2019年01月24日(木) 更新

内定辞退のお詫び状の書き方と詳しい例文

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定辞退のお詫び状は「敬意」と「謝罪」を意識すべき?

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「内定辞退のお詫び状はどのように書くのがベストだと思いますか?(イメージでOK!)」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 丁寧に書く
  • 相手の繁栄を祈り、辞退した事を謝罪するのがベストだと思います
  • 採用していただいたことに対するお礼と謝罪を書く
  • 内定への感謝と辞退することへの謝罪
  • 企業に対して、最上級の敬意を持って丁寧に書く

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「内定辞退のお詫び状はどのように書くのがベストだと思いますか?(イメージでOK!)」

履歴書を書く場合、「ですます調」にするべきか、「だである調」にするべきか迷う人は多いでしょう。しかし、語尾以外にも、就活生は「言い切り」や「敬語を適切に使用する」、「二重敬語」など敬語の表現にも注意していることが分かりました。 では、語尾だけではなく履歴書の書き方については、どういった点に注意していくべきでしょうか。詳しく見ていきます。

内定辞退による謝罪は、メールよりも手紙(お詫び状)を送ろう

内定辞退を決めたら、できる限り早めに連絡をしなくてはなりません。ここでは手紙による「お詫び状」について見ていきますが、まずは手紙(お詫び状)ではなく、電話で内定辞退の旨を伝えるようにしましょう。そしてその後に手紙(お詫び状)を書くべきです。
それが社会人としてのマナーであり、内定をいただいた企業への礼儀だからです。とはいえ、実際に内定辞退を手紙で伝える際の書き方、送り方が解らないという方も多いはず。内定辞退の電話連絡をしたら、お詫び状の書面の書き方をしっかりと掴むようにしましょう。

内定辞退の手紙(お詫び状)を送る前に・・・

就活において、内定をもらうというのは簡単なことではありません。せっかく志望した企業からいただいた内定、本当に辞退してもいいのか、もう一度考えてみましょう。当然ながら、内定辞退の電話・手紙(お詫び状)を送ったら後戻りはできません。書面の書き方や例文を参考にするのは、本当に内定辞退しても後悔しないんだと、自分の気持ちを固めてから内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。

教授推薦者やOB・OG訪問者は内定辞退の前に相談しよう

内定辞退をする際には、教授推薦や内定辞退する会社のOB・OGにコンタクトをとっていた場合、事前にお世話になった人に相談しなくてはなりません。なぜなら、お世話になった人がいるのであれば、内定辞退はあなただけの問題ではないからです。
内定辞退してしまうと、あなたの通っていた大学に今後求人を出さないなんてケースも可能性として充分にあるからです。また、求人に関して、学校の繋がりに信頼があるからこそ、求人を出して内定出してくれたのかもしれません、そういった事もあるので、内定辞退を決めた場合、一度教授推薦者やOB・OG訪問者には、内定辞退の相談をするようにしましょう。

言葉遣いに注意しよう

内定辞退を伝える場合でも、正しい言葉遣いをしましょう。特に「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」は正しく使えるようになっておくことが大切です。そこで活用したいのが言葉遣いマニュアルです。このマニュアルでは、ついやってしまいがちな間違った言葉遣いや二重敬語について紹介しています。

言葉遣いに自信がないという就活生は、このマニュアルを見ておきましょう。無料でダウンロードできるので、就活のいろいろな場面で役立てましょう。

手紙(お詫び状)による内定辞退の書き方

内定辞退の連絡を入れ、手紙(お詫び状)を書く前に、まずは正しい書面の書き方を身につけておきましょう。後述としてお詫び状の例文も載せていますので、手紙を書きだす前にまずは書き方をマスターしてからにしてください。
内定辞退のお詫びとしての手紙なので、あまりに雑であったり誠意が見えない書面になってしまったら意味がありません。そういったお詫び状などの謝罪の連絡は、社会人になったのちにも度々あるものです。ビジネスマナーを覚える、という意味でも、しっかりと身につけてくださいね。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方①手書きで誠意を伝える

内定辞退の手紙は、まずは誠意を伝えるためにも手書きで作成しましょう。すこし面倒に感じるかもしれませんが、そういった小さな気遣いは心配りは、手を抜いて覚えてしまうと社会人になったのちにもずっとクセついてしまいます。わざわざ丁寧に手紙をしたためてくれたんだと採用担当に感じさせることができれば、あなたの謝意を込めた誠意は伝わります。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方②縦書きで堅実に

内定辞退の手紙は、基本的に縦書きの書き方が正しいです。縦・横の書き方の違いをご存知でしょうか?実は横書きの書き方は、親しい人向けに手紙を書く際に用いる書き方なのです。そのため、親しい印象を与える書き方をしてしまっては、謝意を伝えるどころかなれなれしさを感じ取ってしまうのです。堅実な印象を与える書き方、縦書きで内定辞退の手紙を書くようにしましょう。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方③修正液を使わない

これはビジネスシーンすべての状況で言えることですが、お客様や取引先など敬意を払うべき相手には、修正液は使用してはいけません。修正した跡を見つけた相手はどう思うでしょうか?「直せばいいや」と軽い気持ちを持っているんだと思われてしまい、それこそ誠意そのものが内定辞退の書面から読み取ってはくれなくなってしまいます。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方④便箋は白地を使う

内定辞退の手紙には、余計な飾りや罫線は必要ありません。無地で真っ白な便箋の方が、清廉な印象を与えることができるので、より誠意のこもった書面として捉えてくれます。もちろん、しわになっていたりよれていたりする便箋でもNGです。丁寧に心がこもっている、そんな印象を与える書面で内定辞退の手紙を書かなくてはなりません。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書面の書き方・例文

