【履歴書のコピ―】完全マスター｜就活生が悩む「使い回しはダメなのか」「コンビニ印刷はありか」についてお答え

履歴書をコピーして使ったことがある就活生は少数派

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月8日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「履歴書をコピーして使ったことがありますか？」

履歴書をコピーして使ったことがあるという就活生は、少数派ということがわかりました。「ある」という意見もありましたが、「ない」と回答した就活生が多いです。履歴書をコピーする際は、守らなければならない注意点があります。この記事では、コピーした履歴書用紙を就活で活用する方法をご紹介していきます。

就活市販の履歴書用紙をコピーしてもOK？

就活を行っていると履歴書をたくさん書くようになりますよね。そのたびに市販の履歴書用紙を買っていると、費用がかさんでしまいます。そうした時に「履歴書用紙をコピーして使えばいいのでは？」と、考えてしまうのは必然かもしれません。 では、就活でたくさん使う市販の履歴書用紙をコピーしても大丈夫なのでしょうか？

コピーはNG!著作権に触れる可能性もあるため避けた方が無難

履歴書用紙をコピーする際に気を付けたいのは、履歴書自体の著作権です。一般的に普及している物であれば著作権に含まれない場合もありますが、独自のレイアウトなどは著作権と見なされる場合もあり、市販の履歴書用紙はこれに該当する可能性があります。 そのため「どうしても枚数が必要になるから…」と、履歴書用紙をコピーして使うのは避けた方が無難と言えるでしょう。

履歴書の写真はカラーであってもコピーはNG

履歴書用紙のコピーはNGであると紹介しましたが、同様に添付する証明写真もコピーの物を使用も控えるようにしましょう。 コピーを使用した場合、カラーであっても通常通りプリントしてもらった証明写真に比べると、見栄えが全く異なります。

証明写真に力を入れる人も多いため印象に差が付く

履歴書に添付する証明写真は、力を入れている人も多いため、コピーを控えた方が良いという理由もあります。現在は、カメラのキタムラのように、就活生用の証明写真を撮影する際に、美肌加工やよりよく写るための指導などをカメラ屋さんでしてくれるようになっています。証明写真は履歴書を見るさいに一番に目に付くものでしょう。そのため、証明写真をカラーコピーして使用すると、そのように力を入れている人と比べると印象に差がついてしまうのです。

フリー素材の履歴書用紙なら何枚コピーしても問題ない

一方で、ネット上でダウンロードフリーの履歴書用紙のテンプレートなどもありますが、こちらは自由に使えるように設定されているものであり、（※例『マイナビ履歴書フォーマット』）コピーやダウンロードも自由になっています。ただし、商業利用ではなく、私的利用に関してフリーな場合もあるため、加工した上でテンプレートとして販売するような行為は避ける必要があります。

フリー素材の履歴書用紙を使って効率よく就活を進める

履歴書用紙をコピーする際の注意は前述しましたが、効率的に使いたくなるのが人間です。フリーダウンロードのデータを活用し、使いたい部分をコピーしながら、自分の使いやすい履歴書用紙を作ってしまう方法もあります。書式をダウンロード後、履歴書にある資格や希望、その他欄などを自分用に変更することも可能です。たとえば、元々あったその他の欄を自己PR欄に変更するなどが挙げられます。

コピーする場合には用紙は上質なものにする

上記のようにフリー素材の履歴書をコピーするのであれば、用紙に気を付けるようにしましょう。家庭や学校で使用する通常のコピー用紙ではなく、上質紙がおすすめです。上質紙は100%パルプが原料となっており、通常のコピー用紙とは異なり表面コートが施されていないので、筆記用にも向いているのです。

一般的なコピー用紙だと通常の履歴書よりかなり薄いものになる

上質紙と普通のコピー用紙は、触った感じで分厚さや質感が変わります。触ったことのない人は、是非比べて手触りを感じてみてください。コピー用紙が薄く、上質紙と比べると質感もざらざらとした印象であるのが分かるかと思います。

コピー用の専用用紙も販売されている

履歴書をコピーして使用する場合、上質紙または、履歴書専用のコピー用紙もおすすめです。履歴書選考のコピー用紙は、インクジェットプリンターでもインクの吸収性がよく、パソコンで作成して印刷する場合も、インクが滲みにくく、はっきりとした文字で印刷できるように作られているのです。

