2019年09月19日(木) 更新

エントリーシートを入れる封筒の選び方と宛名の書き方などのマナー

エントリーシートを郵送するときに必要なもの

就活中にエントリーシートを郵送するケースは多いといえます。そのときに必要なものは何かを、頭に入れておきましょう。最低限必要なものは、封筒・クリアファイル・送料分の切手です。それぞれどのようなものを揃えればよいのか、これからご紹介します。
封筒に関しては選び方、書き方にマナーがあるので、そちらも詳しく見ていきましょう。

郵送に必要な封筒の選び方

封筒はA4のエントリーシートが入るサイズを選ぶ

エントリーシートを郵送する際に必要になるのが封筒です。しかし、封筒ならばどのようなものでもよいというわけではありません。エントリーシートを郵送する際の封筒のサイズは、A4サイズの入る角2号を選ぶとよいでしょう。エントリーシートは基本的にA4サイズのものが多いです。角2号の封筒は、A4サイズの用紙を折り曲げずに入れることができます。

封筒の色は白がよい

封筒の色は、白色のものを使用するのが一般的です。茶封筒でも問題ないとされていますが、茶封筒は慣例で事務用の封筒となっています。もし、茶封筒で送付した場合、その企業に送られてきたダイレクトメールなどに紛れてエントリーシートが紛失してしまう可能性があるのです。白色のものであれば、それらと区別できます。封筒には、個人情報が記載されているエントリーシートを入れるので、白色のものでも中身が透けないものを選ぶとよいでしょう。

封筒の書き方にもマナーがある

封筒の宛名の書き方

封筒の書き方にもマナーがあります。社会人として必要な知識として身につけておくとよいでしょう。
まず住所ですが、これは都道府県名から書きます。また、「丁目」や「番地」はハイフンで省略せずきちんと書いてください。企業名も(株)のように株式会社を省略してはいけません。正式名称を略さず書きましょう。封筒の中央には、送付先となる部署または担当者を記載します。送付先によって最適な敬称を使用しましょう。敬称の例を以下にまとめました。参考にしてください。

敬称の例

  • 会社・部署・係宛/御中  ※例:株式会社大辞典/人事部 御中
  • 役職宛/様        ※例:人事部 人事部長様
  • 担当者個人宛/様     ※例:人事部 高橋様

封筒の左側には、赤字で「応募書類在中」と忘れずに記載しましょう。「応募書類在中」とあれば、開封しなくても採用に関する応募書類であることがわかります。

封筒の裏面には〆印を忘れない

封筒の裏面もきちんと書きましょう。まず、差出人である自分の住所、氏名を記載します。住所は表書き同様、都道府県名から書きましょう。上記でも述べたように、「丁目」や「番地」はハイフンで省略しないでください。忘れがちですが、郵便番号もしっかり書きましょう。そして、郵送日を左上に記載します。その際、西暦でなく元号(平成○○年)で記載しましょう。
封筒をのりづけした後は、「〆」印を忘れずに入れてください。「〆」印でなく、「緘」または「封」の字で締めるとより丁寧な印象になります。

エントリーシートはクリアファイルに入れて郵送する

クリアファイルで書類を守るための配慮をする

エントリーシートを送付する際、多くの郵便物に紛れて折り曲げられたり、雨で封筒が濡れてたりするケースが考えられます。郵送するときは、エントリーシートはクリアファイルに入れるようにしましょう。
クリアファイルがあると、封筒が雨にぬれてしまった場合でも大切な書類を保護してくれます

クリアファイルは「ロゴなし透明」のものを選ぶ

就活生のなかには、手元にどこかでもらったクリアファイルを所有している人も多いでしょう。しかし、会社名や何かの商品ロゴが入っているクリアファイルを就活で使うのは、相手に対して失礼となりマナー違反です。エントリーシートを郵送する際は、「ロゴなし透明」のクリアファイルを使うのが鉄則であると覚えておきましょう。
また、クリアファイルは使い回しはせずに新しいものを使用するようにしてください。シワや傷、汚れなどがあると印象が悪くなります。

切手は料金不足にならないように準備する

切手は、料金不足にならないように準備しましょう。料金は、封筒の大きさと重さで決まります。A4サイズの封筒は「定形外郵便」になるので、50gまでは 120円切手が必要となるのです。
切手は、一部のコンビニエンスストアでも販売しています。しかし、送付する内容が多い場合、正確な料金がわかりにくいです。料金不足とならないように正確な料金の切手を揃えるには、郵便局で測ってもらって購入するのがよいでしょう。

エントリーシート(ES)の郵送は速達か普通郵便か?

必着日が迫っているなら「速達」でよい

エントリーシートは、どの方法で郵送すると相手に迷惑をかけず、好印象を与えられるのか、確認しておきましょう。
応募先企業からエントリーシートの必着日が提示されている場合は、その期限を厳守するのが最優先になります。提出期限が迫っているのであれば速達を利用しましょう。
しかし、エントリーシートの期限が迫ると、焦ってケアレスミスをしやすくなりがちです。ミスのあるエントリーシートこそ一番のマナー違反ですので、普通郵便で間に合うように余裕をもって作成しましょう。

簡易書留は避けるのが一般的な郵送マナー

「書類が確実に届くように」と簡易書留でエントリーシートを送るのは、避けたほうがよいでしょう。簡易書留のメリットは、エントリーシートを送った側だけが安心できる点です。簡易書留は、受取人が受領印を押す必要があります。そのため、応募先の企業に手間がかかってしまうのです。どうしても、応募先の企業にエントリーシートが届いたか不安な人は、特定記録郵便を利用するとよいでしょう。

あなたのマナー力はどのくらい?

今の時点で、あなたのマナー力はどのくらいでしょうか?それを知るために活用したいのが「マナー力診断」です。「身だしなみ」「電話・メール」「エントリーシート・履歴書」などのマナーがどの程度身についているのかを試してみましょう。質問に答えることで、どのスキルが足りていないのかが一目でわかります。無料でダウンロードできるので、力試しとしてもおすすめです

エントリーシートの郵送時にはマナーを守って好印象を与えよう

エントリーシートを郵送する際は、マナーを守ってください。封筒を選ぶ際は、白色のA4サイズが折り曲げずに入る角2号を選ぶとよいでしょう。エントリーシートはそのまま封筒に入れるのではなく、書類を保護するためにクリアファイルに入れて郵送します。
また、発送方法は期限が迫っているのであれば速達を選択してかまいません。しかし、期限よりも多少早めにエントリーシートが担当者の到着しているのが一番のマナーです。時間がないからとって書き間違いのあるエントリーシートを送るのはマナー違反ですので、余裕をもった作成を心がてください。マナーを守り、好印象を与えて就活に弾みをつけましょう。

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