2018年04月17日(火) 更新

エントリーシートを添付する就活メールの書き方【例文あり】

就活生にアンケートで聞いた生の声はコチラ!

まずエントリーシートでの悩みとはどういったものなのでしょうか?キャリアパーク編集部が独自にアンケートを行い、学生たちの生の声を集め、代表的な声をまとめました。

質問:エントリーシートを企業に提出する際に悩んだことと一番気を遣った部分、その理由を教えてください。(封筒、宛名、学歴、資格欄の書き方)

就活生の回答

エントリーシートを企業に提出する際に、メールの送り方で悩みました。普段企業宛にメールを送ることがないため、文章で何を書けばいいかわからず迷ってしまいました。文章の出だしの挨拶や、ビジネスメールでの言葉遣いが難しいと感じています。メールにエントリーシートを添付する場合は件名も必要ですが、どういった件名が適しているのかが分からないです。また、メールを送る時間帯はいつがいいのか、失礼の無いメールのマナーが知りたいと考えています。社会人はメールのマナーを身に付けておかなければならないため、入社してから困らないためにもメールの送り方をしっかり知っておかなければならないと感じています。

※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。

エントリーシートとは

今回は就活のエントリーシート(ES)をメールに添付する際の注意点と書き方例文についてみてきます。エントリーシートは履歴書同様に就活ではなくてはならない存在です。エントリーシート次第で面接に進められるかどうか選考されます。ではそもそもエントリーシートとはなんでしょうか。

企業が応募者の人となり判断する「書面で受ける面接」

就活のエントリーシートとは企業が応募者の人となり判断する「書面で受ける面接」のようなものです。多くの就活生を絞り込むために、エントリーシートを1つの選考方法として採用している企業があります。

形式は企業によって異なりますが、インターネットの画面上でエントリーシートを入力する場合や会社説明会終了後にその場でエントリーシートを記入する場合もあります。エントリーシートをメールに添付する場合もあります。

送付するメールもエントリーシートの一部分

エントリーシートは印刷して郵送するだけではなく、データのままメールで添付して送付するケースもあります。メールで送る場合は、基本的なメールマナーにも注意が必要であり、送付するメールもエントリーシートの一部分と考えなければなりません。

いくらエントリーシートの内容が良くても送付するメールがマナーに反していたら良い印象は与えられず、評価が下げられてしまう可能性もあります。せっかく時間をかけて丁寧にエントリーシートを作成したとしても、送信するメールのマナー次第ではマイナスの印象を与えてしまいますので注意が必要です。

エントリーシートを送付するときのメールの書き方がわからず不安が残っている場合は、就活マナーマニュアルを参考にすると良いでしょう。この就活マナーマニュアルには服装や面接のマナーはもちろん、企業とのやり取りに使う電話やメールのテンプレートが載っています。

エントリーシートが完成したからといって油断は禁物ですので、このテンプレートを活用して送付するメールまで注意を払って作成するようにしましょう。

エントリーシートを添付する際のメールの書き方

調査方法:メールを配信して学生にアンケート
調査日時:2017年1月26日(木)~1月29日(日)
調査元:ポート株式会社
調査対象者:キャリアパーク会員の大学生・院生
有効回答数:438人
質問内容:「エントリーシートをメールで送るとき、メール文面の書き方がわからない」

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「エントリーシートをメールで送るとき、メール文面の書き方がわからないですか?」という質問に対して、80.1%の人がYes、19.9%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

就活で使うエントリーシートとはなにかおわかりになりましたでしょうか。エントリーシートを見て、面接に進むかどうかが決まります。いわば「書面で受ける面接」といったところでしょうか。それだけエントリーシートは重要です。

ではその重要なエントリーシートをメールで送付するときには、どんな文面にしたらよいのでしょうか?基礎的なことかもしれませんが、アンケート結果では80.1%もの人が疑問を感じているポイントでもあります。

実際に、エントリーシートを添付する際のメールの文面の書き方を見ていきましょう。

件名は「エントリーシート添付」などわかりやすいようにする

相手側はいくつもの就活生のメールをチェックしているわけですからメールの見落としがないように、件名は分かりやすく【エントリーシート添付】などにしましょう。

【エントリーシート添付】と記載しておいた方が企業側も見つけやすいので、件名は必ずわかりやすくしてください。社会人になってからも、メールには必ずタイトルをつけるというのがマナーです。例文でもご紹介するようなマナーを心掛けましょう

文末に企業への配慮を書くと印象アップ

件名もさることながら、メール本文も重要です。就活生の名前とエントリーシートを添付している旨を記入したら、文末に「お忙しいところ恐縮ですが、ご査収頂けますと幸いです」などと企業への配慮を書くと印象がアップするので、必ず書きましょう。メール本文の最後は署名を忘れずに記入してください。

エントリーシートを提出する際の例文

就活のエントリーシートを添付する際のメールの書き方については、おわかりになりましたでしょうか。続いて、エントリーシートを提出する際の例文をみていきます。作成し終わったエントリーシートをメールで企業に送る際、どのようにメールすれば良いのでしょうか。

件名は必ず自分の名前と要件がわかるように入力し、最後は忘れずに署名を記載しましょう。

エントリーシートを提出する際の例文①

株式会社○○
人事部 ○○様
○○大学○○学部の○○(フルネーム)と申します。
お世話になっております。先日はありがとうございました。
貴社の選考に必要なエントリーシートを作成しましたので、お送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよろしい折に
ご確認を頂ければ幸いでございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学部
氏名:○○
連絡先:○○○○

