2018年10月11日(木) 更新

説明会のキャンセル・欠席を電話連絡する際の会話例と注意点

就活生の多くは説明会を欠席する時の連絡方法に気を配っている!

就活生の声

キャリアパーク会員の就活生を対象に「説明会を欠席する際は、どのようなポイントに注意すべきだと思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。


  • ちゃんと連絡する

  • 電話で丁重な言葉遣いで伝えること

  • 連絡を怠らない、なるべく早めにキャンセル

  • 必ず電話で欠席と伝える。

  • 電話で連絡を必ず入れる

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月8日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「説明会を欠席する際は、どのようなポイントに注意すべきだと思いますか?」

就活生の多くは、説明会を欠席する際にマナーを心がけていることが分かりました。
「電話で連絡を必ず入れる」「連絡を怠らない、なるべく早めにキャンセル」など、連絡を入れることは必須だと思っているようです。とくに、電話で伝えると答えた方が多いです。
そこで本ページでは、説明会を欠席する際に気を付けるべきポイントを紹介しますので、参考にしてみてください。

会社説明会をキャンセルする際の適切な行動

就活を続けていると、どうしてもキャンセルしなければならない、もしくは急にその企業に興味がなくなったなど、なんらかの理由で会社説明会を欠席せざるを得なくなった場合、かならず企業側にキャンセルを伝える連絡をしましょう。その際、電話のかけ方にも注意が必要です。どのようなことを伝えたらいいのでしょうか?

説明会のキャンセル電話はできるだけ早めにする

会社説明会にキャンセル・欠席を伝える際に絶対に守りたい注意点は、キャンセルが決まり次第すぐに伝える、そして2度繰り返してはいけないという点です。
もし、別の日程に変更した際は、必ず参加するようにしましょう。日程を変更した就活生は、2度目の日程でも来ない傾向が強く、キャンセルや辞退の連絡すらないケースもあるようです。

会社説明会では、あなたのために企業は準備をして待ってくれています。就活期間中にはどうしても都合がつかなくなってしまったり、体調不良になってしまうケースもあるでしょう。キャンセル・欠席の連絡が必要になってしまった場合は、会社に対して迷惑をかけてしまっていることを自覚し、すぐに連絡を入れるようにしてください。

キャンセルの連絡をする前に電話のマナーを確認する

説明会のキャンセルは分かり次第すぐに連絡することが重要だとお伝えしましたが、電話をかける際にはビジネスマナーにそって連絡をすることも忘れてはいけません。説明会のキャンセルという相手に迷惑がかかることをしているわけですから、これ以上マイナスな印象を与えるのは避けたいものです。キャンセルの電話を掛ける前にまずは「【電話のテンプレートつき】就活マナーまとめ」で電話をかける際のマナーを確認しておきましょう。

会社説明会を当日キャンセルする場合の連絡方法

就活中、会社説明会に参加できない場合、会社にキャンセルを伝えるのは気まずいし申し訳ないしで、誰もがしたくない事だと思います。ただ、そこでドタキャンをしてしまうのは、いかがなものでしょうか。当日キャンセルするときは電話での連絡が基本です。

説明会を当日キャンセルするなら電話で連絡を入れるのがマナー

やむを得ず会社説明会を当日キャンセルしなければならなくなった場合、前日まではメールでキャンセルができますが、当日キャンセルとなった場合は緊急事態ですので、電話で伝える必要が出てきます。
とはいえ、当日のドタキャン自体、社会人として失格です。連絡なしのドタキャンなんてもってのほかです!連絡なしのキャンセル・欠席は、企業にも迷惑をかけますし、自分の通う大学全体のイメージを下げ、今後のその企業を同大学の後輩が受けようとしても敬遠されてしまうかもしれません。

当日キャンセルの連絡を電話でいれるのはとても勇気が要りますが、キャンセル・欠席する旨をきちんと伝えれば、相手に迷惑をかけることもないので、ここは誠意をもってきちんと対応しましょう。

説明会キャンセルの電話をかける際の会話例

会社説明会のキャンセル・欠席電話を実際にかける時、なんと言えばいいのか分からない就活生もいると思うので、会話例を紹介します。
キャンセル電話のかけ方さえ気を付ければ、会社説明会を欠席する事に関しては、印象悪くならないはずです。

キャンセル・欠席の連絡は必ず誠意ある態度で!

