2017年08月28日(月) 更新

メールでお礼状を送る際の件名の正しい書き方

お礼状は必ず送りましょう

会社訪問やOBOG訪問をした際には、どんなに忙しくても必ずお礼状を送りましょう。企業の方は、お忙しい中わざわざ時間の合間を縫って会ってくださっています。その感謝の気持ちを示すために、必ずお礼状を送るべきです。本来は手紙で手書きで送るべきですが、より早く相手にお礼を伝えるためにメールで送ると良いでしょう。その際、件名の書き方が大切になります。

件名はわかりやすく

たとえばメールを見る際には、まず件名で内容を判断します。特に企業の方であれば、お仕事のメールなどで毎日何十件ものメールを裁いています。そこで企業の方にメールを見ていただくには、相手が「読みたい」と思うような件名を書かなければなりません。お礼状であることが件名から読み取れるよう、わかりやすい件名を正しく書きましょう。

件名は簡潔に

お世話になった方にお礼状をメールで送る際、件名は簡潔に書きましょう。相手に読んでもらいたいと思うあまり、件名に長く記載してしまっては、反対に、相手は読む気を失くしてしまいます。件名では「簡潔に」、そして「詳細に」書くことを心がけて下さい。そうすることで、相手に読むことを後回しにされず、必ず読んでもらえるようになるでしょう。

件名の書き方

ここでは、お礼状のメールの件名について例文を示します。
たとえばOB訪問のお礼であれば、

・OB訪問のお礼:(大学名)の(名前)です
・会社訪問のお礼:(大学名)の(名前)です
このように書きます。まず要件を書き、その後に必ず身分を名乗ります。メールはお世話になった当日に送るため、身分は大学名と名前だけで結構です。詳細はメール本文の署名で記しましょう。

メールの本文について

では、お礼状におけるメールの本文について少しご紹介します。一番大切なことは、件名で書いた内容について、詳細に読みやすく本文に記載することです。相手に感謝の気持ちを伝えられるようにしましょう。本文は読みやすく、詳細かつ適切な分量で書きます。企業の方はお仕事でお忙しいですから、お礼状のメールを読むことにあまり時間を割けません。そのため、一行あたり適切な文字数で、適度に改行をし、読みやすい文章を書きましょう。

書き出しが大事

お礼状のメールの本文において、内容の次に大切なのが最初の書き出しです。まず宛名を正確に書きましょう。名刺を参考にすると正しく書けます。そして、いくつかの注意点があります。

・会社名や部署名は省略しない
たとえば(株)ではなく「株式会社」と書きます。

・宛名には相手の名前を書く
会社共通の窓口宛のメールアドレスの場合、名前を記載していないと正しい相手に届かなくなります。

そして自分の名前も名乗ります。件名でも書きましたが、本文では、大学名や学科名を詳細に書き、フルネームで記載しましょう。

お礼状のメールでは例を参考に書き出しや件名を大事にして書こう

会社訪問などでお世話になった方にお礼状を送る場合、メールの件名には、相手が読みたくなるような内容で書きましょう。要件、大学名、名前は最低記載事項です。そして本文は読みやすいよう、レイアウトにも気をつけましょう。そして書き出しでは相手の宛名、自分の身分を正確に書きましょう。お礼状では、相手に読んでみたい、と思えるような件名を心がけて下さい。

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