2019年01月30日(水) 更新

内定辞退を申し出る手紙の書き方と封筒・便箋の選び方ポイント~失礼なく企業側へ伝える方法~

一番失礼のない内定辞退は電話の後に手紙を送ること

内定辞退をする際には、失礼のないようにしなければなりません。

まずは、電話で内定辞退をする旨を企業側に伝えておいて、それから詫び状として内定辞退についての手紙を送るのが、一番失礼のない内定辞退のやり方です。

もちろん、電話の内定辞退だけでもいいのですが、これから社会人になるということで、手紙や詫び状による内定辞退も行えるようになっておかなければなりません。

内定辞退の手紙では白地のシンプルな縦書きの便箋・封筒を使う

まず、内定辞退の手紙や詫び状を書く時には、便箋を使用します。

内定辞退の手紙、詫び状で使う便箋は白地のものが一般的です。封筒も白地封筒を選びます。茶封筒はNGというわけではないのですが、なるべくシンプルで縦書きのものを選びましょう。

内定辞退の手紙で少し柄の入った封筒や便箋などを選ぶのは、失礼に当たってしまうので、これについてはよく気をつけなければなりません。

あなたの言葉遣いも見直しておこう

就活に置いて言葉遣いは少し言い方が不適切なだけで、伝え方が変わってしまい相手の印象が変わってしまうことがあります。聞きにくい質問も言葉遣いによって良く聞こえるようにできるのです。無料でダウンロードすることができる言葉遣いマニュアルを読んで、自分の言葉遣いを見直しましょう。

内定辞退の手紙で使う封筒のサイズは便箋が三~四つ折りで入る大きさに!

内定辞退を伝える手紙を書く際には、白地の便箋と白地の封筒を使うことがベストですが、封筒のサイズについてもよく考えなければなりません。

内定辞退の手紙で使う封筒のサイズは、小さすぎるものはもちろん、大きすぎるものでもよくありません。できれば、便箋が三つ折り、四つ折りで入るサイズの封筒を選びます。

市販されている便箋のサイズに合う封筒を選んで購入するといいでしょう。

二重で少し厚めの封筒を選ぼう

内定辞退の手紙や詫び状には、三~四つ折りのものが最も使用されます。この際は、少し二重の封筒か、少し厚めの封筒に入れましょう。重要な書類なので、中身が見えないように配慮しなければいけません。

また、封入の際は必ず「のり」で閉じます。セロハンテープやホッチキスは使ってはいけません。内定辞退の手紙、詫び状を入れ、封筒をのり付けしたら、封じ目に「封」や「〆」と書きましょう。

内定辞退に関する書類はクリアファイルに入れて送る

内定辞退に関する手紙を送るだけではなくて、書類を送るということもあるかもしれせん。

こうした場合には、通常の封筒ではなくて、書類が入る大きな封筒を選びます。

書類はクリアファイルなどに入れて送るといいのですが、これも柄や色のついたものは避けて、無色透明なものを選ぶようにしないといけません。

内定辞退の際の手紙の書き方とは?

内定辞退を伝える手紙の書き方について学びましょう。

現代はパソコンで書いてしまいがちですが、内定辞退を手紙で伝える際には、手書きで縦書きに書くべきです。

そして、手紙には内定辞退の意思を、簡潔に分りやすく書きます。文字は丁寧に書いて、誤字など絶対にないように注意します。

封筒には企業の担当者名・自身の住所や名前も漏れなく記載

便箋に内定辞退の手紙を書いたら、封筒に入れて送りますが、企業の名前を書く際には、しっかりと正式名称を書きます。便箋も書き方は縦書きですが、封筒に宛名を書く際も同じく縦書きの書き方で統一してください。

また、封筒への宛名の書き方は、内定辞退をした企業の担当者に確実に届くように、株式会社○○、○課、○○様と、その人の机に確実に届くように記載するのが正しい書き方です。

封筒の裏には、内定辞退をした学生だと分かるように、自分の名前や住所、大学名も漏れなく記載しましょう。

内定辞退の手紙には白地の便箋と二重の封筒を選ぶ!手書きで縦書きがベスト!

内定辞退を伝える手紙では、白地の便箋、封筒を選び、手書きで縦書きに書いていきます。便箋に書く内定辞退の理由は、なるべく簡潔にわかりやすい書き方を意識してください。

そして、企業の担当者に確実に内定辞退の手紙が届くように、封筒には会社名、所属する課、氏名を忘れずに記載しましょう。

内定辞退の手紙はこのような書き方に注意することで、失礼のない内定辞退ができます。

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