2019年01月31日(木) 更新

【履歴書の郵送完全ガイド】封筒の書き方から切手や送り状の疑問・簡易書留の有り無し・電話での催促方法まで徹底解説

就活生にアンケートで聞いた生の声はコチラ!

就活生が応募書類を郵送する際に気を付けているのは、どういった点なのでしょうか?キャリアパーク編集部が独自にアンケートを行い、学生たちの生の声を集め、代表的な声をまとめました。

質問:エントリーシートを郵送で送る際に、封筒の選び方、宛名の書き方などの郵送マナーで気をつけている点はどんなところですか?また、そう思う理由を教えてください。

就活生の回答

私がエントリーシートを郵送で送る際に気を付けているのは、全体的なマナーを守れているかどうかです。理由は、マナーを守ることは就活において基本中の基本だからです。封筒のタイプや切手の貼り方など、就活で応募書類を郵送する際に気を付けるべきマナーは、数多くあります。それらのマナーを全て守れていなければ、応募者としての評価は下がってしまうでしょう。逆に、マナーがしっかりと守れていれば、採用担当者から悪い評価をされてしまう心配がないのです。私が企業へエントリーシートを郵送する際は、適切な封筒・切手を選び、正しい方法で住所や宛名を書くように心がけています。

※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。

履歴書送付の際は電話する必要はないが「手順を踏む」のが大事

就活をおこなうなかで、志望する業界・企業を色々な方法で探していると、企業のホームページで直接、求人広告が載っているのを目にするかもしれません。たまたま、その企業が自分の希望にピッタリだったので「急いで履歴書・エントリーシートを郵送しよう!」と行動を起こそうとしている方は、ちょっと待ってください。 そもそも、そのときに実際に求人が行われているかは、定かではない可能性があります。事実、公式ホームページの採用告知ページは長い間更新されておらず、締め切った後もそのまま載せ続けていた、なんて企業も少なからずあるのです。 採用の募集には手順がありますから、就活では書類の郵送方法・送り方ひとつにとっても、目の前の情報を信じるのではなく、正誤を確認するのが大切です。

「就活サイト・採用HP」で確認をしてから郵送する

上記でご紹介したように、求人募集を締め切っている可能性もあります。そのため、履歴書やエントリーシートなど、就活で書類を郵送するときは、年度の募集をしている就活サイトや採用HPで確認をしたうえで、履歴書を送りましょう。

履歴書について書き方から送付までマナーを知る

履歴書は自分を表す正式な書類です。「知らなかった」では済まないマナーがいくつかあります。知らない人が多い中で対策できていれば、周りに差をつけることができるチャンス!この履歴書作成マニュアルでこっそり対策しましょう。

封筒の色は茶封筒ではなく白無地が就活マナー

希望の会社が募集しており、履歴書を送付するときは、必ず白い無地の封筒を使うようにしましょう。中には、「封筒なら何でもよく、茶封筒だっていいのでは?」と考える人もいますが、就活で使用する封筒は白がマナーとなりますので、ぜひ、覚えておいてください。

A4サイズの封筒を使う

また、封筒のマナーとして、色だけではなくサイズについてもご紹介します。封筒には様々なサイズがあり、郵送の場合は長形3号という縦長にものを使う人が多いでしょう。しかし、この長形3号の場合、一般的なサイズの履歴書を少なくとも2回以上おらなくてはいけません。2回以上折ってしまうと、履歴書を広げたときに線がたくさん入ってしまい、よれよれの印象になるのです。そのため、履歴書を入れる封筒はA4サイズにしましょう。そうすれば、A4サイズの履歴書も、B4サイズの履歴書であっても1度の折り目だけで済みます。

郵送するときの封筒の書き方

履歴書は、会社に直接持参する場合は、表書きはいらず、裏面に自分の住所氏名、そして持参日を記入すればよいとされています。しかし、郵送の場合にはきちんと書かなければ、履歴書が届かないという事態になってしまうのです。

