2020年06月25日(木) 更新

留守電では失礼!内定辞退する際の電話のマナー

【内定辞退する際のマナー】用件は直接担当者に

内定辞退は、相手の採用計画に影響を及ばす事柄です。
その為、内定辞退を決めたのであれば、なるべく早く申し出をします。
ビジネスのマナーとして、メールより電話、電話よりも手紙、そして対面が正式です。
その為、正式な流れであれば、取り急ぎは電話にて内定辞退を伝え、後日、詫び状を郵送するか、直接お詫びに伺います。
そして、内定辞退を伝える相手ですが、採用に関わった人事担当者に、直接話しましょう。

大事な用件を伝言で済ますのは非常に失礼です

もし、電話の際に不在、席空きであった場合、用件の伝言を依頼するのも、基本的には避け、相手が戻る時間を聞いて、かけ直して下さい。

例)「○○様に、○○より連絡があった事をお伝え下さい、後程またかけ直し致します」
とするのが良いでしょう。
大事な用件を伝言で済ます事は、失礼にあたる為です。

メールや電話でのマナーを確認する

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

【内定辞退する際のマナー】留守電で済ませてはいけない

会社、あるいは担当者の携帯電話が留守電であった場合も、考え方は同様です。一般的に、留守電には長いメッセージが残せない為、20秒~30秒程度で、誰からの電話であるかをハッキリと分かるように話しましょう。
なお、留守電になったからといって、そのまま切ってしまうのは失礼です。
留守電には、必ず伝言を残して下さい。また、間違ってもその留守電への伝言だけで、内定辞退の申し入れを済ませてはいけませんが、これはマナー違反というだけでなく、誠意や良識も疑われます。

気まずい、あるいは気が重いとしてもマナーを守る

社会に出る以上、今後、どのような立場で相手と再び会うかも分からないのですから、自分の信用を損なう様な対応は、得策では無いと言えます。
気まずい、あるいは気が重いかも知れませんが、ここはマナーに則り、
きちんと自分で始末をつけましょう。

【内定辞退する際のマナー】電話で話す際は…

人事担当者に電話が繋がったら、率直に、誠意を込めて内定辞退の旨を伝え、お詫びをしましょう。
基本的には、以下の順に話すと良いでしょう。

(1)自己紹介と先日の面接(最終選考)への御礼
(2)内定辞退の旨と、そのお詫びの言葉
(3)内定辞退の理由(尋ねられた場合)
(4)後日、改めてお詫びに伺う旨を伝える

なお、具体的にどう話すか、以下が具体例です。

(1)「私は○○大学○学部○学科の、東京太郎と申します。先日の面接では大変お世話になり、有難うございました」

(2)「非常に恐縮なのですが、御社の内定を辞退申し上げたく、お電話致しました。お世話になりながら、身勝手の限りで、本当に申し訳ありません」

(3)「御社が第一希望ではありましたが、○○社(他社)の内定を頂き、その業務内容の、詳しい説明を伺う機会を頂きました。それにより、
私の希望する仕事に最も近い事が分かり、身勝手ながら、このような決断となりました」

(4)「すぐにお伺いしてお詫びを申し上げるべきところですが、取り急ぎ、まずは電話でご連絡をと思った次第です。後程、改めてお詫びにお伺い致します」

将来的に考えて不誠実な対応は避けるべきです

用件は、なるべく簡潔に伝えるよう注意しましょう。また、その為には、結論から伝え、次に理由を説明します。
なお、理由に関しては、嘘や誤魔化しをしない方がベターですが、辞退先の企業を貶すような言い方も望ましくありません。
繰り返しますが、他社に就職後、その企業と関わる機会がある可能性も考えられます。
そういった事を踏まえ、将来の自分の信用を損なうような、不誠実な対応は避けるべきです。相手が、この採用に対してかけた労力を気遣い、
誠意を持ってお詫びしましょう。それが社会人としてのマナーです。

気まずいような事でも誠意を持って伝えるのも社会人としてのマナー

内定を辞退する場合に留守番電話だけ、済ませるなんて非常識ですので、取り急ぎ電話でお詫びするわけですが、「後程改めてお伺い致します」という言葉に対して、
「いいえ、お越し頂くには及びません」や、「お心遣いのみ頂戴致します」等、辞退の返事があったならば、伺わない方が良いと言えます。
その場合、「有難うございます。誠に申し訳ありませんでした。では、失礼致します」
と、電話を終えて下さい。

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