2019年11月22日(金) 更新

【例文あり】会社説明会の確認電話に対応するための方法を大公開|就活で印象アップを狙え

連絡がこない場合は「確認すべき」か「諦めるべきか」

キャリアパーク会員の就活生を対象に「説明会に申込んだのに企業から連絡が来ない!そんなときはどう対処しますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • 電話
  • 運がなかったとやり過ごす。
  • こちらからメールを入れる
  • 電話で確認をする。

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「説明会に申込んだのに企業から連絡が来ない!そんなときはどう対処しますか?」

説明会へ申し込んだのに連絡が来ない場合の対応として、アンケートの結果によると「電話する」「メールを入れる」といった、こちらから連絡をとる人がいる一方で「やり過ごす」という回答もありました。では、どちらの対応をとうべきでしょうか? 以下の記事では、連絡が来なかった場合の対応を詳しくご紹介します。

電話対応は評価の分かれ道

就活中は電話対応が多くなる

就活生は、企業からの電話に対応することが増えてきます。インターンや説明会などに参加することで、多くの企業の方と関わることになるからです。就活生は、面接などで忙しく、企業からの電話に出られないことが多くあります。どの企業からの電話かが、分からない場合も出てくるので、かかってきた番号は必ず調べるようにしましょう。

電話の対応次第で相手からの印象が変わる

企業からの印象は、就活生の電話対応次第で大きく変わります。友達にかけているような電話対応では、よい印象は持たれません。電話のやり取りで大切になってくるのは、相手が誰なのかを意識することです。相手は企業の方だという意識をもって話しましょう。近年では、メッセージアプリの普及により、電話慣れしてない人も増えています。この記事で、電話対応のやり方を知り、企業からの印象をアップさせていきましょう。

説明会の確認電話を受けた時の対応

メモを用意する

電話がかかってきたら、メモの用意をしましょう。要件が長かったり、日程などの重要な内容だったりすると、話の中身を忘れてしまうことがあります。電話に出る前までに、メモを用意できなかった場合は、受け答えをしながら準備しましょう。普段から、メモや手帳を準備しておくことで、急な電話でも対応が可能です。 

ビジネスマナー的に「もしもし」はNG

企業の方からの電話の対応では、「もしもし」は使わないようにしましょう。「もしもし」という言葉には、略語や若者言葉のイメージがあります。ビジネスの場では、マナー違反です。企業からの電話を受けるときは、「もしもし」を使わずに、「はい、〇〇です」と言って電話に出るようにしましょう。

かけた方が先に切るのがマナー

一般的に、電話をかけた方が先に切るのがマナーとされています。企業側が、先に電話を切るのが理想的です。しかし、切り際に企業側との無言が続き、気まずくなってしまう就活生もいるでしょう。そういった場合は、先に切っても問題ないです。基本的には、企業が電話を切るのを待って、無音が続いたら「失礼します」と一言添えて切りましょう。

電話でのマナーを確認する

電話では表情が見えない分、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは髪型などの身だしなみ以外にも、電話での受け答えや言葉遣いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。
その際に失礼が無いように参考にしたいのが「就活マナーマニュアル」です。
こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。
無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

説明会の確認電話への折り返し方

かかってきた電話番号を調べる

就活中に留守番電話が入っていたら、まず電話番号を調べましょう。企業の電話番号を登録しておらず、知らない番号からの留守番電話に戸惑う就活生が多いです。留守番電話を聞いても分からない場合は、電話番号で検索をかけましょう。電話をしたのが企業であれば、会社名が出てくるはずです。そして、どんな要件なのかを想像してみましょう。留守番電話が入っていた場合は、話の流れを想定しやすいはずです。

折り返し電話のかけ方【例】

電話慣れしていなかったら、緊張してしまうのが折り返しです。相手は企業なので、「電話がかかってきてまして」などの言葉で話し始めるのはNGです。企業側は、だれからの電話なのか分かりません。最低でも、自分の情報と、折り返しの理由は告げるようにしましょう。

折り返し電話

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の△△学科の▢▢と申します。先ほど、説明会の件でお電話がありまして、折り返しお電話させていただきました。担当の〇〇さんはご在席でしょうか?」

時間に注意して折り返そう

折り返しの電話をする際は、かける時間に注意しましょう。折り返しは、気が付いたらかけなおすのがマナーです。しかし、非常識な時間(夜中、早朝)にかけてしまうと、自分の印象を下げてしまうことがあります。基本的に、企業が営業している時間帯に折り返すようにしましょう。お昼(休憩時間)は避けるのが無難です。

説明会の確認電話が来ないときの対処法

確認すべきか諦めるべきか

説明会へ申し込んだのに連絡が来ない場合の対応として、「電話する」「メールを入れる」という意見と、「やり過ごす」という回答がありました。説明会の確認電話が来なかった場合はどう対応したらいいのでしょうか。ここでは、連絡が来なかった場合の対応を詳しくご紹介します。

電話で問い合わせてみる

説明会の連絡が来ない場合は、自分から企業に確認した方がいいでしょう。説明会の日程が目前にせまっている場合は、丁寧な言葉遣いで電話をすることが大切です。名前と学校名を伝えた後に、電話をかけた理由を伝えましょう。このように、自分から連絡をすれば積極的だと思われるかもしれません。説明会の1週間前に連絡するのが理想です。

問い合わせの電話

「会社説明会に申し込んでいる〇〇大学の△△です。確認のお電話を頂いていなかったため、心配になってお電話させていただきました。」

説明会の確認電話に柔軟な対応をして印象UPを狙おう

就活中は、多くの企業と関わるため、電話に対応する機会も増えてきます。電話を受けた時の、「もしもし」はマナー違反です。メモを準備することも忘れないようにしましょう。電話は、かけた方から切るのがマナーですが、無言が続いてしまった場合のみこちらから切っても構いません。折り返しの電話があった場合は、かかってきた番号を調べて、要件を想像してみましょう。気が付いたらすぐ折り返すのがマナーですが、非常識な時間にかけてしまうと逆効果です。もし、説明会の確認電話が来なかったら、1週間前に電話で問い合わせしましょう。最初は、慣れない電話対応で緊張するかもしれませんが、習慣化できれば自信を持って対応できるようになります。説明会の確認電話に柔軟な対応をして、印象UPに繋げましょう。

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