コンビニで履歴書のコピーが可能

以前は自宅にコピー機がない場合、講義で使う資料などのコピーや印刷は大学でする人が多くいました。しかし現在では、コピーや印刷はコンビニでおこなうのが一般的になっています。ですが、インターネットからUSBなどに履歴書のデータを入れてコンビニで印刷と考えていた人は、さらに進んだコンビニの印刷システムをご存知でしょうか。

データを持って行かなくても「しごとナビ」から印刷できる

多くの人が、コンビニで履歴書の印刷を考える場合、インターネットのデータを持って行って、コピー機に接続する方法をとっていたかと思います。しかし、現在ではインターネット上で履歴書を作成する場合、「しごとナビ」のように、データを持っていいかなくても、印刷できるシステムがあるのです。

コンビニでコピーすると通常の用紙になってしまう

大変便利なコンビニでのコピー機能ですが、1点だけデメリットもあります。それが、用紙変更ができない点です。コンビニで印刷をする場合、通常のコピー用紙での印刷となってしまうのです。コンビニでは、持ち込み用紙は機械の故障の原因となるため禁止しているのです。そのため、上質紙での印刷はすることができませんので注意してください。

就活では書きあがった履歴書のコピーを使いまわすのは絶対にダメ

これまでは、データで履歴書の内容を作成してのコピーや、未記入の履歴書のコピーについてご説明してきました。では、手書きで仕上がった履歴書をコピーして使いまわす行為についてはどうでしょうか。これについては、2つの理由から絶対にしてはいけないことですので、注意しておきましょう。

NG理由①：企業の的を絞った履歴書にならない

書きあがった履歴書をコピーする行為をダメだという理由1つ目は、企業の的を絞ったものとならない点です。たとえ同じ業界で履歴書を作成する場合でも、企業ごとに理念や社風は大きく異なります。そのため、コピーした履歴書である場合、企業の意図に即したものとならないのです。

NG理由②：本気度が伝わらない

2つ目が、コピーした履歴書である場合、本気度が伝わらないという点です。これには、上記のNG理由も含まれますが、1社ごとに企業研究する時間や、履歴書を考えて作成する時間を省かれていると捉えられかねません。そのため、コピーした履歴書は本気度が伝わりにくいのです。

就活の際は書きあがった履歴書をコピーして持参しておく

就活している際に、履歴書用紙のコピーで忘れてはいけないのが、書きあがった履歴書をコピーすることです。これは、どこかに提出する用とはちがい、自分が使用するためのものです。では、コピーした履歴書の使い道を3つご紹介しましょう。

コピーの使い道①：レイアウト用

1つめが、レイアウト用です。就職活動を重ね、周りと話しているうちに、よりよい履歴書の書き方について自分で変更したいと思う点が出てくる場合があります。そんな時に、仕上がっている履歴書のコピーに書き込むことで、時間があれば書き直すことも可能ですし、次回の履歴書作成時に役立てることもできるのです。

コピーの使い道②：添削用

履歴書のコピーは、添削用にも使い道があります。OB訪問や大学でおこなわれる就活支援サービスなどに履歴書を持っていくことで、添削してくれる場合があります。そういったときは、1枚1枚手書きしたものではなく、コピーを利用しながら効率的に動くようにしましょう。

コピーの使い道③：面接前の確認用

3つ目のコピーの使い道が、面接前の確認用です。これは、データをスマホなどいつでも見ることができるように入れていれば問題ありません。就活中に何枚も履歴書を作成すると、どの企業の自己PRや志望動機に何を書いたのかわからなくなってしまいます。そのため、面接前に自分が履歴書に何を書いたのかチェックするためにも、仕上がった履歴書はコピーすることをおすすめします。

履歴書のルールも見直そう

証明写真を貼る前に履歴書の内容を見直しましょう。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか郵送前にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に自信がないという就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

市販の履歴書コピーは絶対にダメ！就活中は企業に提出する用ではなく面接前の確認や添削用に使用しよう

履歴書はインターネットでダウンロードできるフリーデータに関しては、コピー可能ですが、市販のものをコピーすることはやめましょう。履歴書作成サービスを利用してデータをコンビニに送る方法もおすすめですので、ぜひチェックしてみてください。 できあがった履歴書のコピーに関しては、企業に提出する用ではなく、レイアウトの変更用や添削用、面接前の確認用として使用するようにしましょう。 履歴書は就活において、多くが第一次選考で使用されるものです。しっかりと考え各企業に応じたものを作成してください。