内定辞退を手紙でする際、参考にしておきたい例文を下記に紹介します。ただし、例文通りではなくもちろんオリジナルな想いを入れる事も重要です。例文はあくまで例文です。むしろ、例文をそのまま引用しただけでは、気持ちがこもっていないと判断されてしまい、逆効果になってしまうかもしれないからです。自分の言葉を使い、しっかりと内定先の企業に対して申し訳ないという気持ちを書面で伝えましょう。

内定辞退の手紙の例文①

拝啓

株式会社×××
○○○○様

先日は、お忙しい中お時間をいただきありがとうございました。
せっかくいただいた内定ではございますが、自身の適性などを慎重に検討した結果、他の企業に入社することを決意致しました。

貴重なお時間を選考に割いて頂いたにも関わらず、このような結果になりましたことを心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と社員皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

敬具

自分の名前○○
大学名・学部○○
住所○○-○○‐○○
電話番号000-0000-0000

内定辞退の手紙の例文②

拝啓

株式会社○○○○ 御中
人事部長 ○○○○殿

お世話になっております。
●●大学●●学部●●学科の××でございます。

この度は、貴社の内定を頂き誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、自身の適性や将来を考慮した結果、他の企業への入社を決意致しました。

貴重なお時間を選考に割いて頂いたにも関わらず、このような結果になりましたことを心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と社員皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
敬具

自分の名前○○
大学名・学部○○
住所○○-○○‐○○
電話番号000-0000-0000

内定辞退の手紙の例文③

拝啓

株式会社○○ 人事部 御中

貴社、ますますのご清祥のこととお慶び申し上げます。
先般はご多忙の折、採用内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。

大変身勝手ではありますが、自身の適性や今後について慎重に検討した結果、内定を辞退させて頂きたく思います。

就職活動に際して、貴社以外の一社より内定を頂き、
自身の今後の志望について最後まで悩みましたところ、
貴社を辞退させて頂くかたちに至った次第でございます。

せっかく頂いた貴社の内定を辞退するのは心苦しい限りではございますが、
何卒お許しください。

大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますの繁栄をお祈り申し上げます。

敬具

平成●年●月●日

大学名・学部○○
自分の名前○○

手紙の結びとしてお礼を伝えよう

もちろん、文中で内定辞退のお詫びの言葉を並べなくてはなりません。しかしそれだけでは足りなく、結びの文章では面接や内定までの手順で、時間を割いてくださったことに対する感謝の念を伝えましょう。加えて、最後に自分の所属と名前を書くのを忘れないよう気を付けてください。

内定辞退の手紙を送る際の注意点

内定辞退の手紙、お詫び状を書いたら、今度は封筒の書き方についてもしっかりと押さえておきましょう。封筒とはいえ、相手の目に触れる大事な書面のひとつと考え、丁寧に作成することをオススメします。

内定辞退の書面に誤字脱字がないか確認しよう

内定辞退の手紙をお詫び状として送る際には、中身の確認と封筒の確認をしっかりしなくてはいけません。以下に例文を紹介しますが、誤字脱字が無いかをまずはしっかり確認しましょう。例えば、社名や宛名など、大事なところで間違えてしまっては元も子もありません。謝罪のつもりが、さらに採用担当者の心に影を落としてしまいかねません。そして、封筒の表面・裏面に関しても、間違いが無いかを確かめましょう。

封筒の書き方の確認も大事な確認事項

内定辞退の謝罪の手紙なのですから、封筒の書き方であっても間違ってはいけません。採用担当の性質によっては、封筒の段階でおかしなところを見つけたとたん、中身の確認もせずに捨ててしまう、なんてこともあながち無いとも生きれません。

■封筒の宛名も書類送付状と同様に部署宛であれば「御中」と(例えば「人事部御中」)
個人宛であれば「様」(例:人事部 山田様)
※「御中」と「様」を同時に使ってはいけませんので注意です

■封筒には必ず赤字で「履歴書在中」、もしくは「応募書類在中」と書く

■裏に、自分の住所と氏名を書きましょう

内定辞退を円滑に進めたい場合は?

内定辞退を行う際は、何かとトラブルがつきものです。内定辞退を円滑に進めて次の転職活動に備えたい場合は、転職エージェントを利用しましょう!

「doda」は、内定辞退を円滑に進めるアドバイスをしてくれます。また、志望企業の合格可能性を事前に診断してくれるサービスも用意しています。dodaのエージェントに相談することで、内定辞退を考えてしまうような企業とのミスマッチを事前に防げますので、オススメです!

内定辞退をするならリスクヘッジを忘れずに

最後にひとつだけ注意しておかなければならないことをお伝えします。
内定辞退をするということは、それなりにリスクも伴います。
決断を早まる前に、しっかりご自身でリスクヘッジができているかを考えてみましょう。

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方は誠意を感じさせる書面を作ること

内定辞退の手紙(お詫び状)の書き方と例文、書面の注意点についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
今回は、内定辞退の手紙を出す場合のお詫びの文章の書き方と例文を紹介してきましたが、内定辞退はやはり企業にとっては非常に残念な事ですし、人数目標がある以上はもう一回採用活動をしなければなりません。
内定辞退をしてしまう事は仕方ないのですが、しっかりと謝罪の気持ちを込めて手紙を書きましょう。また、例文通りではなく、必ず自分自身の言葉を使用して手紙をしたためることをお勧めします。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

今後も関わる可能性があるため礼儀を忘れない

内定辞退先の企業とはいえ、「今後の長い社会人生活」の中で関わる機会があるかもしれません。決して、失礼のない礼儀でお詫びを行なうことが重要です。

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