企業はあなたのために席の確保や資料を用意するなど、あなたを迎え入れる万全の準備してくれています。ですので、電話のかけ方ひとつでも印象がずいぶん変わるものです。会社説明会のキャンセル・欠席を電話で伝える際にも、相手に対して失礼の無いように十分注意して伝えるようにしましょう。

連絡する際の例

本日会社説明会への参加を予約しておりました、△△大学の●●と申します。

御社へエントリーをしておりましたが、その後、就職活動を進めていく中で他の業界への関心が強くなり、誠に申し訳ありませんが、この度のエントリーの取り消しと共に、会社説明会への参加をキャンセルさせて頂けますでしょうか。

お忙しい中大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。

会社説明会のキャンセル電話のかけ方の注意点

就活の会社説明会をキャンセル・欠席する際は必ず電話で伝えるようにしましょう。メールだとすぐにチェックできない場合がありますので、電話で担当者に伝えるのが最も丁寧な対処法と言われています。

会社説明会の欠席電話をする際は正しい電話のかけ方のマナーがあります。間違った電話のかけ方をしてしまうと、会社説明会不参加の上に悪い印象を持たれてしまう恐れがあります。
それでは、実際に電話のかけ方の注意点を見てみましょう。

説明会のキャンセルは早急に伝える必要があるため電話がベスト

会社説明会のキャンセル・欠席の連絡の注意点として、必ず電話でするようにしましょう。規模が小さい会社なら尚更電話が好ましいです。メールでの辞退は一方的になりがちですし、急ぎで対応したい状況には不向きです。電話で誠意ある対応をしておくと、欠席の連絡だからこそ、相手の会社に好印象に映る場合もあるのです。

キャンセル理由は失礼のない範囲で正直に伝えてOK

会社説明会の辞退・欠席を伝える際、キャンセル理由は失礼のない範囲で正直に伝えて問題ありません。つい体調不良で…と伝える人が多いですが、みんながみんな一斉に体調不良を起こすわけではないですよね。企業側としても、ビジネス上のマナーとして正直な理由を伝えてもらう方が好印象を持つのだそうです。

なお、電話でキャンセル・欠席理由を伝える注意点として、お互いに不快にならないやり取りが必要です。
欠席理由として正直に「志望に値しない」と言ってしまう就活生もいるようですが、これはこの会社に勤めている人もいるのですからとても失礼な表現です。マナー違反となるので使わないようにしましょう。

当日キャンセルであれば開始の1時間~30分前には伝えておく!

会社説明会のキャンセル・欠席を伝えるタイミングとして、早すぎず遅すぎずを意識し、想定外の時間にかけないように注意しましょう。始業間際や退社時刻ギリギリはNGです。
当日キャンセルをする場合、開始の1時間~30分前に伝えるようにしましょう。例えば、会社説明会が10時開催の場合、9時半くらいに伝えるようにするのがマナーです。8時など早すぎて担当者が出社してない可能性があるので注意しましょう。

会社説明会をキャンセル・欠席する際は気持ちを込めた電話のかけ方をすべき!

今回は、就活の会社説明会を欠席・キャンセル・辞退連絡する際の電話のかけ方と会話例についてみていきましたが、いかがでしたか?会社説明会は選考の前段階として気軽に予約できますが、その分、予約したからには当日足を運ぶのが礼儀です。
もし説明会をキャンセル・欠席するような場合、キャンセルを伝える際は相手の企業に失礼のないように電話のかけ方にも注意して対処するよう心がけましょう。とくに当日キャンセルの場合は誠意ある電話連絡をするようにしましょう。

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