エントリーシートを提出する際の例文②

○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になります。○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年の●●●●と申します。
貴社指定エントリーシートを作成致しましたので、提出させていただきます。
ご都合のよい折に、ご確認くださいますようお願いいたします。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年 (就活生の名前)
メールアドレス:xxxxx@xxxxxxx.com
電話番号:000-0000-0000

メールアドレスや企業名・部署名は送信前に再度確認を

メールを作成したら、エントリーシートのデータを添付して送信となりますが、送信前にはメールアドレスや企業名・部署名は送信前に再度確認をしておきましょう。送り先のメールアドレスが間違っていると、企業のもとにエントリーシートが届かず、選考を受けることができなくなってしまいます。

エラーメッセージが返ってくればいいですが、別のアドレスに送信できてしまった場合は企業に届いていないことに気づけない場合もあるので注意が必要です。またメールの本文では企業名や部署名、分かる場合は担当者名なども記載しますが、これも間違えていると失礼ですので、確認しておかなければなりません。

些細な部分でも間違っていると印象が悪くなりますので、誤字脱字のチェックも含めて見直すようにしましょう。

エントリーシートをメールに添付する際の注意点

最後に、就活のエントリーシートをメールに添付する際の注意点についてみていきます。どのような点に注意していけばいいのでしょうか。

ファイル形式は編集できないPDFで

エントリーシートをメールで提出する場合は基本的に企業側から形式ファイルの指定や書き方の指定があるのですが、一切ない場合はどうすればいいのでしょうか。

エントリーシートのファイルの形式は、第三者が編集できないPDFなどで送りましょう。もとはエクセル・ワード・テキスト・PDFで構いませんが、最後はPDFで保存するのがおすすめです。また、どの形式で作成してよいのか分からない場合は企業へ問い合わせしてみるのも良いでしょう。

メール送信時間を企業を配慮して営業時間内に

エントリーシートを作成したらただ送ればよいという訳ではありません。メールだから送る時間帯はいつでもいい、というのは間違いです。

メールがあまりにも常識の範囲外の時間帯ですと相手側もあまりよい印象を受けませんので、せめて企業側の勤務時間内に送信するように心がけましょう。一般的には必ずメールチェックすると言われている朝一または午後一の時間帯がベストだとされています。

受け取る側の気持ちを考えてメールを送る

エントリーシートをただ送るだけではなくて印象をよくするためにも、添付ファイルの個数やファイルの名前なども記入しておくと企業側も丁寧な印象を受けます。

企業側に印象をよくしてもらってからエントリーシートを見てもらえるようにメールでのマナーと気遣いは必要になるでしょう以下の例文でも紹介しますが、メールはいかなる時も、受け取る側、読む側の気持ちを考えて送る事が重要です。

エントリーシート受理のメールに返信すべきか

企業にエントリーシートを添付したメールを送信すれば、受理したことを知らせるメールが返ってくる場合もあります。すべての企業で返信があるわけではありませんが、受理のメールを送る企業は多いですし、それに対して返信をすべきなのか迷っている人もいるはずです。

就活では企業とのメールのやりとりも評価の対象になっていますし、企業からのメールに返信しないと印象が悪くなる場合もあります。エントリーシート受理のメールは返信すべきかどうかを知って、上手に対処していきましょう。

お礼のメールを送信しよう

企業からエントリーシート受理のメールが返信されれば、それに対してお礼のメールを送信することが大切です。お礼メールを返信することで、丁寧な人柄をアピールすることができますし、選考で有利に働く可能性もあります。

「ご連絡ありがとうございます」とお礼を送るようにし、内容については簡潔なもので構いません。お礼メールもあまりに長くなりすぎると読むのが面倒に感じられ、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。

お礼メールは簡潔にまとめて、読みやすさを意識することが大切です。またエントリーシート受理のメールは無理に返信しなくてもOKです。企業によっては自動返信になっている可能性もありますので、志望度の高い企業にはお礼メールを送るなど、場合によって使い分けるといいでしょう。

返信する場合は件名はそのままで

エントリーシート受理のメールに対して返信する場合は本文を簡潔にすることも大切ですが、それだけではなく件名はそのまま使用するのもポイントです。お礼メールを返信する場合は件名を変えず、メール件名に「Re:」が付く形で返信をするようにしましょう。

これはエントリーシートに限らず、企業からのメールの返信に共通したマナーであり、件名をそのまま使用することで、企業側でも何のメールなのかを判断しやすくなります。件名を変えてしまうと、前後のやりとりがわからなくなってしまいますし、管理がしづらくなってしまう可能性があります。

件名をそのまま使用して「Re:」をつけて返信しても失礼にはなりませんので、メールの管理をスムーズにおこなうためにも件名は変えずに返信しましょう。

エントリーシートを添付する際はメールの書き方を参考にマナーを守る

今回は就活のエントリーシート(ES)をメールに添付する際の注意点と書き方例文についてみてきました。企業側としてはメールで管理したほうが楽ですので、近年はエントリーシートをメールで提出するように提示する企業が増えています。

就活マナーをきちんと守り、相手へ失礼の内容に気を付けてエントリーシートを添付しましょう。例文を参考にしておけば、間違いはないはずです。社会人になるという自覚を持って、ひとつづつ覚えていきましょう。

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