封筒:表面の書き方

まずは、表面の書き方から確認しましょう。封筒の表面に記載するのは、送付先企業の次の5つの項目です。

封筒の表面記入事項

  • 郵便番号
  • 住所
  • 会社名
  • 担当部署
  • 「履歴書在中」のサイン

上記の5つをボールペンでは細いので、サインペンで書くことをおすすめします。インターネットに記載する住所に「○階」や「○号室」まで書かれてある時は、同じように最後まで記入するようにしましょう。そして、会社名ですが(株)と省略せずに、正式名称で書かなくてはいけません。 また、最後の「履歴書在中」ですが、履歴書とセット売りしている封筒であれば、既に印字しているかもしれません。しかし、書かれていない場合には、赤ペンで「履歴書在中」と書き、定規で文字の周りを四角く囲むようにしましょう。

封筒:裏面の書き方

続いて、裏面ですが、これは先ほど持参する際に紹介したことと同じです。そのため記載項目は差出人である自身の情報となる、以下の4つになります。

封筒の裏面記入事項

  • 郵便番号
  • 住所
  • 氏名
  • 日付

これらの項目を封筒の左側に記載します。封筒の表を縦書きにしたのであれば、合わせるように、裏も縦書きで書くようにしましょう。

履歴書の日付は発送する日

履歴書を入れる封筒の裏には日付を記入しなくてはいけません。持参する場合は、会社に持参する日付を記入します。そこで気になるのが郵送の場合でしょう。郵送の際は、ポストに投函する日付を記入することになります。間違っても会社に到着するであろう、数日後の日付を記入しないように気をつけましょう。

郵送時には送り状が必要

履歴書を持参する場合と異なる点がもうひとつ。それが、送り状の郵送です。履歴書を持参する場合、送り状は必要ありませんが、郵送の場合は、つけなくてはいけません。
送り状作成に必要な記入項目などのポイントとして、以下の5つが挙げられます。

送り状作成の記入項目

  • 送り状作成日
  • 企業名、担当部署
  • 自身の住所、氏名
  • 挨拶文
  • 添付書類

これらの内容を必ず記入したうえで作成しましょう。

送り状の例

では、5つの送り状作成ポイントを押さえた例をご紹介します。

送り状の参考例

=====================
           平成○○年○○月○○日
○○○○株式会社
人事部 採用担当者様
            郵便番号○○○‐○○○○
            ▲▲県▲▲▲市▲▲▲○‐○‐○
          電話番号:090-○○○○‐○○○○
                 ■■■■

    応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただく、
下記の応募書類をご送付させていただきました。
ご検討のうえ、是非とも面談の機会を頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

                   敬具

          記

【送付書類】
・履歴書 1部
・職務経歴書 1部

                   以上

=====================

履歴書の封筒に貼る切手は一般的なものを使用する

では、履歴書の封筒に貼る切手はどんなものでもいいのでしょうか。現在では、いろんな限定切手や、キャラクター、アニメに関する切手が販売されています。そのため、少しでも目を惹かせようと派手な切手の使用を考えるかもしれません。しかし、それはビジネスマナーとして良くありません。目を惹くどころか、悪目立ちしてしまいます。履歴書の送付に使用する切手は、市販される一般的なものにしてください。

細かい値段で切手をたくさん貼り過ぎるのはNG

また、切手に関しては細かい値段を刻み、たくさん枚数を貼るというのも見た目が良くありませんのでやめましょう。たとえば140円の場合、20円や5円を混ぜてたくさん貼るのではなく、120円1枚と20円1枚貼ってある方が、履歴書を手にした時にスッキリ見えます。

