【内定通知書とは】記載内容や内定承諾書との違いも解説

内定通知書は企業が学生に交付する内定を知らせる書面

内定通知書は内定を通知する書類です。内定通知書が交付された時点で、企業に入社を認められた本採用と考えても問題はありません。

しかし、内定通知書の取り扱いについてどうすればいいのか、どんな書面なのか気になる人も多いでしょう。また、内定通知書と似たような書類として内定承諾書もあります。内定通知書と内定承諾書は異なる物なのですが、どのような点で異なるのでしょうか。

内定通知書とは何か解説します。内定を心待ちにしている就活生は参考にしてください。

入社日や当日必要な書類が記載している

内定通知書には、一般的に、入社日と必要書類が記載されています。具体的には、挨拶、内定の通知、入社日や、入社日までに用意しなければならない書類などです。内定取消事由や、労働条件が記載されていることもあります。企業によっては、就業場所や賃金情報など、あらゆる重要な情報が記載されているのです。

入社までに必要な書類としては、秘密保持等に関する誓約書への署名、身元保証書なども含まれています。一方、内定取消事由とは、内定取消になる原因や理由と考えてください。

例えば、内定を取ったとしても、内定取消事由に該当することがあれば内定を取り消されると考えましょう。具体的には、入社日までに大学を卒業できずに留年したなどが一例として挙げられます。

内定通知書と一緒に同封されるのが内定承諾書

内定通知書には、内定承諾書が一緒に同封されます。内定承諾書は内定をもらった学生が企業側に提出する書類です。

学生側が内定を承諾して入社することを誓約する書類です。そのため、内定通知書とは内容から見て異なるものと考えましょう。

内定承諾書ですが、学生だけではなく、企業にとっても大きな意味を持っています。軽く考えていると、大きなトラブルに発展しかねない物なので、意味や内容をきちんと理解しておきましょう。

内定承諾書は署名・捺印後返送が必要

内定承諾書が送付された場合、内容をきちんと確かめましょう。内定承諾書には、労働時間、業務内容や賃金について書かれています。面接などで聞いたことと内容が異なっていないかチェックする機会です。

雇用内容に同意したら、署名、捺印をし、期日までに返送します。期日ギリギリに送るのは印象がよくありませんので、内定を受け入れる意思が固まっているならば、できるだけ早く返送しましょう。企業も内定承諾書を受けてから、入社に関する書類や備品の準備が必要なのです。

内定承諾書は法的拘束力が生じる

内定承諾書は形式的な物ではありません。入社することを契約する内容のため、法的拘束力があると考えてください。

ただし、民法という観点からだと労働契約は解約申し出の日から2週間で解約できると定められています。そのため、強い拘束力はありません。ただ、企業側は承諾したとみなし、入社までの準備を行うため、提出後に「やっぱり入社をやめた」となれば、大きな迷惑をかけてしまうでしょう。

何かしらの事情により、で内容承諾書を提出後に内定を辞退するのであれば、早めに企業担当者へ辞退する旨を伝えてください。メールでは失礼になるため、最低限、電話で連絡するようにしましょう。

内定通知書は発行されない場合もある

内定通知書は、企業の任意によって発行される物であり、書面で来ない場合もあります。

不安であれば、内定通知書が発行されるかどうかは内定の電話が来たときに聞いてみると良いでしょう。また、人事部へ問い合わせのメールをしてもかまいません。ただし、企業も事情があるため催促するような言い方は控えましょう。内定通知書が来なくても内定は成立しているので安心してください。

内定通知書を「採用通知書」という企業もある

企業によっては、内定通知書を採用通知書と呼んでいる場合もあるため注意してください。ただし、内定通知書と採用通知書をそれぞれ別の解釈をしている企業もあります。

内定通知書は法的な効力が発生する書類です。一方の採用通知書は企業によって定義が異なります。この点は内容をしっかりチェックし、分からなければ人事に問い合わせをしてもよいでしょう。

混同しがちなのは労働条件通知書や雇用契約書という書類の存在です。入社して勤務をスタートするときに交付される物で、こちらの書類は法的に必要な契約書です。内定通知書や採用通知書とはまた別です。

内定通知書は内定を伝える書面であるが発行は任意

内定通知書は基本的に企業から就活生に向かい、内定を決めたことを伝える書類です。ただし、発行は法的な義務ではなく企業の任意になっていることは理解しておきましょう。

また、内定通知書ではなく採用通知書と呼んでいる企業もあるので注意してください。

内定承諾書は法的拘束力があります。企業は内定承諾書を受けてから改めて、受け入れる準備や手続きなどをスタートをしていることを就活生は理解しておきましょう。内定承諾書の内容に同意をして返送してから「内定を取り消すことにした」と辞退しなくてはいけない状況があるかもしれません。

しかし、当然の権利という態度で企業側に辞退を伝えるのは失礼です。やむおえず辞退をする場合でも、社会人としてのマナーをきちんと守り、謝罪をするようにしましょう。