2019年01月24日(木) 更新

採用試験の案内に対する返信メールの適切な書き方と例文【就活マナー】

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

筆記試験・採用試験の案内メールには返信すべき

「返信不要」と書いていない場合は返信する

筆記試験や採用試験など、就活に関する案内メールは、基本的にすべて返信するようにしましょう。入社試験の実施方法はさまざまですが、一般的には書類選考→筆記試験(採用試験)→面接の流れが基本です。
筆記試験や採用試験の案内が来たのであれば、ひとまず内容にしっかり目を通しましょう。もし、メール内のどこかに「返信不要」の旨があれば、返す必要はありません。しかし、「返信不要」と書いてない場合は、返信するのが基本です。

返信メールに悩む就活生は半数以上

キャリアパークでは、メールを配信して就活生にアンケートを実施しました。

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/26~1/29
■投票数:438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「採用試験案内に対する返信メールの書き方で悩んだことがありますか?」という質問に対して、67.3%の人がYes、32.7%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)
上記で企業からのメールには基本的に返信するべきとご説明しましたが、採用試験案内のメールに返信するかどうか悩む人は67.3%と半数以上になっています。確かに一斉送信しているものに対して返信するのはどうなのか、迷う就活生は多いでしょう。以下で、なぜメールに返信しなければならないのか見ていきましょう。

企業側に好印象を与える就活生はメールのマナーもできている

就活のマナーとして、筆記試験や採用試験の案内を受け取ったら「内容を確認致しました」と返信しましょう。一斉送信された事務的な通知であろうが、それは必要なマナーであることに変わりはありません。

企業側に好印象を与える就活生は、メール対応をはじめ、電話での受け答えや言葉遣いなどもマスターしています。「言葉遣いに自信がない」「就活マナーって何?」という方は、キャリアパークが無料で提供している就活マナー習得マニュアルで対策しましょう。

合説やセミナー、インターンなど多くの場面で登場するメールの例文や電話対応のテンプレなども掲載されています。無料で↓から入手できる資料で、就活マナーを早いうちから把握して、ライバルに圧倒的な差をつけましょう!

筆記試験・採用試験の案内メールに返信する際の書き方マナー

筆記試験や採用試験の案内メールの返信内容は、どのように書くのがベストでしょうか?
まず知っておきたいのは、メールは手紙とは違う、という点です。ビジネスにおけるメールマナーは、用件を簡潔に伝えるのが第一です。そのため、手紙のような「拝啓・敬具」「謹啓・謹白」や、時候の挨拶は不要です。
基本的な返信の構成は、以下の要点をおさえると心得ておいて下さい。

・宛名
・結論を先に書く
・その要約を数行でまとめる
・送信者の署名(名前・所属・連絡先)

筆記試験・採用試験の案内に対する返信メール例文

【例文】
○○株式会社
人事部人事課
採用担当 ○○様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

このたびは、筆記試験案内のご連絡を頂き、誠に有難うございます。
ご案内の日時の件、承知致しました。
精一杯頑張る所存でございます。何卒宜しくお願い申し上げます。

○○大学○学部○学科○年
(名前)
( 自宅・携帯の電話番号)
(電子メールアドレス)

文末には「当日は何卒よろしくお願い申し上げます」など挨拶の言葉を忘れずに

送信者の連絡先に関しては、住所も入れても構いません。この他「当日は何卒よろしくお願い申し上げます」等が、末尾の例としてあります。返信をする際には参考にしてみてください。

メール返信時の件名について

筆記試験や採用試験の案内に対して、返信する際は、

「件名を変えて返すのか」
「それともRe:で返すのか」

これも悩ましいところですね。
件名を考える際、目指すべきは「分かり易さ」。一目見て、用件、内容が分かるように件名を考えましょう。

返信メールの件名は相手のタイトルを残した状態で変える

基本的には無題で返信をするのではなく、「Re:筆記試験ご案内の件(就活太郎)」と、相手の件名の末尾に、自分の名前をつけるのも良いでしょう。
採用担当者にとっては誰からの返信であるか、分かり易いといえます。もしメールの件名を変えて返信す場合でも、「筆記試験案内への返信(名前)」等、なるべく相手側のタイトルを残すようにしましょう。

返信メールは「受け取る側がわかり易いかどうか」が重要

小さな事ですが、メールでは「伝わり易さ」や「分かり易さ」を工夫している、あるいは考えて送っている、という印象を与えられれば、それに越したことはありません。
社会人のメールマナーの大前提として「受け取った側が解りやすいかどうか?」という点があります。自分だったらどう感じるか、を常に考えて返信メールを送りましょう。

キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

採用担当者側の視点を意識する

メールや電話、選考書類の記入方法など覚えなくてはならない就活マナーが多く存在しますが、意識してほしいことは採用担当者側の視点にたったときに確認の手間にならないかどうかです。この点を意識すれば自然と様々なマナーが身につくはずですので、日頃から意識してみましょう。

筆記試験・採用試験の案内メールにもマナーを守った返信を!

筆記試験や採用試験など、就活にかかわる案内メールは確認後すぐに返信しましょう。ただし、案内メールを確認したのが早朝や深夜の場合はその限りではありません。ビジネスメールのマナーを守って丁寧な返信を心がけるようにしましょう。メールの返信の仕方にも、あなたの「就活力」は問われています。
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