料金で心配な時は多めに貼るのではなく窓口に持って行く

履歴書を郵送する場合、心配なのが切手の料金不足ではないでしょうか。郵便物で料金が足りない場合は、送付先が不足分を支払わなくてはいけません。しかし、支払われない場合は返送され手元に戻ってきてしまいます。手元に戻って気づいてしまい、再送したところで締め切りに間に合わない、という失敗はしたくありませんよね。
料金不足の失敗をしないためにも、心配であればポストに投函するのではなく、郵便局の窓口に持って行くようにしましょう。重さを図ってもらい、正確な金額をだしてもらったほうが安心して郵送できます。

書類の郵送には一般郵便以外に書留がある

ではここで、一般的に書類を郵送する場合、どんな方法があるのか見ていきたいと思います。これは、就活中だけの知識ではなく、社会に出てからもしっておくと便利です。もしかすると業務の中で必要となるかもしれませんので、ぜひ覚えておきましょう。

郵送方法①:一般書留

一般書留を使用した場合、郵便を郵便局に引き渡した後から、配達までの過程が記録されます。相手が郵便を受け取る前に、郵便物が破損したり、届けられなかったりした場合は賠償金が支払われます。郵便物であれば、通常料金+430円で利用できます。

郵送方法②:現金書留

現金書留とは、名前の通り現金を送るとき専用に使用するものです。一般書留と同じサービスの書留ですが、送るものが「現金専用」という点に違いがあります。お金を、現金書留を使って送る場合には、専用の封筒を郵便局窓口で20円支払って購入しなくてはいけません

郵送方法③:簡易書留

簡易書留では郵便を依頼した時と、配達のみが記録されます。430円必要な一般書留に比べて、簡易書留は310円と料金が安くなっています。 万一の場合の賠償額は、「原則として5万円まで」という特徴があるのが簡易書留です。

就活で履歴書を郵送する場合は書留ではなく普通便を使う

就活で履歴書を郵送する場合は、追加料金のかかる書留ではなく、普通郵便で問題はありません。1番おすすめなのは、締め切り期日までに余裕をもって郵便局の窓口に向かい、正しい料金の切手を貼り、普通郵便で郵送する方法です。正しく封筒に送り先企業の住所を記載しさえすれば、住所不明で帰ってくることも、料金不足で返送されることもありません。

簡易書留で履歴書を郵送してもプラス評価にはほとんどつながらない

簡易書留で履歴書を郵送すれば、ちゃんと届いたのかという不安な気持ちは解消されるでしょう。しかし、プラス料金を支払って簡易書留にしたからプラス評価になるかといったらそういう訳ではありません。締め切り前までに不備なく、きちんと届くことが選考では大前提であり、届ける方法でのプラス、マイナスは無いのです。

履歴書を郵送したのに連絡がない場合の対処

履歴書を郵送したのにもかかわらず、いっこうに連絡がない場合は、問い合わせて確認しましょう。しかし、「応募の締め切り後の連絡」という場合や、「書類に担当者が目を通したのちに連絡」というケースもありますので、郵送してから1週間は企業先からの連絡を待つようにしてください。また、採用HPを確認し「合格者のみ連絡」となっていないかも、もう1度確認するようにしてください。

催促の場合は電話での連絡でOK

履歴書郵送後、1週間たっても連絡が来ない場合には、採用担当宛に電話するようにしましょう。その際の聞き方としては、次の通りです。

電話での問い合わせ方

「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の▲▲と申します。
先日御社の○○採用の件で、履歴書を送付したのですが、ご担当者の方はいらっしゃいますか?」
「履歴書を送付したのですが、その後どうなりましたでしょうか?」

就活で履歴書を郵送する際は封筒の書き方・切手・送り方のマナーに注意しよう

履歴書の郵送方法は書留?就活における書類の送り方マナーと題して確認しました。履歴書の内容が良くても、履歴書を郵送する際のマナーが守られていない場合や、応募締め切りまでに書類が届かなかったときは、当然ながら書類選考で不合格となってしまうケースが非常に多いといえます。きちんと、書留などの送り方マナーや封筒の扱いといった注意点を守り、書類選考を突破しましょう。

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