手に気持ちを伝えられるとややプラスに働く程度と考えましょう。しかし、内定後はお礼メールを出していないと評価が下がる可能性が高いです。

お礼メールがないからといって内定取り消しになることはないでしょうが、入社後の評価にも若干影響する可能性があるため注意が必要です。また、お礼メールは内定承諾、辞退どちらの場合でも送ることが大切です。承諾なら感謝の気持ち＋入社の決意、辞退なら感謝の気持ち＋辞退の意思で送りましょう。

お礼メールを作成するポイント

お礼メールは感謝の気持ちを伝えるためのメールであり、決まった形式があるわけではありません。自身の素直な気持ちを伝えることが大切で、必ずしもテンプレ通りである必要はないと考えましょう。ただし、素直な気持ちを書くだけでは、上手く感謝の気持ちが伝わらないこともあるため注意が必要です。上手に気持ちを伝えるには、作成方法を工夫しなければなりません。作成時のポイントを知り、スムーズに気持ちを伝えられるようにしましょう。

件名は分かりやすく

お礼メールは件名の設定から重要で、分かりやすく簡潔なものにしましょう。件名を見ただけでお礼メールと分かることが大切で、長くてよく分からない件名や、件名なしはNGと考えましょう。どのような件名になるかは場面ごとに違いますが、基本的には「○○のお礼」の形が無難です。

面接後なら「面接のお礼」、インターン後なら「インターンシップのお礼」としておくと、お礼メールであることがすぐに分かり、企業でも管理がしやすいです。そもそもお礼メールは基本的に必須ではないため、分かりづらい件名を付けて余計な混乱を招くのはよくありません。感謝の気持ちは本文で伝えられるため、件名はシンプルに分かりやすさを重視することが大切です。

お礼の気持ちは簡潔にする

本文では感謝の気持ちを述べ、これがお礼メールの中心的な内容となります。しかし、長くなりすぎるのは禁物で、簡潔にまとめて気持ちを伝えることを意識しましょう。感謝の気持ちを伝えようと思うとつい文章が長くなってしまいがちですが、長文で送ったからといって、それがプラスに繋がるとは限りません。

長文になると、気持ちが伝わりづらくなったり、場合によっては印象が下がったりもするため注意が必要です。簡潔にまとめてもポイントを押さえているなら、感謝の気持ちは十分伝わります。感謝の言葉はまず冒頭で述べ、その後繰り返し伝えることで、短くまとめてもきちんとお礼を述べているという印象を与えられるでしょう。

印象に残ったことや今後への意欲で締める

お礼メールでは単に感謝の気持ちを述べて終わるだけではなく、選考や就職への意欲や自分らしさを伝えることが大切です。印象に残ったことや感想、今後への意欲も含めて記載し、前向きな姿勢であることを示して締めくくりとしましょう。単にお礼を述べるだけで終わってしまうと、今後どのようにしていきたいのかが分からず、就職意欲まではアピールすることができません。

選考で印象に残ったことや、今後どのように取り組みたいのかといった具体的な気持ちを伝えることで、就職意欲の高さを明確に示すことができます。前向きな気持ちを見せて締めることで、向上心や成長意欲の高さもアピールでき、採用担当者の印象にも残りやすいでしょう。

お礼メールの例文

作成時のポイントを踏まえながら、実際にお礼メールの場面ごとの例文を見ていきましょう。基本的なポイントは共通していますが、送る場面によって細部の内容は違うため注意が必要です。また、個人的な感想を伝えることも大切なため、自分の言葉で書くことも意識しましょう。例文を参考にお礼メールを作成するのは構いませんが、完全コピーとならないよう、細かい部分は変えて使用することが大切です。

例文①面接後

面接後のお礼は、面接中に印象に残ったこと、気になったことを踏まえて伝えるのがおすすめです。面接中の出来事に触れることで、気持ちを入れて取り組んでいたことが分かり、より好印象を与えやすくなるでしょう

例文②内定後

内定後のお礼は、内定のお礼に加えて、承諾するか辞退するかの返事も一緒にするといいでしょう。承諾なら今後一緒に働きたいという表現を使い、辞退なら、お礼を伝えた上で辞退を述べることが大切です。どちらの場合でもきちんと感謝の気持ちを述べる必要があり、繰り返し伝えて、丁寧な印象を与えられるようにしましょう。

お礼メールを出す際の注意点

お礼メールは、基本的には出すことでプラスの印象を与えることができますが、一部例外もあります。いかにお礼メールと言えども、注意点が守れていないとマイナスの印象を与えてしまう可能性があるため、気を付けなければなりません。せっかく送るなら少しでもプラス評価に繋がったほうがいいため、注意点もきちんと把握しておきましょう。

なるべく早く出す

お礼メールは、基本的に当日送るようにしましょう。お礼の気持ちは素早く伝えることでより印象付けることができ、時間が経過するごとに採用担当者の記憶は薄れてしまいます。記憶が新しいうちに自分を売り込む必要があるため、基本は当日、遅くても翌日の午前中くらいまでには送ることを心がけましょう。

特に面接後のお礼メールの場合は、送るのが遅くなると合否が決まってしまう場合もあります。少しでもプラスの印象を与えて選考を有利に進めるためにも、早めの行動を意識しましょう。

基本的なマナーを守る

自分の正直な気持ちを伝えることがお礼メールでは大切です。その他のメールに比べると内容の自由度は高いです。しかし、自由度が高いといっても、最低限基本的なマナーは守らなければなりません。基本的なメールマナーが守れていないと、気持ちが伝わる前にマイナスの印象を与えてしまいます。就活中のメールはビジネスマナーを守ることが大切で、これはお礼メールであっても同じです。

最初はきちんと送り先を明記し、自己紹介をする、導入と締めのあいさつをきちんとおこなう、署名を付けるといったマナーは細かく存在します。基本がしっかりできているなら、マイナスの印象を与えることはありません。お礼メールでも油断せず、基本に忠実に作成しましょう。

お礼メールで好印象を獲得しよう

就活をスムーズに攻略するには、好印象を与えてプラスの評価を積み上げていくことが大切です。お礼メールは細かい加点を狙うには打ってつけで、送るべきシーンも数多くあります。面接の前後からインターン、OB訪問後、さらには内定後まで送ることができ、正しく送ることで好印象の獲得は可能です。

ただし、一方で間違えるとマイナスに働くこともあるため、細かいマナーには注意しなければなりません。お礼メールは必須ではありませんが、上手に活用すると強い武器になります。ポイントを踏まえて送り好印象を与えましょう。